Roller og ansvar

Ryggraden i en velfungerende prosjektorganisasjon er et sett av definerte roller, og at disse er bemannet med riktig kompetanse og myndighet. Her finner du beskrivelse av noen sentrale roller i virksomhetens prosjektorganisasjon, med tilhørende ansvar og oppgaver.

RollerAnsvarOppgaver

Porteføljestyre

  • Beslutte kriterier for innhold og prioritering av porteføljen
  • Sikre at porteføljen er balansert i forhold til virksomhetens strategiske mål
  • Godkjenne porteføljeplanen og jevnlige revisjoner av denne
  • Godkjenne og iverksette tiltak for å håndtere vesentlige avvik
Porteføljeansvarlig
  • Levere et best mulig beslutningsunderlag til porteføljestyretyret, slik at virksomhetens porteføljestyring blir optimal
  • Foreslå oppdateringer i porteføljeplanen knyttet til nye og endrede prosjekter og programmer
  • Lede den fortløpende gjennomgangen og planleggingen av porteføljen
  • Sørge for regelmessig rapportering av porteføljen til porteføljestyret, og foreslå nødvendige tiltak for å håndtere avvik
  • Fremlegge forslag til oppdaterte porteføljeplaner for porteføljestyret
Porteføljekontor
  • Støtte den porteføljeansvarlige i utøvelsen av sitt ansvar og gjennomføringen av sine oppgaver
  • Innhente informasjon om porteføljens prosjekter og programmer, og oppdatere porteføljeoversikten
  • Identifisere konflikter i porteføljeplanen, foreslå endringer og vedlikeholde planen
Prosjektkontor
  • Støtte og legge til rette for god prosjektstyring i organisasjonen
  • Foreslå og gjennomføre tiltak som vil øke prosjektorganisasjonens modenhet
  • Veilede, støtte og følge opp prosjektene i deres styring og rapportering
  • Gi opplæring i bruk av prosesser, metoder og verktøy
Prosjekteier
  • Er prosjektets øverste leder og beslutningstaker
  • Skal sørge for at prosjektet blir planlagt og gjennomført i henhold til de rammene og forventningene som virksomhetsledelsen har lagt til grunn, evt foreslå nødvendige endringer og tiltak for virksomhetsledelsen
  • Har det overornede ansvaret for at prosjektets gevinster blir realisert. Dersom ikke prosjekteier oppnevner en gevinstansvarlig, er han/hun alene om å ivareta dette
  • Godkjenne prosjektplanen og eventuelle senere revisjoner av denne
  • Beslutte prosjektets faseoverganger
  • Støtte prosjektlederen i ledelsen av prosjektet, og ta beslutninger i saker som ligger utenfor prosjektlederens myndighet
Prosjektstyre (styringsgruppe)
  • Prosjektstyret er et støtteorgan for prosjekteieren, som er leder av prosjektstyret
  • Prosjektstyret skal bidra til å belyse og balansere ulike interesser i prosjektet
  • Prosjektstyrets medlemmer skal være prosjektets ambassadører i sine respektive deler av linjeorganisasjonen

Ansvar og oppgaver i prosjektstyret er generelt knyttet til de tre interessentgruppene

  • Forretning - virksomhetens forretningsmessige forventninger til prosjektet
  • Bruker - de som er mottakere av prosjektproduktene
  • Leverandør - de som skal bidra med nødvendige ressurser for å fremskaffe leveransene

 

  • Jevnlig gjennomgang av prosjektets status
  • Finne gode tiltak for å håndtere avvik i prosjektet, og følge opp gjennomføring av de tiltakene som er knyttet til sin egen del av linjeorganisasjonen


     

For at et prosjektstyre skal fungere godt må alle disse interessentgruppene være godt representert, evt med én representant som ivaretar hver av disse gruppene, ofte betegnet som seniorbruker og seniorleverandør.

Prosjektleder
  • Planlegge og gjennomføre prosjektet innenfor de rammene som er gitt fra prosjekteier
  • Be prosjekteier om godkjenning i saker som går ut over sin egen myndighet gitt av prosjekteier
  • Ta initiativ til å utrede og foreslå eventuelle endringer i prosjektet, som vil bidra til å styrke prosjektets verdi sett i virksomhetens perspektiv
  • Utarbeide og vedlikeholde prosjektets planer, og sørge for prosjekteiers tilslutning og godkjenning av disse
  • Styre prosjekts gjennomføring i henhold til plan, evt rapportere avvik og komme med forslag til tiltak
  • Bygge opp og lede en prosjektgruppe med riktig kompetanse
  • Sørge for god kommunikasjon eksternt og internt i prosjektet
Programeier
  • Ivareta programmets mål og gjennomføring på vegne av virksomhetsledelsen, herunder at programmets gevinster blir realisert
  • Rapportere programmets status til virksomhetsledelsen
Programleder
  • Styre planleggingen og gjennomføringen av programmet
  • Leder av programkontoret som støtter programlederen i gjennomføringen av sine oppgaver
  • Iverksette, koordinere og følge opp programmets prosjekter på et overordnet nivå
  • Rapportere programmets status til programeier, og foreslå tiltak for å ivareta eventuelle avvik
Publisert: 06. nov 2017, Sist endret: 27. nov 2017

Deldette

Hjelp oss å bli bedre

Vi leser alt, men du blir anonymisert og vi kan derfor ikke svare deg. Hvis du har et spørsmål du ønsker svar på, vennligst se www.difi.no/om-difi/kontakt-oss

Fant du det du lette etter?
* Påkrevd

Hjelp oss å bli bedre
*