Løsning for meldingsutveksling i offentlig sektor

Meldingsutveksling på papir og e-post mellom offentlige virksomheter hindrer effektivitet. Difi anbefaler derfor en løsning for å digitalisere meldingsutvekslingen mellom offentlige virksomheter.

Last ned

På kort sikt foreslår Difi å gjøre dette ved hjelp av at hver enkelt virksomhet benytter et integrasjonspunkt og at det etableres et felles adresseregister som begge er uavhengige av virksomhetenes saksbehandlingsløsninger, interne arbeidsprosesser og måten digitale meldinger transporteres til andre offentlige virksomheter.

– Dette vil forenkle måten det offentlige utveksler meldinger på og samtidig legge til rette for fremtidig endring. Løsningen testes i disse dager ut mot EUs løsning for digital kommunikasjon og mot Altinn, sier direktør Ingelin Killengreen i Difi.

Millioner av papirbrev

Difi mener at meldingsutveksling på papir og e-post mellom offentlige virksomheter hindrer effektivitet, bidrar til dårligere etterlevelse av journalføringsplikten og kan føre til at taushetsbelagt informasjon kommer uvedkommende i hende. Hver år utveksles mellom 1,5 millioner papirbrev og et ukjent antall e-poster mellom offentlige virksomheter.

Difi har beregnet at slutt på papirpost mellom offentlige virksomheter vil gi en besparelse på om lag 323 millioner kroner over en periode på 10 år. Besparelsen består av spart tid ved ekspedering og mottak av meldinger og reduserte porto- og materialkostnader.

Lett tilgang til digital adresseinformasjon

Digital kommunikasjon forutsetter at digital adresseinformasjon med tilstrekkelig kvalitet er lett tilgjengelig. Difi anbefaler at man tar i bruk et felles register over digital adresseinformasjon til virksomhetene.  Et slikt register bør forvaltes som grunndata.

I harmoni med EU og andre løsninger i Norge

Det eksisterer i dag flere løsninger som benyttes for digital kommunikasjon med og i forvaltningen. Altinn, digital post til innbyggere og SvarUt for kommunene er noen eksempler. I tillegg er Norge med i EU-programmet CEF Digital som blant annet har utviklet en infrastruktur for meldingsutveksling innad i og på tvers av medlemsland.

– Dette er gode løsninger som hver for seg dekker sine formål. Men det er en utfordring at disse løsningene forvaltes av ulike virksomheter, med ulike mandater, og har ulike formål, sier Ingelin Killengreen.

Hun sier at resultatet er at offentlige virksomheter og deres leverandører må forholde seg til flere ulike grensesnitt. Dette bidrar til en unødig dyr og kompleks forvaltning av IT-løsningene i den enkelte virksomhet, men også til en mer tungvint og mindre effektiv arbeidshverdag for den enkelte saksbehandler. Difis forslag vil forenkle arbeidet med å tilrettelegge virksomhetenes saksbehandlingsløsninger for meldingsutveksling rent teknisk, men vil sannsynligvis også bidra til at det blir færre aktører å forholde seg til.

Publisert: 
25. mar 2015

Kontakt