Digitalisering og endringsprosesser

De utfordringer forvaltningen står overfor med krav til effektivisering, digitalisering og brukerorientering, vil medføre kontinuerlige utviklings- og omstillingsprosesser. Denne undersøkelsen tyder på at endringskapasitet og endringskompetanse er kritiske faktorer fremover for statlige virksomheters gjennomføringsevne.

Publisert: 25. mai 2016, Sist endret: 09. jul 2018

Endringsprosesser er det temaområdet som får lavest snittskår i hele undersøkelsen. Påstandene om at endringsprosesser har bidratt til bedre resultatoppnåelse, at endringsprosessene har gitt nye utviklingsmuligheter og at det har vært mulighet for å medvirke i endringsprosessene har en skår på hhv 47, 47 og 50 poeng. Noe som tilsier et det her er et stort forbedringspotensial.

Lederne har i undersøkelsen blitt spurt om hvilke ledelsesutfordringer de tror blir særlig viktige de kommende tre årene, og kun 54 prosent krysset av for håndtering av omstillings- og endringsprosesser (blant flere mulige). Dette gir grunn til å stille spørsmål om ledere i forvaltningen har tatt inn over seg det som kommer. 

Behov for økt bevissthet om digitalisering

Regjeringen har høye ambisjoner om å fornye, forenkle og forbedre offentlig sektor, samtidig som innbyggere og næringsliv har forventninger om en enklere hverdag. Offentlig sektor har mye å hente på ytterligere digitalisering av arbeidsprosesser, og å drive virksomhetsutvikling gjennom digitalisering. At det er nødvendig å øke kompetansen og bevisstheten om digitalisering både på medarbeider- og ledernivå i staten, bekreftes i denne undersøkelsen.

Digitalisering lavt vurdert

Spørsmålene knyttet til digitalisering får lav skår når det gjelder virksomhetenes arbeid med å gjennomføre digitale endringsprosesser. På spørsmål om digitaliseringsprosjekter er godt styrt og når sine mål, er kun 31 prosent av medarbeiderne enig eller helt enig.

Under halvparten, 48 prosent, mener at virksomheten utnytter potensialet som ligger i digitale løsninger. Hele 26 prosent er uenig eller helt uenig i at virksomheten gjør det. På den andre siden mener et flertall av medarbeiderne, 64 prosent, at digitalisering er viktig for måloppnåelse for virksomheten.

Undersøkelsen viser at digitalisering har potensial til både å senke jobbengasjementet og til å øke opplevelsen av resultatoppnåelse ved endring og at de som er mest fornøyd med virksomhetens digitalisering ser det i sammenheng med at det skaper resultater.

Digitalisering ikke viktig nok

Selv med mulighet til å sette ubegrenset antall kryss, var det kun 25 prosent av lederne som pekte ut digitalisering som en særlig viktig ledelsesutfordring fremover, og 58 prosent av dem opplever at digitalisering er prioritert i utviklingen i deres virksomhet. Lederne i departementene skåret to prosentpoeng lavere enn lederne i andre virksomhetstyper om digitalisering ble ansett som en viktig ledelsesutfordring fremover.

Bruk av teknologi i det daglige arbeid

Undersøkelsen viser at det er en liten vekst i bruk av digitale arbeidsformer. Litt flere enn en tredel av de ansatte vil foretrekke å bruke mer teknologi i sitt daglige arbeid.

IKT-utfordringer

I regjeringens arbeid med å fjerne tidstyver er det meldt inn flere IKT-system. Mange opplever at IKT-systemer som skulle bidra til å gjøre arbeidsoppgavene enklere, i stedet gjør det stikk motsatte. Det kan skyldes at IKT-systemene er lite brukervennlige og dårlig utformet, og at systemene de ansatte bruker er forskjellige og tas i bruk uregelmessig. Det gjør det vanskelig å lære å bruke dem.

Nytteverdien av systemene er dermed ikke alltid åpenbar for medarbeiderne. Dette synliggjør behovet for å tenke helhetlig rundt innføringen av ulike digitale hjelpemidler, involvere brukerne i utviklingen av systemene, tydeliggjøre hensikten og legge til rette for god opplæring.

Klarer ikke å utnytte potensialet

Undersøkelsen viser at ønsket om bruk av mer teknologi først og fremst finnes i virksomheter som er dårlige til å utnytte potensialet i digitale løsninger. Det er også først og fremst i disse virksomhetene at lederne ser på digitalisering som viktig de neste tre årene.

Deldette