Statsbygg forbedrer faktureringsrutinene (EHF)

Årlig mottar Statsbygg ca. 75 000 fakturaer. Papirfakturaer må skannes og behandles før de overføres til fakturahåndteringssystemet. Dette er tidkrevende.

Publisert: 11. aug 2016, Sist endret: 29. okt 2018

For å sikre at alle leverandører leverer på Elektronisk faktura (EHF-format), har Statsbygg opprettet et eget team som arbeider med dette. Det blir sendt ut questback til hver enkelt leverandør for å kartlegge hva som skal til for å få denne til å benytte EHF-fakturaer til Statsbygg. Henvendelsen blir etterfulgt av personlig telefonkontakt der virksomheten bistår med råd for hvordan leverandøren kan gå over til EHF-format. Denne leverandørrettede innsatsen har medført at Statsbygg nå får nærmere 70 % av alle fakturaer på EHF-format.

Se tidstyv 2015-246

Mer om elektronisk handelsformat

EHF står for «elektronisk handelsformat», og innebærer at du kan sende og motta fakturaer elektronisk og standardisert. Leverandører sparer tid og penger. Det offentlige sparer tiden det tar å skanne og behandle fakturaen.

Difi har sett nærmere på samlet tidsbruk for å behandle en faktura:

25 min per papirfaktura

12 min per skannet faktura

7 min per elektronisk faktura

Bruk av elektronisk faktura innebærer med andre ord en innsparing på 18 minutter per papirfaktura, og 5 minutter for hver skannet faktura. Per i dag er det kun 14 kommuner og 1 statlig virksomhet som ikke kan ta i mot Elektronisk faktura. Alle leverandører kan gjennom egne systemer, bank eller portal utstede e-faktura. Fra utenlandske leverandører skal det stilles et tilsvarende krav om at dokumenter skal mottas i samsvar med standarden PEPPOL BIS.

Kravet om bruk av EHF faktura er nedfelt i Digitaliseringsrundskrivet. Du kan også lese mer om kravene og standardene på Difi sine sider, samt veiledning. Difi har også utarbeidet en veileder for leverandører.

Hvert år erfarer Difi at en større andel av fakturaene sendes elektronisk. Likevel har ikke det offentlige tatt ut hele effektiviseringspotensialet. Difi registrerer også at store leverandører som er godt kjent med formatet ikke alltid leverer elektronisk faktura. Det er derfor behov for at den enkelte virksomhet gjennomgår sine faktureringsrutiner, og departementene følger opp på vegne av sine virksomheter.

Hvordan følge opp:

De statlige virksomhetene:

  • Gjennomgå kontraktene som benyttes ved innkjøp og sikre at EHF-adresse og kravet oppgis i bilaget til kontrakten
  • Sikre at saksbehandlere/fagpersonene kjenner til adressen
  • Kontakte leverandører som ikke leverer i riktig format for å gjøre de oppmerksomme på kravet, og finne ut av årsaken til hvorfor fakturaen ikke ble levert i henhold til krav.

Departementene:

  • Etterspørre statistikk fra sine virksomheter

Leverandører:

  • Stille spørsmål med hvorfor ikke EHF-adresse framkommer i kontrakten

Deldette