Forstå

Resultatene gir kun et felles utgangspunkt, og videre dialog mellom medarbeidere og ledere sikrer forståelse. Det er denne oppfølgingen som skaper resultater, ikke selve målingen i seg selv. I denne fasen skal dere jobbe sammen for å forstå resultatene, diskutere utfordringer og muligheter, og komme til enighet om hva det er viktigst å arbeide videre med.

Forstå resultatene

Etter at resultatene er delt og formidlet, er det opp til hver enkelt å sette seg inn i rapportene og gjøre seg opp sin egen mening om resultatene. Det kan være fristende å hoppe rett fra årsaker til løsninger og tiltak, men det er en viktig forutsetning at både ledere og medarbeidere i virksomheten faktisk forstår tallene for å få til en god oppfølgingsprosess. Forståelse krever dialog, og dialog betyr å reflektere sammen. 

Difi anbefaler å la det gå 2-5 arbeidsdager fra resultatene formidles, til de faktisk skal arbeides med. Dette for å sikre at alle forbereder seg godt, og har forutsetninger for å bidra.

Hva er det resultatene i undersøkelsen faktisk sier noe om og betyr? Hva er årsakene til at resultatene ble som de ble? Hvilke funn henger sammen, og hva forteller svarene oss? Hva er viktigst og minst viktig å gjøre noe med? Resultatene fra en medarbeiderundersøkelse peker kun på symptomer og sier lite om årsaker. De er heller ikke fasitsvar, men gir kun et subjektivt fotavtrykk av hva medarbeiderne faktisk mente og følte på svardagen.

Selv om det er leder som «eier» resultatene, blir det først en god prosess når medarbeiderne engasjerer seg i sin egen arbeidssituasjon, deltar aktivt og tar medansvar i oppfølgingsarbeidet. Oppfølgingsarbeidet bør organiseres som en workshop, eller ett eller flere arbeidsmøter. Sett av minimum 2 timer, og ha gjerne to møter. Arbeidet med å forstå resultatene skal være en samarbeidsprosess der formålet er utvikling. Før dere går i gang, kan det lønne seg å være enige om noen spilleregler for en god dialog:

 

Bli enige om noen spilleregler for god dialog!

Delta aktivt og del dine tanker og meninger

Ta utgangspunkt i deg selv og snakk i "jeg" og "vi", ikke "man"-setninger

Erkjenn at vi oppfatter verden forskjellig, og ha respekt for andres meninger

Fokuser på det du selv kan gjøre noe med, på nåtiden og fremtiden

Ta medansvar for å bringe dialogen fra ord til handling

 

Respekt for den enkelte og for andres meninger er absolutte krav. Gjennom dialog skapes forståelse for hvor ulike vi er, og den enkelte medarbeider må ta ansvar for på en respektfull måte å uttrykke sine tanker om hva han/hun opplever som bra og hva man ønsker å gjøre noe med. Som leder krever det at du spør og lytter, ikke fokuserer på dine egne tolkninger og vurderinger. Alle bør unngå å gå i forsvarsposisjon, og det er ikke tillatt å spekulere i hvem som har svart hva. Det truer anonymiteten og kan resultere i at man mister fokus på hva en medarbeiderundersøkelse egentlig handler om. Styr dialogen mot det som er relevant og viktig. Som leder skal du både etterleve og håndheve disse spillereglene, men også være den som utfordrer på vanskelige temaer for å bringe dialogen videre. Dersom dialogen er på vei inn i et blindspor, understrek at medarbeiderens individuelle behov og utfordringer bedre ivaretas i medarbeidersamtaler.

Etter at resultatene er formidlet, får alle medarbeidere tilgang til rapporten på enhetsnivå. Arbeidsgiver kan i tråd med arbeidsmiljøloven stille krav til at medarbeidere bidrar i oppfølgingen av medarbeiderundersøkelser. Det innebærer å oppfordre til at alle stiller forberedt og bidrar aktivt. På starten av møtet kan det være smart å begynne med å anerkjenne det som fungerer godt og er bra. For å få i gang den gode dialogen må man varme opp.

 

Eksempler på gode åpningsspørsmål

Kjenner du deg igjen i presentasjonen av resultatene?

Var det noe som var overraskende, som fikk høyere eller lavere skår enn forventet?

Hva gleder deg mest med årets resultater, og hva tror du er årsaken til dette?

 

 

Veksle mellom aktiviteter i plenum, gruppe og på egen hånd!

Det finnes flere nyttige verktøy for å få til en god dialog og engasjerende prosess som alle bidrar i. Veksle mellom dialog i plenum og i mindre grupper. Sett av tid til individuell refleksjon, husk at ikke alle er like trygge på å dele sine meninger i plenum. Det kan være en utfordring at noen få og sterke stemmer blir meningsbærere uten at de nødvendigvis representerer alles mening.

 


Som leder kjenner du dine medarbeidere, og vet hva som vil være den rette balansen mellom individ-, gruppe- og plenumsarbeid.

 

 

Alle får sagt sitt!

En måte å sikre at alle deltar og får sagt sitt, er å bruke gule lapper på vegg. Ta utgangspunkt i et felles spørsmål, for eksempel "Hva er de viktigste funnene i undersøkelsen?". La hver og en få jobbe på gule lapper, gi instruksjon om at det skal skrives kun ett funn/lapp. Avgrens det til for eksempel 5 lapper/medarbeider. Alle lappene skal opp på veggen. Dette får opp mangfoldet i enheten. 

 

 

 

Sortere og gruppere - hva er det vi er enige om?

Neste skritt er å sortere lappene: hva handler om det samme? Ved å gruppere lappene blir det tydelig hva mange er enige om. Denne øvelsen gjøres i plenum på vegg, og alle oppfordres til å bidra. Arbeidet kan deretter flyttes over i midre grupper, som enten kan fortsette å jobbe flip-over-ark og lapper på vegg, eller bruke store ark og tusjer på gruppebord. 

 

Gjennom dialog, diskusjon og fortolkning skapes en felles forståelse. Målet er ikke å bli 100 % enige, men å bygge en felles grunnmur for å arbeide videre med fokusområder, mål og tiltak.

Publisert: 29. apr 2015, Sist endret: 11. mar 2016