Bearbeide innsikt (samlet vurdering)

Når tidstyvinnspillene er registrert og samlet inn, er det tid for en samlet vurdering, bearbeiding og prioritering av hvilke innspill som skal «gå videre». Tidstyver som må løses av andre, formidles videre til ansvarlig departement.

Illustrasjon av tidstyvprosessen - bearbeiding av virksomhetens tidstyver

I denne fasen anbefaler vi at virksomhetens tidstyvinnspill vurderes samlet enten av ledelsen eller andre. Det gir anledning til å kvalitetssikre innspill, vurdere relevans og mulighet til å supplere med ny informasjon. Dette er spesielt relevant for de som har fått inn mange tidstyvinnspill. Oversikter og analyser av innspillene kan gjøres via databasen ved ta ut rapporter og eksportere dem til Excel.

Når disse vurderingene er gjort, kan skjemaet for å «Bearbeide innsikt» fylles ut i databasen. Skjemaet har bl.a. en kalkulator for å estimere omfanget av tidstyver og mulighet til å overføre ansvar for tidstyven dersom det er aktuelt.

Sjekklister/tips

Du kan bruke tidstyvdatabasen som et støtteverktøy for å få bedre oversikt over alle registrerte tidstyver/ta ut et analysegrunnlag. Start gjerne med å ta ut rapporter i Excel for å få oversikt.

Lage og lagre oversikter over tidstyvene i Excel

  • Logg inn i tidstyvdatabasen fra den blå "Logg inn"-knappen i høyremenyen.
  • Velg oversiktsrapport i høyremenyen under overskriften "Rapporter og søkemuligheter".
  • Du får opp en tabell med oversikt over alle tidstyver i den rapporten du har valgt.
  • Du kan sortere tidstyvene ved å legge inn søkeord i fritekstfeltene, eller filtrere søket i nedtrekksmenyene.
  • I tabellens første rad kan du sortere de kolonnene som har blå tekst for å få alfabetisk eller stigende/synkende rekkefølge.
  • Når du har laget en tabell som er sortert og kategorisert slik du ønsker, kan den eksporteres til Excel. Se den oransje XLS-knappen under din tabell. Når du klikker på den, eksporteres tabellen til Excel som du kan laste ned.
  • Skriv gjerne ut rapporten slik at du har nummeret til tidstyven tilgjengelig til neste gang du skal gjøre noe i databasen, som å oppdatere status, overføre tidstyv, legge inn tiltak mv.

Sette av tid til å vurdere innspillene samlet sett

Forslag til sjekkliste for interne gjennomganger av tidstyvinnspillene:

  • Forteller tidstyvinnspillene noe nytt når de sees i sammenheng eller grupperes på ulike måter?
  • Har vi pågående prosesser/arbeid som det er naturlig å innlemme tidstyvinnspillene i? Kan innspillene være nyttige som supplerende dokumentasjon/"empiri" til noe vi allerede arbeider med?
  • Avdekker tidstyvinnspillene noen samordningsbehov som vi ikke har sett tidligere?
  • Er det behov for å kvalitetssikre noen av innspillene?
  • Mangler det relevant informasjon?
  • Har noen tidstyver kommet feil, eller bør de overføres til andre?
  • Hvilke tidstyver bør grupperes sammen fordi de handler om det samme og bør inngå i det samme tiltaket?
  • Hvilke tidstyver kan vi gjøre noe med selv?
  • Hvor omfattende er egentlig denne tidstyven? Tidstyvdatabasens skjema «Bearbeide innsikt inneholder en liten kalkulator der en kan estimere hvor mye unødvendig tid en tidstyv genererer og for hvor mange.

Tips for å få bedre Excel-oversikter

Tipsene under er basert på Excel i Microsoft Office 2013.

  • Laste ned rapport i Excel: Klikk på det oransje Excel-ikonet under tabellen og følg veiledningen som gis fram til du har lastet ned filen som en Excel arbeidsbok.
  • Liggende format for å få plass til flere kolonner i bredden: Gå til Sideoppsett → Retning → velg «Liggende».
  • Kantlinjer mellom rader og kolonner for bedre lesbarhet: Marker arbeidsarket → gå til Hjem → Skrift → Kantlinjer → velg «Alle kantlinjer».
  • Toppjustere tekst for bedre lesbarhet: Marker arbeidsarket → gå til Hjem → Justering → velg «Toppjuster».
  • Venstrejustere tekst for bedre lesbarhet: Marker arbeidsarket → gå til Hjem → Justering → velg «Venstrejuster».
  • Fjerne unødvendige kolonner: Sett musepeker i bokstavfeltet helt øverst i kolonnen  → høyreklikk → velg «Slett».
  • Fryse øverste slik at du hele tiden kan lese overskriften i din tabell: Marker overskriftsfeltet i Excel-arket → gå til Visning → Vindu → Frys ruter → velg «Frys øverste rad».
  • Legge inn filtre i kolonnene slik at du enklere kan velge ut hva du vil se nærmere på/gruppere, som navn på kategorier, virksomheter etc.: Marker overskriftsfeltet → gå til Redigering → velg «Sorter og filtrer» → velg «Filtrer». I overskriftsfeltet klikker du så på symbolet for pil/trakt → velg ut de kategoriene i kolonnen du ønsker å ha med i din visning/studie.
  • Lage Pivottabeller: Marker arbeidsarket eller ønskete kolonner i arbeidsarket → Velg Sett inn → Klikk på «Pivottabell» → Klikk OK  → Følg så anvisningene som dukker opp i feltet til høyre. Herifra kan du lage de tabellene du ønsker ved å velge ut aktuelle felt og bestemme om de skal være rad, kolonne, om de skal angi en verdi mv.
Tidstyvdatabasen
Gå til tidstyv.difi.no

Veiledning tidstyvdatabase (steg 3)

Fylle ut skjemaet «Bearbeide innsikt»

I dette skjemaet kan informasjon om tidstyvinnspillet oppdateres.

  • Logg inn i tidstyvdatabasen fra den blå "Logg inn"-knappen i høyremenyen.
  • Velg en av de blå fanene som du finner under overskriften «Våre tidstyver i ulike faser».
  • Velg aktuell tidstyv fra tabellen under. 
  • Du får da opp en visning av hva som er gjort i den aktuelle tidstyven hittil. 
  • For å bearbeide tidstyven klikker du på den blå «Rediger»-knappen under overskriften «Handlinger» i høyremenyen.
  • I skjemaet du får opp velger du «Bearbeide innsikt» som du finner i en kolonnen til venstre. 
  • Du kommer inn i et skjema der du kan redigere i noen felt og legge inn ny informasjon (legge inn ansvarlig departement, sette navn på kategori, beregne/estimere omfang av tidstyv i en «tidstyvkalkulator»). Tidstyvinnspillet kan også slettes dersom det er aktuelt. Se da «Slett»-knappen nederst til venstre.
  • Husk å «Lagre tidstyv» før du registrerer neste tidstyv eller logger ut. 
  • Når den er lagret vil den bli tilgjengelig i tidstyvdatabasen også eksternt.

Hva som skjer videre i steg 4 (gjennomføre tiltak): Tiltaket beskrives nærmere og du kan koble sammen flere tidstyver som hører under tiltaket. Du kan oppdatere status for arbeidet og overføre tiltaket til departement/virksomhet som skal ha ansvar for det.

Andre gjøremål i databasen:

Overføre mange tidstyver av gangen (overføre ansvar)

  • Logg inn i tidstyvdatabasen fra den blå "Logg inn"-knappen i høyremenyen.
  • Under «Rapporter og søkemuligheter» i høyremenyen velger du en av rapportene under.
  • I kolonnen helt til venstre i tabellen du får opp, kan du huke av alle de tidstyvene du ønsker å overføre til andre.
  • Rett over tabellen klikker du på knappen «Overfør ansvar».
  • Velg virksomhet i «Ansvarlig for gjennomføring» fra nedtrekksmenyen og klikk på «Neste».
  • Velg «Bekreft».

Husk å informere/orientere/ha dialog med den virksomheten som skal motta tidstyvinnspill.

Lage felles kategorinavn på en gruppe tidstyver

  • Logg inn i tidstyvdatabasen fra den blå "Logg inn"-knappen i høyremenyen.
  • Under «Rapporter og søkemuligheter» i høyremenyen velger du en av rapportene under.
  • I kolonnen helt til venstre i tabellen du får opp, kan du huke av alle de tidstyvene du ønsker å gruppere i samme kategori.
  • Rett over tabellen klikker du på knappen «Legg til kategori».
  • Skriv inn navnet på kategorien i feltet under «Kategori/gruppering» og klikk på «Neste».
  • Velg «Bekreft».

Spørsmål til Difi

Spørsmål av teknisk karakter: Helpdesk@difi.no
Spørsmål om arbeidet generelt: Tidstyvprosjektet@difi.no