Mattilsynet - kontinuerlig forbedring og innovativitet i Mattilsynet med systematisk tilnærming og aktiv medarbeidermedvirkning

Mattilsynet søkte om midler innenfor kategorien "Organisasjons- og ledelsesutvikling" og ble tildelt kr 525 000.

Publisert: 25. okt 2016, Sist endret: 30. okt 2018

Gro-Heidi Sverdrup presentere prosjektet på Difis frokostmøte om kompetansemidler

Om prosjektet

Prosjektet er en oppfølging av Tidstyvprosjektet, hvor ett av de viktigste funnene var at Mattilsynet (MT) trenger en mer systematisk tilnærming til forbedringsarbeid. Formålet med prosjektet var å videreutvikle kultur for kontinuerlig forbedring og innovasjon i Mattilsynet med systematisk tilnærming og aktiv medvirkning fra medarbeidere. Det var også et mål å gjøre Mattilsynets Forbedringsportal mer kjent og evt brukervennlig. For å sikre en vitenskapelig tilnærming til kartlegging av utfordringer organisasjonen stod overfor, ble det inngått et samarbeid med Høgskolen i Lillehammer (HIL).

Hovedspørsmålet til HIL var «Hva hemmer og hva fremmer oss i vårt kontinuerlig forbedringsarbeid. MT og HIL har gjennomført 7 fysiske møter i perioden, samt mange tlf.møter og mailkommunikasjon for å sikre en god gjennomføring av prosjektet. I tillegg til tre forskere, har fem studenter vært med i arbeidet og foreløpig har fire av dem levert egne bachelor-oppgaver. Både høgskolen og Mattilsynet har hatt stor glede og nytte av samarbeidet. Den positive erfaringen ved å få vitenskapelig faktabasert kunnskap om egen organisasjon, er i seg selv den største verdi av prosjektet. Studentene melder at det har vært spennende og svært nyttig å utføre arbeid i en virkelig organisasjon.

Alle funn HIL har gitt MT i dette prosjektet vil brukes til å sikre utvikling ihht til formålet. Prosjektet har fokus på å formidle hva som fremmer Idéarbeid, oppfølging og implementering av forbedringer samt kultur for idéarbeid.

Noen funn gjengis her:

  • Utfordringer med fjernledelse
  • Utfordringer med ansatte som ikke opplever tilstrekkelig tilhørighet
  • Forbedringsportalen oppleves ikke som et godt verktøy og spesielt ikke i kreativt idéarbeid.
  • Regionene er forskjellig m.h.p. flere områder
  • Vi har ikke tilstrekkelig god nok internkommunikasjon
  • Forbedringer skjer i flere kanaler og arena, men vi mangler oversikten som gjør at de ansatte ser at forbedringer skjer. Ansatte ønsker også å se resultat av egne ideer.
  • Vi har en top – bottom styring, som kan virke hemmende
  • Vi har faktorer som undergraver empowermentledelse
  • Vi har forbedringsmuligheter i forhold til å ha en konsekvenskultur

Noen tiltak er allerede iverksatt, eksempelvis at begrepet «gå hjulet rundt» brukes jevnlig av ledelse og ansatte. «Hjulet rundt i praksis» er arbeidstittelen på prosjektet og er symbolet for at vi alltid må tenke på hvordan vi kan forbedre og effektivisere. Det er gjennomført opplæringer i Forbedringsportalen, tilpasninger i Forbedringsportalen, i gang med å få på plass et velfungerende kvalitetsnettverk i ny organisasjon. Oppsummert er vi svært fornøyd med måloppnåelse og resultat hittil av prosjektet, også økonomisk.

Samarbeid med andre virksomheter

Høgskolen i Lillehammer

Involvering av de tillitsvalgte

I samarbeid med de hovedtillitsvalgte (Etatssamarbeidsgruppen) har prosjektet fått med en hovedtillitsvalgt i prosjektgruppa. Vedkommende har deltatt og bidratt på linje med de andre prosjektmedarbeiderne.

Spredning

  • Deltakelse i workshop (DIFI) «Oppfølging etter Tidstyv-prosjektet»
  • Artikkel om Mattilsynets prosjekt i nyhetsbrevet til DIFI
  • Både Mattilsynet og Høgskolen i Lillehammer vil oppsummere sitt arbeid og funn i prosjektrapporter. Plan er at de kan legges med i et nytt nyhetsbrev fra DIFI
  • Høgskolen vil skrive en vitenskapelig artikkel som vil deles

Kontaktperson for prosjektet

Gro-Heidi S. Sverdrup

Deldette