Steg 2 - Etabler porteføljen

Når beslutningen om å igangsette porteføljestyring er tatt skal dere samle inn de nødvendige prosjektopplysningene til porteføljestyringen. I dette steget må dere involvere organisasjonen. Sett av 3 - 6 måneder til å få etablert porteføljen.

Når din virksomhet innfører porteføljestyring vil det medføre en stor endring for organisasjonen. Finn ut hvem som har behov for å vite hva om etableringen av porteføljestyring. Fortell hele organisasjonen hva formålet med porteføljestyring er, og hva det kommer til å bety for den måten organisasjonen skal løse sin oppgave på.

Porteføljestyring gir ikke bare ledelsen nyttig styringsinformasjon og muligheter til å prioritere. Det gir også medarbeidere større oversikt over hva virksomheten arbeider med. Kanskje kan dette tilføre egne arbeidsoppgaver bedre kvalitet?

Område

 
Hente inn data om virksomhetens prosjekter
  • Be om prosjektopplysninger om virksomhetens prosjekter. Dette skal gi oversikt og gi et grunnlag for prioritering.
  • Opplysningene som etterspørres fra prosjekledere og andre må basere seg på de kritieriene som virksomheten skal benytte.
  • Du kan finne eksempler påp excel ark som kan benyttes under, men tilpass disse verktøyene til behovene i din virksomhet.
Skap overblikk
  • Gå gjennom innsamlede prosjektopplysninger og få overblikk.
  • Finn ut om det mangler informasjon og etterspør manglende informasjon.
Grupper i prosjekttyper og forløp

Viktige spørsmål for å kategorisere porteføljen:

  • Er målsettingene i prosjektene tydelige?
  • Hva er status i prosjektene?
  • I hvilken fase er prosjektene? Konsept-, planleggings-, gjennomførings- eller avslutningsfase.
Velge ut prosjekter og programmer
  • Når dere har laget en oversikt skal dere gå grundig gjennom porteføljen og velge ut de prosjekter og programmer som er innenfor de kriteriene som dere har satt.
  • Er det første gangen dere lager en slik oversikt vil det det sannsynligvis være prosjekter som overlapper (har samme formål), eller ikke understøtter strategien. 
  • Dere kan benytte dette excelverktøyet for å velge ut de prosjektene som skal prioriteres og tas inn i porteføljen.

Foreta prioritering

  • Hvilke prosjekter og programmer finner dere viktigst å gjennomføre.
  • Topp 5 eller 10?
Vedlikehold av porteføljeprosessene
  • Beskriv hvordan vedlikehold av porteføljen skal foregå, og hvor hyppig.
  • Utarbeid en beslutningsprosess for porteføljen.
  • Utarbeid rutiner for statusrapportering.
  • Eksempel på statusrapportering finner dere under verktøy.
3 - Implementer
Fokuser på innhold og struktur på porteføljemøtene
Publisert: 02. nov 2017, Sist endret: 28. nov 2017

Deldette

Kontakt

Hjelp oss å bli bedre

Vi leser alt, men du blir anonymisert og vi kan derfor ikke svare deg. Hvis du har et spørsmål du ønsker svar på, vennligst se www.difi.no/om-difi/kontakt-oss

Fant du det du lette etter?
* Påkrevd

Hjelp oss å bli bedre
*