Beslutte

En medarbeiderundersøkelse er en systematisk måling som legger grunnlag for å arbeide med utvikling av organisasjon, lederskap og medarbeiderskap i en virksomhet. Før dere setter i gang, er det nødvendig å tenke gjennom både hvorfor virksomheten ønsker å gjennomføre en medarbeiderundersøkelse og hva dere ønsker å oppnå med arbeidet. I denne fasen handler det om å evaluere forrige undersøkelse og forankre beslutningen om å gjennomføre en ny undersøkelse.

Evaluere forrige undersøkelse

I samme øyeblikk som det besluttes at virksomheten skal gjennomføre en medarbeiderundersøkelse, skapes det forventninger om at resultatene skal føre til endring. Hva har skjedd siden forrige medarbeiderundersøkelse? Er tiltak og mål fulgt opp på en god måte? Er dere noe å lære av hvordan prosessen ble gjennomført? Mange virksomheter gjennomfører medarbeiderundersøkelser jevnlig. Målinger gir viktig innsikt, men målingen i seg selv har ikke verdi dersom virksomheten ikke fortolker resultatene og arbeider aktivt med oppfølging og forbedring. Det krever målrettet og kontinuerlig innsats. Hvordan resultatene fra en medarbeiderundersøkelse formidles, fortolkes og følges opp har konsekvenser for om medarbeiderne opplever å bli tatt på alvor og påvirker videre motivasjon for og forpliktelse i oppfølgingsarbeidet.

Dersom medarbeidere opplever at medarbeiderundersøkelsen ikke følges opp, kan det skape misnøye. Dårlige resultater i medarbeiderundersøkelsen som ikke forbedres, kan medføre ytterligere misnøye. En oppfatning om at «ledelsen vet, men gjør ingen ting» kan begynne å gjøre seg gjeldende. Jo flere kjente uheldige forhold i virksomheten som ikke er rettet opp etter forrige undersøkelse, desto større sjanse er det for å redusere medarbeidernes motivasjon, lojalitet og lyst til å besvare senere undersøkelser. Ved lavere svaroppslutning ved neste måling, reduseres representativiteten og virksomheten beveger seg nedover i en negativ spiral.

Difi anbefaler derfor at dere i virksomheten gjør opp status fra og evaluerer forrige medarbeiderundersøkelse, og ikke gjennomfører en ny medarbeiderundersøkelse på autopilot. 

Forankre beslutningen

De som beslutter gjennomføring av en medarbeiderundersøkelse er målingens eiere. Dette er som oftest toppledelsen i en virksomhet, men alle lederne i virksomheten har et lederansvar for å prioritere undersøkelsen og følge opp resultatene på en god måte. Det er derfor særlig viktig at beslutning og prosess forankres godt. Sett av tilstrekkelig tid på ledermøtet e.l. til diskusjon og beslutning. Hvordan gikk forrige medarbeiderundersøkelse; hva har dere lykkes med, hva gjenstår å følge opp, og hva var eventuelt utfordrende? Hva tenker dere som ledere at det er viktig å kartlegge i den kommende undersøkelsen? Hva er viktigst i virksomheten og din enhet akkurat nå?

 

Involver både ledere og tillitsvalgte i beslutningsprosessen.

Tillitsvalgte og Arbeidsmiljøutvalg er sentrale medspillere som har rett til medvirkning både i forkant og etterkant av en undersøkelse. For tillitsvalgte synliggjør en slik måling de ansattes synspunkter og opplevde utfordringer. De skal derfor involveres og få mulighet til å påvirke både hva som måles og hvordan oppfølgingsarbeidet legges opp. Dette gjøres som oftest på etablerte samarbeidsarenaer. Tidlig dialog mellom ledelse og tillitsvalgte kan avdekke forventninger og opplevde utfordringer som vil være hensiktsmessig inkludere i gjennomføringen av en ny undersøkelse.

Å gjennomføre og følge opp medarbeiderundersøkelser krever oppmerksomhet, tid og ressurser. Tidspunkt er derfor avgjørende. Vurder tidspunkt i forhold til andre pågående prosesser (eksempelvis budsjettarbeid, medarbeidersamtaler, lønnsoppgjør) for å sikre at både virksomhet og ledere har mulighet til å forberede seg og følge opp på en skikkelig måte. Mange statlige virksomheter gjennomfører medarbeiderundersøkelser cirka annethvert år. Dette muliggjør å arbeide med oppfølging, utvikling og gode forberedelser til neste undersøkelse.

Ved å tenke gjennom mulige resultat, nødvendig oppfølgingsarbeid og ønsket effekt i fellesskap og på forhånd, øker sjansene for å lykkes med gjennomføringen. Beslutningen om å gjennomføre undersøkelsen må være forankret hos toppledelse, øvrige ledere og tillitsvalgte, slik at de tar eierskap til hele prosessen – fra planlegging, gjennom måling, til forståelse, utvikling og evaluering. Medarbeiderundersøkelser gir virksomheten et felles kunnskapsgrunnlag, men det er først gjennom dialog på tvers og gode prosesser i oppfølgingen at forbedring og utvikling vil skje.

Difi anbefaler at dere i fellesskap tenker gjennom mulige resultater og nødvendig oppfølgingsarbeid før dere beslutter å gjennomføre en medarbeiderundersøkelse.

 

Sist endret: 
11. mar 2016