Identifisere (registrere tidstyver)

Denne fasen handler om å identifisere og registrere tidstyver. Noen har allerede data som kan registreres i tidstyvdatabasen, mens andre må innhente nye data.

Illustrasjon av identifisere tidstyver-fasen

Å identifisere tidstyver kan gjøres på ulike måter og det finnes mange metoder for å skaffe seg innsikt i hva som oppleves som en tidstyv. Noen tidstyver er knyttet til interne forhold i virksomheten eller forvaltningen, mens andre er tidstyver for brukerne. Både departement og virksomheter kan bruke databasen til å registrere tidstyver.

Sjekklister/tips

Finne ut hvordan data skal samles inn

Noen virksomheter velger en trinnvis prosess der alle i virksomheten kan registrere tidstyver i databasen (crowdsourcing). Andre setter kanskje ned en arbeidsgruppe som registrerer tidstyver på vegne av hele virksomheten. Ta stilling til hva som passer din virksomhet best og i forhold til de ressursene dere har.

Velge egnete metoder for å identifisere tidstyver

Noen eksempler på metoder for å samle inn data om hva brukerne opplever som tidstyver:

Sette av faste tidspunkter til å registrere tidstyver

Gjør det gjerne til en fast rutine at man i begynnelsen av året eller før virksomhetsplanleggingen starter har en tidstyvregistreringsdugnad. Da kan interne tidstyver avdekkes kanskje også fjernes i løpet av budsjettåret.

Tidstyvdatabasen
Gå til tidstyv.difi.no

Veiledning tidstyvdatabase (steg 2)

Fylle ut skjemaet «Registrere nye tidstyver»

  • Logg inn i tidstyvdatabasen fra den blå "Logg inn"-knappen i høyremenyen.
  • Klikk du på den blå knappen «Registrer ny tidstyv» i høyremenyen.
  • Du får opp et registreringsskjema for din tidstyv (Identifisere tidstyv). 
  • Registrer en tidstyv av gangen.
  • Husk å lagre skjemaet før du registrerer neste tidstyv eller logger ut.

Hva som skjer videre i steg 3 (bearbeide innsikt): Virksomheten (f.eks. ledelsen) kan vurdere alle tidstyvene samlet, beregne omfang av tidstyvene, redigere og justere dem og til slutt velge ut hvilke de ønsker å formidle til ansvarlig departement eller virksomhet som har ansvar for tidstyven.

Andre gjøremål i databasen:

Rette/redigere noe i et tidstyvinnspill eller tiltak

  • Logg inn i tidstyvdatabasen fra den blå "Logg inn"-knappen i høyremenyen.
  • Under «Tidstyv snarvei» i høyremenyen legger du inn nummeret på tidstyven.
  • Klikk på den blå «Rediger»-knappen.
  • I venstremenyen velger du nå et av de tre skjemaene («Identifisere tidstyv» «Bearbeide innsikt» eller «Gjennomføre tiltak») som skal rettes/redigeres.
  • Husk å lagre etter at du har rettet.

Forklaring til innhold i rapportene i høyremenyen

Vi jobber med å slå sammen antall rapporter, men per i dag finner du følgende rapporter/innhold i høyremenyen:

  • Tidstyver vi har vært involvert i: Alle tidstyver hvor din virksomhet har, eller har hatt, en rolle som innmelder eller ansvarlig.
  • Tidstyver vi har ansvar for å følge opp: Alle tidstyver din virksomhet har ansvar for å følge opp. Det vil si alle deres interne tidstyver, samt alle tidstyver dere står som ansvarlig for.
  • Tidstyver fra andre på vårt område: Tidstyver din virksomhet har mottatt fra andre.
  • Våre egne tidstyver: Alle tidstyver din virksomhet har meldt inn.
  • Virksomhetens tiltak: Alle tiltak din virksomheten står ansvarlig for.

Rapporter departementene har i tillegg:

  • Tidstyver underliggende virksomheter har vært involvert i: Alle tidstyver hvor deres underliggende virksomhet har, eller har hatt, en rolle som innmelder eller ansvarlig.
  • Tidstyver underliggende virksomheter er ansvarlige for: Tidstyver deres underliggende virksomheter står som ansvarlig for å gjøre noe med/følge opp.
  • Tidstyver underliggende virksomheter har meldt inn: Tidstyver deres underliggende virksomheter har meldt inn.

Spørsmål til Difi 

Spørsmål av teknisk karakter: Helpdesk@difi.no
Spørsmål om arbeidet generelt: Tidstyvprosjektet@difi.no