Mer effektive møter

Ineffektive møter ergrer mange. I tidsbruksundersøkelsen i skolen kom «møter» høyt opp på listen over det som lærerne ønsker å bruke mindre tid på.

Publisert: 04. feb 2015, Sist endret: 15. aug 2019

Det er mange som har utformet både oppskrifter på gode og effektive møter og har satt opp noen regler.

Henning Bangs (psykologisk institutt, UiO) oppskrift på gode og effektive møter er:

  • Gode møter er der man hele tiden er sikker på hva møtet skal handle om og man vender tilbake til diskusjonsemnet. At man føler seg ledet og holder seg i «grønn sone».
  • Gode møter er der lederen aktivt hanker inn diskusjonen når den flyter ut, samtidig som deltagerne selv klarer å hente seg inn når man havner på sidespor.
  • Gode møter har en kultur for å si fra når møtene er uklare og man ikke når målene som er satt.
  • Gode møter får deltagernes ulikhet til å bli noe positivt ved at man lytter aktivt.
  • Gode møter har en leder som etterspør kvaliteten på møtet i etterkant.

Noen regler for mer effektive møter:

  1. Relevans: Alle som skal delta må vite hvorfor møtet skal arrangeres? På hvilken måte skal møtet bidra til å drive saken eller virksomheten fremover? Det kan være behov for å si noe i innkallingen om bakgrunn og den større sammenhengen møtet inngår i.
  2. Tydelig mål: Formålet med møtet må være klart for alle deltakerne. Hva vil en oppnå med dette møtet? Hva ønsker du/dere skal skje når møtet er over? En dagsorden kan gi et godt bilde av både formål med møtet, hva som skal skje på møtet (saker, tema og problemstillinger) og forventninger til deltakerne.
  3. Riktige deltakere: Det må være en grunn til at de som er invitert skal delta. Hva forventes det at deltakerne skal bidra med? Dersom det kun er et informasjonsmøte der det ikke legges opp til at deltakerne kan spørre eller diskutere, kan andre informasjonskanaler brukes.
  4. Delaktighet: Forventninger til hva og hvordan deltakerne skal bidra i møtet bør være avklart og hvis nødvendig gjerne i innkallingen slik at de kan forberede seg. 
  5. Planlegg møteprosessen: Som møteleder må du tenke gjennom hvordan møtet bør gjennomføres for å oppnå målet? Hvilke spørsmål ønsker du at møtet skal besvare?
  6. Innledning: Innled møtet ved å si klart fra om hva som er målet med møtet og hvor lenge det skal vare.
  7. Gjennomføringen av møtet: Som møteleder må du sikre at aktivitetene i møtet (presentasjoner, diskusjoner, eventuelle beslutninger) holdes seg til formål og dagsorden. Om nødvendig gjør noen oppsummeringer underveis. Ikke bruk unødvendig av tiden til deltakerne. Vis at du respekterer at de har andre ting å gjøre. Prøv å holde tidsskjema. Trekk med og inkluder alle deltakerne.
  8. Avslutning: Sammenfatt det som ble diskutert og besluttet. Sjekk at alle kjenner neste skritt.
  9. Evaluer møtet: For å stadig kunne lære og forbedre møtene, bør en legge inn tid til evaluering. Nådde vi målet vi var enige om? Hva kan vi gjøre mer av? Hva kunne vært gjort annerledes?
  10. Oppfølging: Pass på at deltakerne får dokumentasjon fra møtet i løpet av få dager

Deldette