Hvordan starte tidstyvarbeidet?

Tidstyvarbeidet er en kontinuerlig prosess. Det kan derfor være lurt å innarbeide tidstyvprosessen i virksomhetens årshjul.

Illustrasjon av arbeidsprosessen i arbeidet med å identifisere og fjerne tidstyver

Identifisere og registrere tidstyver kan gjøres kontinuerlig, men det bør settes milepæler for når virksomheten bearbeider tidstyver og prosesser for å definere og beskrive tiltak som skal løse tidstyvene.

I denne fasen er det ikke lagt opp til å bruke tidstyvdatabasen, men her er noen sjekklister og eksempler på hva en kan tenke gjennom i starten av arbeidet.

Sjekklister/tips

Samle inn tidstyvinnspill:

Starte arbeidet

I oppstartsfasen må det tas stilling til hvordan arbeidet skal organisere, settes av ressurser og arbeidsprosessen planlegges. De ulike fasene vil kanskje også kreve ulik type organisering og kompetanse, og må justeres underveis.

Velge prosjektleder/prosjektgruppe

I oppstarten er det kanskje behov for en prosjektleder som kan koordinere arbeidet med å registrere innspill, sørge for at ledelsen får nødvendige underlag for å vurdere hva som bør meldes videre eller ikke mv. I arbeidet med å fjerne tidstyver og gjennomføre tiltak, vil det kanskje være nødvendig å velge andre prosjektledere/prosjektgrupper.

Sørge for god lederforankring

God lederforankring er en forutsetning for å lykkes med tidstyvarbeidet. Ledelsen setter av ressurser til arbeidet, og er de som trykker på i endringsprosessene som iverksettes for å fjerne/redusere tidstyvene. 

Sette av tid og ressurser

Det bør settes av både tid og ressurser til arbeidet. Men bruk hovedparten av ressursene til endringsprosessene som skal fjerne/redusere tidstyvene. Planlegg derfor gjerne hele prosessen fra innsamling av tidstyver og til dokumentasjon av resultater.

Vi anbefaler at ansatte i virksomheten kjenner til mulighetene for å registrere tidstyver kontinuerlig samt de datoer virksomheten setter for når tidstyvene skal bearbeides videre. Dette gjør det mulig å planlegge i god tid, slik at man rekker å legge inn resultater fra brukerundersøkelser, brukertester, brukerstudier, evalueringer, klager, henvendelser på telefonen osv.

Andre ganger må det innhentes data fordi man ikke vet nok. Dette krever mer ressurser og planlegging. Ulike typer kompetanse og virkemidler kreves i ulike faser, og flere i virksomheten bør kanskje involveres.

Ledergruppa sitt ansvar er å prioritere hva som skal følges opp, samt ivareta dialogen med samarbeidspartnere og overordnet departement.

Vi anbefaler at organisasjonen har en eller flere dedikerte personer som har ansvaret for arbeidet. Ansvaret innebærer å sette virksomhetens ansatte i gang med innsamling, bearbeide innsikt og i samarbeid med ledelsen foreslå hvordan tidstyvene kan fjernes.

Samarbeide med tillitsvalgte

Tidstyvarbeidet medfører ofte endringsprosesser. Vi anbefaler derfor at tillitsvalgte trekkes med i prosessen fra starten. Tillitsvalgte kan bidra i bearbeidingsfasen med kunnskap og informasjon om omfang, samt bidra positivt i arbeidet med å foreslå tiltak.

Utnytte styringsdialogen

Tidstyvarbeidet vil være et tema det er naturlig å ta opp i etatsstyringsmøtene mellom departement og virksomhet. Dette kan være en god arena for å avklare retninger, diskutere prioriteringer og ikke minst drøfte ressurs- og budsjettbehov.

Engasjere medarbeidere

Det er ulike måter tidstyvarbeidet kan organiseres på. Brede prosesser som engasjerer alle medarbeidere til å identifisere tidstyver kan gi et større datagrunnlag og nye ideer til hva som bør endres. Det er også viktig at ledelsen finner fram til lavthengende frukter som kan holde engasjementet oppe.

Ta i mot og følge opp tidstyver:

Både departementer og virksomheter kan få tilsendt tidstyver fra andre.

Velge koordinator for arbeidet

Velg gjerne en koordinator for arbeidet som har ansvar for å følge med på hvilke tidstyver virksomheten har ansvar for å fjerne/redusere og holde oversikt over hvem som jobber med de ulike tiltakene for å fjerne tidstyver.

Velge superbruker

I en del departementer har koordinatoren også det overordnede ansvaret for å legge inn og oppdatere informasjon i databasen. Dette kan gjøre jobben for fagavdelingene lettere.

Metoder i tidstyvarbeidet:

Ta gjerne en titt på ulike metoder som kan tenkes å komme til nytte for dere i ulike faser av tidstyvarbeidet.

Tidstyvdatabasen
Gå til tidstyv.difi.no

Spørsmål til Difi

Spørsmål av teknisk karakter: Helpdesk@difi.no
Spørsmål om arbeidet generelt: Tidstyvprosjektet@difi.no