Utvikle

Det er på tide å komme seg fra ord til handling. Resultatene er formidlet, ledere og medarbeidere har opparbeidet en felles forståelse av resultatene. Dette danner grunnlag for prioritering av noen utvalgte fokusområder, som nå skal nedfelles i konkrete mål og operasjonaliseres i tiltak. I utviklingsfasen kreves det at alle jobber godt sammen og tar et felles ansvar for å utforme, realisere og evaluere en god oppfølgingsplan.

Velge fokusområder

 
 

Et fokusområde uttrykker hva som er deres felles utfordring og prosjekt, og er noe alle medarbeiderne bør kjenne seg igjen i og føle ansvar for. Fokusområdene finner dere i det dere kan og vil gjøre noe med, i det som er viktig og betyr noe for deres enhet.

For å komme til enighet om fokusområder kan dere ta utgangspunkt i følgende oppgave:

  • Hvilke områder er vi mest fornøyd med og ønsker å bevare/forsterke?
  • Hvilke områder er vi minst fornøyd med og ønsker å forbedre/utvikle?

Jakten på fokusområder i form av bevarings- og forbedringsområder, eller vedlikehold- og utviklingsområder, gir fremdrift i oppfølgingsarbeidet. Bruk det begrepsparet som klinger best. Å bli enige om fokusområder handler om å prioritere. Dette kan gjøres gjennom dialog i aktiviteter som veksler mellom individ, gruppe og plenum. Nå er det viktig å finne balansen mellom utfordringer og muligheter. Bak enhver kritikk ligger et ønske om forbedring. Ikke alle medarbeidere vil være like engasjerte i prosessen, og de som er negative kan fort kvele entusiasmen til de engasjerte. Som leder er det viktig at du understreker at dette er et felles ansvar å bidra i denne prosessen.

Fokusområdene er overordnede og skal konkretiseres i mål og tiltak. Begrens derfor antall fokusområder, og vær realistiske i forhold til at dere også skal prioritere å arbeide med dette på en måte som gir resultater. I denne fasen kan det være en eller flere personer som leder prosessen, avhengig av om dere arbeider i plenum eller i grupper. Ulike typer spørsmål vil gi ulike diskusjoner og "svar":

  • Hva - spørsmål konkretiserer og oversetter ord til konkrete handlinger: Hva er viktigst å prioritere, akkurat nå? Hva må vår enhet være spesielt gode på? Hva gjør vi når vi lykkes? Hva motiverer deg til å gjøre en god jobb?
  • Hvordan - spørsmål retter fokus fremover og inviterer til å tenke løsninger: Hvordan kan vi løse denne utfordringen? Hvordan skal vi organisere dette prosjektet for å bli ferdig innen 1. juli?
  • Hvorfor - spørsmål kan bli tilbakeskuende og gi et forklaringsbehov, men også være oppklarende i forhold til å lære av sine "feil": Hvorfor gikk dette galt? Hvorfor valgte dere å gjøre det på den måten? 

Dersom virksomheten har inkludert spørsmål i målingen som er stratgisk viktige for virksomheten å gjøre opp status på, bør dette følges opp i enhetene når dere arbeidet med å finne fokusområder. Det bidrar til å koble sammen strategi og mål på virksomhetsnivå, med oppfølgingstiltak og effekt lokalt.

Eksempel fokusområde: Kunnskapsdeling i arbeidshverdagen.

 

Sette mål

 
 

Å sette mål handler om å stake en felles retning og sette et ambisjonsnivå for innsatsen dere skal gjøre. Dersom dere ikke vet hvor dere skal, kan det bli vanskelig både å finne og være enige om veien. Hva ønsker dere å oppnå, og hva skal være effekten av oppfølgingsarbeidet dere skal gjøre?

 

Ett fokusområde kan inneholde flere mål, og et mål kan være dekkende for flere fokusområder. For å formulere gode mål, kan det også være nyttig å stille hypotetiske eller forløsende spørsmål: La gruppen få i oppdrag å se for seg hvordan en ønsket fremtid kan se ut. Si følgende: "Dere våkner i morgen, og utfordringene knyttet til ... er løst. Hva vil være de første tegnene på det? Hvordan merker du det? Hva er annerledes? Hvordan vil kollegaene dine merke det uten at du sier ett eneste ord?" Mål bør formuleres positivt, og definere retning "frem mot" i stedet fra "vekk fra". En velbrukt huskeregel er at mål skal være s-m-a-r-t- e (spesifikke, målbare, attraktive, realistiske, tidsbestemte, evaluerbare).

Vær realistisk i forhold til antall mål. Å formulere gode mål kan være utfordrende, og mange synes det er lettere å hoppe rett til tiltak. Det er helt ok å begynne med eller gå veien om tiltak, og det er også ok å ikke nedfelle konkrete målformuleringer. Det viktigste er å tenke gjennom hva dere faktisk ønsker å oppnå. Hva er ønsket effekt av de ulike tiltakene?

Eksempel mål: Vi skal bli tryggere i rollen som faglige premissleverandører.

Utforme tiltak

 
 

Ett tiltak er en aktivitet som bidrar til realisering av ett eller flere mål (eller fokusområder). Hva skal vi gjøre, og hvem gjør hva? Når skal det gjøres, og hvordan følges det opp? Inkluder både tiltak som kan gi merkbare resultater på kort tid, og som det må arbeides med mer langsiktig - det vil holde motivasjonen for endringsarbeidet oppe. 


For hvert tiltak må det nedfelles ansvar, tidsperspektiv og nødvendig støtte/oppfølging. Hvem skal bidra med hva? Hva skal til for at alle forplikter seg? Dersom det identifiseres forhold som ønskes forbedret, men man er usikker på hvordan eller mangler ressurser, bør dette kanaliseres oppover i virksomheten. Kanskje er det sammenfallende behov og utfordringer på tvers av enheter. 

Eksempel på tiltak: Koble erfarne og ferske medarbeidere i enheten i faglige "par", som møtes til faglig lunsj minimum hver tredje uke.


Følge opp tiltak

For å kunne følge opp det dere nå har blitt enige om, må det nedfelles i en oppfølgingsplan. En oppfølgingsplan skal være et levende og dynamisk dokument som etterleves og følges opp, ikke en papirtiger som blir liggende i en skuff.

Den enkelte leder har et overordnet oppfølgingsansvar i sin enhet. Det innebærerer å sikre fremdrift, gi god informasjon og synliggjøre resultater. Delegering er viktig og ansvarliggjør medarbeiderne. Det kan være hensiktsmessig delegere ansvar for implementering av de ulike tiltakene i oppfølgingsplanen til grupper eller enkeltpersoner i enheten. Kontinuerlig oppfølging og informasjonen er viktig. Når medarbeidere ser at ønskede endringer faktisk skjer er det motiverende! Enkle grep gir viktige påminnelser: heng opp oppfølgingsplanen ved kaffeautomaten, ha den jevnlig på agendaen i avdelingsmøtet, ta en jevnlig prat med de som har fått delegert ansvar for tiltak, still krav til å overholde tidsfrister og gi positiv oppmerksomhet når tiltaket er gjennomført. Oppfølgingsplanen kan brukes som et verktøy for å dokumentere fremdrift, status og effekt underveis.

På virksomhetsnivå har HR/koordinerende enhet et overordnet ansvar for å  skape en felles oversikt over enhetenes planer og behov. Dette muliggjør iverksetting av felles tiltak der behovene er sammenfallende mellom flere enheter. Toppledelse, ledere og tillitsvalgte/Arbeidsmiljøutvalg har en felles interesse i og ansvar for å følge opp på virksomhetsnivå. I tillegg bistår HR i det konkrete oppfølgingsarbeidet i enhetene ved behov. 

 

Evaluere

 

Sammenhengen mellom fokusområder, mål og tiltak

Evaluering kan skje både løpende og på bestemte tidspunkt, i mer eller mindre formaliserte former. Formålet med evaluering er å sjekke ut hva som ble effekten av iverksatte tiltak. Hva var ambisjonsnivået, og når har dere lykkes? Er det tilstrekkelig å ha gjennomført tiltakene dere besluttet, eller skal de også ha hatt en effekt i form av målbar eller opplevd endring? Og hvordan kan dette måles?

Siden medarbeiderundersøkelser gjennomføres relativt sjeldent, er det særlig viktig å gjøre opp status før neste medarbeiderundersøkelse skal i gang. Det er flere former for evaluering:

  • Prosessevaluering – hvordan har oppfølgingsprosessen vært, hva fungerte godt og mindre godt, og hva kan vi lære av dette til neste omgang?
  • Effektevaluering – hva har vi faktisk oppnådd, og hvilken effekt har oppfølgingen etter medarbeiderundersøkelsen hatt?

Evaluering bør både skje både på virksomhetsnivå og på enhetsnivå, enten gjennom et strukturert spørreskjema eller dialog/møte. Fremgang eller tilbakegang på neste medarbeiderundersøkelse vil også være en form for effektmåling. Det kan også foretas en avsjekk i forhold til oppfølging av medarbeiderundersøkelsen på de årlige og medarbeidersamtalene.

Difi anbefaler at dere gjennom hele prosessen er bevisste på sammenhengen mellom fokusområder, mål og tiltak, slik at innsatsen lar seg evaluere.

Sist endret: 
11. mar 2016