Hvordan legge inn data i tidstyvdatabasen?

Her kan du lese om hvordan du følger opp tidstyver i databasen.

Publisert: 08. des 2015, Sist endret: 04. mar 2019
 
 

Sorter tidstyvene

Ta gjerne ut tidstyvene i Excel. Opprett en ekstra kolonne for sortering.

Let etter det behovet tidstyven peker på, heller enn å vurder forslaget til løsning fra virksomheten.

1. Hvilket problem tar tidstyven opp ?

2. Er problemet kjent?

3. Er det igangssatt prosesser som skal løse problemet?

Tidstyver som "passer inn" i pågående prosesser kan følges opp i databasen direkte. Bruk det kjente navnet på oppfølgingsprosessen som tiltaksnavn. Da er det lettere å følge opp senere. Husk at de som har ansvar for prosessen får innsikt i de problemstillinger som tidstyvene tar opp.

De tidstyver som ikke "passer inn" i pågående forbedringsprosesser i departementet må dere arbeide videre med slik at videre oppfølging kan klareres. Dette kan gjøres ved å utrede effektiviseringspotensialet. Vi viser til steg 3 i systematisk effektiviseringsarbeid. Dere vil da få fram et beslutningsgrunnlag for om det skal igangsettes oppfølging. Når oppfølging er avklart kan det legges inn navn på tiltak i databasen, beskrivelse av hva som skal gjøres, samt status for prosess.

Rediger og følg opp i databasen

Når dere har oversikt over oppøfølgingsprosessen til tidstyven kan dere legge inn informasjon i databasen. Informasjon som legges inn er navn på tiltak, nærmere beskrivelse av tiltak og status for prosessen. Lag et navn som gjør tiltaket gjenkjennbart og forståelig for utenforstående. Gjelder det et lovarbeid skriv navn på loven med videre. I beskrivelsen av tiltaket gjøres det så godt som mulig rede for hva som utføres, samt når det kan forventes resultater. Når du skal beskrive et tiltak som er ferdig - prøv å få fram hvilken forbedring dette vil være og hvem som vil merke forbedring. Er det innbyggere/næringsliv/kommuner eller frivillige organisasjoner, eller gir dette mer tid til kjerneoppgaver for ansatte? Kanskje vil forbedringen gjelde flere målgrupper?  

I databasen kan dere legge inn tiltak ved å finne tidstyv i rapportskjema (Eg Tidstyver vi har ansvar for). Deretter "Rediger" (tredje  kolonne), og deretter fane 3 i venstremeny: Gjennomføre tiltak/oppfølging. Dere får her spørsmål om dere skal legge til nytt eller eksisterende tiltak. Velger du nytt tiltak opprettes et nytt tiltak. Skriv inn navn på tiltak, nærmere beskrivelse av tiltak og status på tiltak. Dersom dere har flere tidstyver som følges opp i samme prosess og dere allerede har registrert tiltaket, velges legg til eksisterende. Du får opp en liste over tiltakene. Velg aktuelle tiltak.

Husk lagre tidstyv

Rapportere med pivot

Med utgangspunkt i rapportene kan det lages mange forskjellige oppsett og rapporter basert på pivotfunksjonen i excel. Du kan lage oppsett som viser oversikter over de tiltakene dere har igangsatt og hvilke tidstyver som går inn i tiltaket. Det kan lages egne diagrammer.

Underliggende etater kan få ansvar for å følge opp tidstyver

I noen tilfeller vil det være en underliggende virksomhet som må følge opp innmeldingene. Departementene kan nå overføre ansvaret for tidstyver til underliggende virksomhet. Dette gjøres ved å redigere en tidstyv - velge fane to i venstremeny Bearbeid innsikt. Velg riktig virksomhet fra fanen. Meld deretter til virksomheten at de har fått overført en tidstyv i databasen.  Når det er gjort, kan virksomhetene legge inn og beskrive hvilke tiltak som skal gjøres.

Virksomhetene som meldte inn kan følge med på hva som skjer

Virksomhetene kan også selv gå inn og følge med på hva som skjer med tidstyvene. Dette gjør de ved å gå inn på rapportskjemaet «Våre egne tidstyver». Her vil det fremgå hvilket tiltak som er iverksatt og status for dette tiltaket.

Difi hjelper gjerne. Ta i tilfelle kontakt på tidstyvprosjektet@difi.no.

 

 

Deldette