Gjennomføre tiltak (beskrive)

Denne fasen handler om å beskrive hva som skal gjøres for å fjerne eller redusere omfanget av tidstyven. Enkelte ganger pågår det allerede et utviklingsarbeid, prosesser mv. som kan bidra til dette.

Illustrasjon av gjennomføre tiltak-fasen

I mange tilfeller pågår det allerede prosesser som det er naturlig å innlemme tidstyvarbeidet i. Mange tidstyver handler også om de same tingene og kan inngå i det samme tiltaket. I andre tilfeller må det settes det i gang nye tiltak eller prosesser for å løse tidstyvene.

Hvilke tiltak skal startes for å fjerne tidstyver, kan beskrives i tidstyvdatabasen. Hvis det allerede pågår et arbeid/tiltak/prosess om temaer som er spilt inn som tidstyver, kan også det beskrives i databasen. Likeledes informasjon om hvem som har ansvar for å gjennomføre tiltaket og hva som er status for oppfølgingen av tiltaket.

Sjekklister/tips

Finne ut hvem som har ansvar for tiltak/beskrive oppfølging

  • Den personen som har saksansvaret, er kanskje naturlig å velge som prosjektleder i arbeidet med å fjerne tidstyven.
  • Det er ofte aktuelt å innlemme et tidstyvinspill i et arbeid som allerede pågår (forenkling/effktivisering digitalisering mv.). Da kan det gjerne være de som har fagansvaret for dette som får overført ansvaret for å følge opp tidstyven og for å beskrive status for arbeidet.
  • Hvis det er en av departementets underliggende virksomheter skal ha ansvar for å gjennomføre tiltaket, kan de tidstyvene som skal inngå i tiltaket overføres til den aktuelle virksomheten via databasen.
  • Prosjektleder/koordinator kan da få ansvar for å opprette og beskrive tiltaket.

Samarbeide med andre virksomheter 

  • Hvis tidstyven som skal fjernes krever at flere virksomheter må samarbeide om å fjerne den, er det viktig å planlegge hvordan arbeidet kan organiseres og samordnes på en god måte.
  • Lag gjerne en prosjektplan som beskriver roller, ansvar, tidsfrister mv.
  • Sørg for at arbeidet er godt forankret i ledelsen.

Beskrive tiltaket og oppdatere status for arbeidet

  • Prosjektleder eller saksbehandler kan være den som registrerer/vedlikeholder/oppdaterer informasjon om arbeidet med å fjerne tidstyvene.
  • Det kan for eksempel være greit å ha en rutine for at dette gjøres i forkant av etatsstyringsmøter.
Tidstyvdatabasen
Gå til tidstyv.difi.no

Veiledning tidstyvdatabase (steg 4)

Fylle ut skjemaet «Registrere nytt tiltak»

  • Logg inn i tidstyvdatabasen fra den blå "Logg inn"-knappen i høyremenyen.
  • Klikk på den blå knappen «Registrer nytt tiltak» i høyremenyen.
  • Du kommer nå inn i et skjema der du kan legge inn tiltakets tittel, beskrive tiltaket nærmere, legge inn hvilke tidstyver som tiltaket skal løse, hvem som skal gjennomføre tiltaket, status for oppfølging av tiltaket og litt annen supplerende informasjon. Ikke alle felt er obligatoriske å fylle ut.
  • Lagre tiltaket.

Hva som skjer videre i steg 5 (evaluere effekter): Du kan bruke beskrivelser av tiltakene som grunnlag i årsrapporten. 

Andre gjøremål i databasen:

Legge inn navn på avdeling/saksbehandler el. 

  • Logg inn i tidstyvdatabasen fra den blå "Logg inn"-knappen i høyremenyen.
  • Under «Rapporter og søkemuligheter» i høyremenyen velger du en av rapportene under.
  • I kolonnen helt til venstre i tabellen du får opp, kan du huke av alle de tidstyvinnspillene som skal være i/hos samme avdeling, saksbehandler, prosjektleder mv.
  • Rett over tabellen klikker du på knappen «Sett saksbehandler».
  • Skriv inn navn i feltet under «Henvisning til avd/saksbeh/saksnr. mv.» og klikk på «Neste».
  • Velg «Bekreft».

Legge inn flere tidstyver til eksisterende tiltak

Hvis du har flere tidstyver som ligger til grunn for tiltaket, kan du registrere flere tidstyver av gangen slik:

  • Logg inn i tidstyvdatabasen fra den blå "Logg inn"-knappen i høyremenyen.
  • Gå til rapporten «Tidstyver vi har ansvaret for å følge opp» under overskriften «Rapporter og søkemuligheter» i høyremenyen.
  • I denne rapporten kan du filtrere søk og benytte søkefunksjoner for å velge ut de tidstyvene du skal gruppere under et tiltak.
  • I kolonnen helt til venstre i tabellen, kan du huke av alle de tidstyvene som du ønsker å gruppere under ditt tiltak. 
  • Rett over tabellen klikker du på knappen «Koble mot tiltak», som du finner under overskriften «Handlinger».
  • Du får da opp en liste over aktuelle tiltak. Velg tiltak. 
  • Når du har valgt «Bekreft» er tidstyven lagt til ditt tiltak.

Oppdatere status for tiltaket

  • Logg inn i tidstyvdatabasen fra den blå "Logg inn"-knappen i høyremenyen.
  • Gå til rapporten «Virksomhetens tiltak» under overskriften «Rapporter og søkemuligheter» i høyremenyen (krever innlogging).
  • Klikk på det aktuelle tiltaket i tabellen du får opp.
  • Klikk på den blå «Rediger»-knappen øverst i høyremenyen.
  • Oppdater status og beskriv gjerne nærmere i kommentarfeltet der du f.eks. kan legge inn lenker til pressemeldinger mv.
  • Velg «Lagre».

Finne ut hva som er status for våre tiltak

  • Logg inn i tidstyvdatabasen fra den blå "Logg inn"-knappen i høyremenyen.
  • Åpne en av rapportene for din virksomhet i høyremenyen.
  • For 2015-tidstyver finner du en kolonne i tabellen som heter «Status for oppfølging av tiltak».
  • Status for 2014-tidstyver får du opp ved å velge «Status for tidstyver 2014» som filter i søkefeltet over tabellen. De tidstyvene som vises i tabellen under, har den statusen du har valgt.

Alle tidstyver som din virksomhet har ansvar for og som har fått påført et tiltak, skal du også finne i rapporten «Virksomhetens tiltak».

Spørsmål til Difi

Spørsmål av teknisk karakter: Helpdesk@difi.no
Spørsmål om arbeidet generelt: Tidstyvprosjektet@difi.no