Tverrgående utfordringer

De tverrgående utfordringene som grafene under viser, handler i hovedsak om noen hovedområder som går igjen. Her pekes det bl.a. på ulike måter å løse oppgaver på og ulike former for styring, samordning og på rapportering og kontroll.

Samordning og samhandling

Samordningskategorien er ment å fange opp innmeldte tidstyver som primært handler om manglende eller mangelfull samordning. Samtidig er samordning et generelt og omfattende begrep. Det gjør at mange av tidstyvene under de andre hovedkategoriene også kunne vært karakterisert som samordningstidstyver, men her har andre karakteristika ved dem gjort at vi har valgt å plassere dem under én av de andre hovedgrupperingene. Om lag 65 ulike virksomheter har meldt inn til sammen 156 samordningstidstyver.

Oppsummert handler disse tidstyvene om

  • uklar og/eller uhensiktsmessige rolle- og ansvarsdeling
  • arbeidsflyt på tvers av virksomheter som av ulike grunner forsinker prosessene
  • innspill om at arbeidsprosesser og oppgaver kan utføres mer effektivt dersom de samles på ett sted, eventuelt færre steder
  • behov for bedre samordning av regelverk

Les i arbeidsnotatet om samordning og samhandling.

Rapportering og kontroll

Mange uttrykker frustrasjon over det de opplever som unødig «byråkrati» og «administrasjon», og at det brukes uforholdsmessig mye tid på denne typen aktiviteter – tid som kunne vært brukt til virksomhetens kjerneaktiviteter.

Statlige virksomheter har spilt inn mange tidstyver som dreier seg om kontroll og rapportering, og krav til dokumentasjon til Riksrevisjonen og i forbindelse med tilsyn. Vi kjenner problemstillingene igjen fra flere andre rapportene og fra diskusjoner om dette i media. Tidstyvinnspillene er imidlertid mer konkrete, noe som gjør det mulig å gjøre en grundig vurdering av hvor nødvendig rapporteringen er, og eventuelt å fjerne eller forenkle kravet.

I dette kapittelet gjør vi kort rede for hva begrepene kontroll og rapportering omfatter og beskriver deretter hva virksomhetene har meldt inn av tidstyver på temaene:

  • rapportering
  • dokumentasjon for Riksrevisjonen
  • tilsyn

Alle disse temaene handler om deling av informasjon. Dette innebærer at det kan være hensiktsmessig å se temaene i sammenheng fordi tiltakene som kan fjerne/redusere tidstyvene kan har mye til felles. Begrunnelsen for og hensikten bak behovet for informasjonsdelingen er ulik mellom rapportering, revisjon, tilsyn og spørreundersøkelser, selv om forenkling også kan innebære en vurdering av hvilket av disse virkemidlene som skal tas i bruk for å dekke et kontroll- og styringsbehov.

Les i arbeidsnotatet om rapportering og kontroll.

Etatsstyring

Med etatsstyring menes styring og oppfølging av underliggende statlig virksomhet som er en del av statsforvaltningen (Veileder «Etatsstyring»). Det er meldt i alt 79 tidstyver på dette temaet.

Mange av utfordringene er gjengangere i diskusjonen om styring i offentlig sektor, og vi kjenner dem igjen fra mange kartlegginger, utredninger og forskning om mål- og resultatstyring og praktisering av etatsstyringen de siste 25 årene. Finansdepartementet har det politiske ansvar for økonomistyring og har utviklet regelverk og veiledere. Styring er et av DFØs kjerneområder. DFØ har gjennomført flere prosjekter, utgitt mange veiledninger og gir opplæring på økonomistyringsområdet.

Kort oppsummert dreier innspillene seg om

  • uklare bestillinger som også kommer ad hoc, og mange diffuse mål
  • at tildelingsbrev (oppdragsbrev) og bevilgninger kommer for sent i året
  • at mangel på god samordning/koordinering når en virksomhet utfører oppgaver forflere departementer (dette gjelder spesielt fylkesmannsembetene, men også andre virksomheter)
  • for hyppig rapportering (også utenom faste rapporteringstidspunkt), detaljert og omfattende.
  • rapportering på data som ikke kan hentes ut av ordinære styrings- og statistikksystemer
  • rapportering av de samme dataene til flere instanser
  • at de små virksomhetene er underlagt samme krav som store virksomheter med mer kompetanse, noe som gir ekstra stor belastning

Les i arbeidsnotatet om etatsstyring.

Regelverksutforming

I denne kategorien har vi samlet 70 enkeltstående innspill om tidstyver som gjelder regelverk. Formålet har vært å vise hva som oppleves som unødvendig tidsbruk i etterlevelse av regelverket.

Vi antar også at enkelte av tidstyvene kan følges opp mer systematisk under paraplyen Enklere regelverk som er et av de fem innsatsområdene i regjeringens program En enklere hverdag for folk flest. Kort oppsummert viser disse tidstyvene at

  • regelverket legger til grunn prosedyrer og rutiner som er unødvendig kronglete for å løse oppgavene regelverket omfatter
  • regelverket bør oppdateres og fornyes fordi det skjer endringer i samfunnet
  • regelverket er til hinder for eller ikke tilpasset digitale løsninger i arbeidsprosessen

Videre er det en del tidstyver som stiller spørsmål ved innretningen av klageadgangen, og forvaltningens tidsbruk på å håndtere klager. Ingen av tidstyvene handler om å fjerne regelverket helt. Innspillene er rettet mot det virksomhetene oppfatter som forbedringspunkter i regelverket.

Les i arbeidsnotatet om regelverksutforming.

Tilskuddsforvaltning

Tilskuddsordninger utgjør om lag 2/3 av statsbudsjettet og er et viktig virkemiddel for å nå mål og oppnå effektiv ressursbruk på en rekke områder i statsforvaltningen. Det er svært mange ordninger og mange er involvert både i utforming av ordninger og regelverk og i selve forvaltningen – enten som tilskuddsyter eller som tilskuddsmottaker.

Dersom innbyggere, frivillige organisasjoner, næringsliv og kommuner hadde blitt invitert til å melde inn det de oppfatter som tidstyver rundt tilskuddssøknader og behandlingsprosesser, vil vi anta at langt flere tidstyver hadde blitt meldt inn. DFØ forvalter det statlige økonomiregelverket, og har et særskilt ansvar i å yte råd og veiledning om tilskuddsforvaltning. De har et eget tilskuddsnettverk.

Tidstyvene om dette temaet handler i hovedsak om at

  • tilskuddsordningene blir for omfattende med til dels overlappende eller like formål
  • behandlingen av sakene blir tungvinte og ofte manuelle fordi det mangler moderne egnede datasystemer
  • det er mange ledd med til dels overlappende eller parallelle arbeidsoperasjoner
  • det er for dårlig koordinering mellom ordningene internt i den enkelte virksomhet og mellom virksomheter (departementer og direktorater) med ansvar for tilskuddsordningen

Les i arbeidsnotatet om tilskuddsforvaltning.

Klart språk

Klart språk i skriftlig kommunikasjon til innbyggere og næringsliv er et linjeansvar som alle statlige virksomheter har ansvar for å ivareta. Et av hovedmålene i statens kommunikasjonspolitikk, er at innbyggerne skal få korrekt og klar informasjon om sine rettigheter, plikter og muligheter.

Kommunal- og moderniseringsdepartementet, som har ansvar for forvaltningspolitikken, har et særskilt ansvar for å følge opp klarspråkarbeid i forvaltningen. Siden 2008 har klart språk i staten vært et sentralt satsningsområde.

Det har kommet inn 24 tidstyver som i hovedsak handler om behov for bruke klart språk i regelverk, men også i informasjonsarbeid og i beskrivelser av prosedyrer og skjemautforming. Om lag halvparten av tidstyvene er spilt inn av syv ulike fylkesmannsembeter. Det er også tidstyver som handler om uklart språk under andre tema behandlet i dette notatet, men da har vi sett andre kjennetegn ved tidstyven som mer framtredende.

Les i arbeidsnotatet om klart språk.

Forvaltning av personopplysninger

Det har kommet inn 14 tidstyver som tar opp ulike problemstillinger knyttet til behovet for og forvaltning av personopplysninger. Det kan være mange ulike årsaker til at dette oppleves som tidstyver. Det kan være regelverket, men det kan også være prosedyrer, forståelsen og anvendelsen av regelverket.

Ivaretakelse av den enkeltes personvern er sentralt ved effektivisering og digitalisering i offentlig sektor, og en viktig forutsetning for at enkelte tjenester og ytelser skal føles trygge å bruke for innbyggere og brukere. I arbeidet med å digitalisere tjenester og sikre bedre informasjonsflyt mellom offentlig etater, er det spesielt viktig at grunnleggende personverninteresser ivaretas.

Effektivisering av offentlig sektor, f.eks. ved hjelp av digitalisering, kan gjøre det mulig å ivareta personvernhensyn på nye måter. Eksempler på dette kan være å legge til rette for innebygd personvern og informasjonsutveksling i digitale løsninger som gjør at man kun henter ut de personopplysningene det er behov for i den aktuelle saken. Videre at virksomhetene har gode systemer og rutiner for logging og tilgangsstyring til de aktuelle dataene.

Les i arbeidsnotatet om forvaltning av personopplysninger.

 

Last ned

Sist endret: 
21. sep 2016

Deldette