Veiledning i systematisk effektivisering

- Årets fellesføring handler om å igangsette systematisk effektiviseringsarbeid i virksomhetene. Med inspirasjon fra virksomheter som har fått det til, har vi utviklet veiledning, sier prosjektleder Camilla Selch.

Publisert: 29. aug 2017, Sist endret: 29. okt 2018

Fellesføring 2017

I 2017 handler fellesføringen for alle statlige virksomheter om effektivisering. Det er forventninger til at alle statlige virksomheter skal arbeide systematisk med å utnytte tildelte ressurser bedre og øke produktiviteten.

Sentrale virkemidler kan være digitalisering av arbeidsprosesser og tjenester, omorganisering, prosessforbedring og annen bruk av teknologi.

Difi har utviklet veiledning:

Systematisk effektivisering

Digitalt førstevalg

Effektivisering handler om å finne fram til områder som kan løses rimeligere og smartere for å kunne utnytte ressurser bedre og øke produktiviteten. For å få det til kreves det systematikk og involvering av ledere og medarbeidere for å oppnå resultater av anstrengelsene.

Ledelsen må ha oversikt

Effektivisering av virksomheten er ledelsens ansvar. Dette krever at ledergruppen får opp et klart bilde av virksomhetens utfordringer og ressurser, og også gjør egne refleksjoner av hvordan organisasjonen kan tilpasses nye utfordringer og ta i bruk ny teknologi.

- På effektiviseringssidene på difi.no finner dere en stegvis beskrivelse av fremgangsmåte til å starte opp og drive systematisk effektiviseringsarbeid supplert med maler som kan lastes ned og tilpasses i forhold til behovet i dere virksomhet, sier Selch.

Bruk medarbeidere aktivt

Bruk medarbeiderne aktivt. Medarbeiderne har mange ideer og oversikt over hvilke forventninger brukerne har. De har også god oversikt over hvordan tungvinte prosesser og prosedyrer kan være til hinder for den gode tjenesten.

-I Statsbygg ble medarbeidere utfordret til å ta rollen som administrerende direktør og foreslå tiltak som kunne effektivisere virksomheten. Dette engasjerte og mange benyttet muligheten til å spille inn forslag, fortsetter Selch.

Forslagene ble sortert og systematisert. Deretter opprettet organisasjonen korte prosjekter som skulle se på innsparingspotensialet, enten i form av tid eller budsjettmidler. Arbeidsgruppene skulle også foreslå tiltak for at gevinsten kunne realiseres.

Prosjektene har dreid seg om alt fra å forenkle interne rapporteringsrutiner, innkjøpsarbeidet til overlappende fagmiljø.

- Vår anbefaling er at virksomheten samler alle effektiviserings- og moderniseringstiltak i et program for å oppnå en felles overordnet prioritering av retningen og styring av resultatoppnåelse, sier Selch.

Helhet i effektiviseringstiltakene

- På Difi.no har vi startet med å legge ut flere prosessbeskrivelser på områder som kan være hensiktsmessig å ta tak i. Foreløpig har vi lagt ut beskrivelser knyttet til anskaffelser og digitalisering. Sidene vil bygges ut etter hvert. Har du gode innspill til oss, vil vi veldig gjerne at du kontakter oss.

 

Deldette

Kontakt