Prosjektstyring

God praksis for overordnet styring av prosjekter er beskrevet i Difis prosjektmodell Prosjektveiviseren, men hva er egentlig et prosjekt og hva er prosjektstyring?

Et prosjekt er en midlertidig organisasjon etablert for å levere ett eller flere produkter som skal realisere den avtalte prosjektbegrunnelsen.

Et prosjekt er en midlertidig organisasjon som skal levere ett eller flere produkter

Kjennetegn for prosjekter

Oppgaver som organiseres som prosjekter kjennetegnes ved at de

  • er en engangsoppgave
  • har et bestemt mål
  • har en avtalt ramme for omfang, tid og kostnad
  • er avhengig av tilgang til fagkompetanse på tvers av linjeorganisasjonen
  • har en viktighet som krever innsyn og oppfølging hos linjeledelsen

Det er ikke alle oppgaver som bør organiseres som et prosjekt. Mindre og avgrensede oppgaver kan like gjerne organiseres og styres som linjeoppgaver. Vurder om den oppgaven som skal utføres har en slik størrelse og kompleksitet at det er behov for den forutsigbarhet, styring og kontroll som en prosjektorganisering medfører.

Usikker på hva som er prosjektoppgaver og linjeoppgaver?

Det kan være vanskelig å skille klart mellom prosjektoppgaver og linjeoppgaver. Linjeoppgaver er ofte mindre komplekse og krever mindre ressurser enn prosjektoppgaver. Linjeoppgaver kan for eksempel være å nedsette en gruppe for å beskrive arbeidsprosesser i en avdeling, eller å arrangere en konferanse eller workshop. Prosjektoppgaver er ofte utviklingspreget, har lengre varighet og er mer komplekse. En oppgave som krever tverrfaglig samhandling kan ofte være hensiktsmessig å styre som et prosjekt.

Et prosjekt eksisterer i tett tilknytting til linjeorganisasjonen. Det er linjeorganisasjonens eksisterende kunnskap og kompetanser som må medvirke til at det skapes verdi i prosjektet. I motsetning til virksomhetens linjeoppgaver, er prosjektoppgavene karakterisert ved at de er tidsavgrensede engangsoppgaver. Prosjektet er aktivit i den perioden innholdet blir utviklet og gjort klart til å inngå i de normale driftsoppgavene.

Prosjektoppgaver krever en tidsbegrenset tilordning av ressurser. Enkeltmedarbeidere med nødvendig kompetanse utpekes til å inngå i prosjektet.

Hva er prosjektstyring?

Prosjektstyring er den løpende styringen av et prosjekt. Formålet med Difis fasedelte styringsmodell er å bidra til bedre planlegging, styring og gjennomføring av prosjekter, slik at prosjektet blir gjennomført på best og billigst måte innen avtalt tid, kvalitet og ressurser.

God prosjektstyring handler om å tilfredsstille virksomhetsledelsens ønske om tilstrekkelig forutsigbarhet og kontroll. Samtidig skal prosjektets rammebetingelser og organisering stimulere til innovasjon og fleksibilitet i gjennomføringen. Riktig styringsstruktur og detaljnivå i prosjektets mål og planer blir derfor helt avgjørende for å finne den optimale balansen mellom forutsigbarhet og innovasjon i prosjektgjennomføringen.

Prosjektstyring må ikke forveksles med ledelse av prosjektet. Prosjektstyring handler om å sikre fremdrift, holde planer og budsjetter og ivareta prosjektets usikkerhet. Prosjektledelse er et bredere begrep, som omfatter også det å sette sammen et godt prosjektteam, få dem til å samarbeide, engasjere og motivere, forebygge konflikter og ivareta prosjektets interessenter.

Prosjektveiviseren

Prosjektveiviseren er Difis anbefalte modell for overordnet prosjektstyring i offentlig sektor. Den er også anvendbar for andre prosjekttyper enn digitaliseringsprosjekter. KMD anbefaler å bruke en prosjektmodell basert på god praksis også ved prosjekter under 10 millioner kroner.

Prosjektveiviseren kan tilpasses den enkelte virksomhets behov og det konkrete prosjektet. Selv for små prosjekter er hovedtrekkene i Prosjektveiviseren gyldige og nyttige, men gjennomføringen må tilpasses til prosjektets egenart, størrelse og kompleksitet. En aktivitet som i et stort prosjekt krever flere månedsverk kan for eksempel i et lite prosjekt kanskje enkelt "sjekkes ut" og dokumenteres i løpet av noen få timer.

Prosjektveiviseren.no
Felles prosjektmodell for offentlig sektor
Publisert: 02. nov 2017, Sist endret: 27. nov 2017

Deldette

Kontakt

Hjelp oss å bli bedre

Vi leser alt, men du blir anonymisert og vi kan derfor ikke svare deg. Hvis du har et spørsmål du ønsker svar på, vennligst se www.difi.no/om-difi/kontakt-oss

Fant du det du lette etter?
* Påkrevd

Hjelp oss å bli bedre
*