IT i praksis 2015

Rambøll gjennomfører undersøkelsen «IT i praksis» blant de største virksomhetene i Norge hvert år. Spørreskjema går ut til IT- og virksomhetsledere i litt over 500 private og offentlige virksomheter. I tillegg utføres telefonintervjuer blant befolkningen over 15 år, for å kartlegge befolkningens syn på digitalisering av offentlig sektor. Difi støtter undersøkelsen og deltar i IT i praksis-panelet. Her presenterer vi noen av funnene fra offentlig sektor.

Publisert: 06. jan 2016, Sist endret: 28. mar 2017

Om undersøkelsen:

  • Utgiver: Rambøll Management Consulting i samarbeid med DND og IT-politisk råd

  • Oppdragsgiver: Eget initiativ

  • Sponset: Av Difi og NTNU

  • Utgitt første gang: 2008

  • Frekvens: Årlig

  • Geografisk område: Norge (egen rapport for Danmark)

Strategi, utvikling og innovasjon

  • IT i praksis har i flere år vist at manglende forståelse for mulighetene IKT gir er en stor barriere i realiseringen av virksomhetens strategi (i årets undersøkelsen oppgir 2/3 av offentlige IT-ledere dette som en barriere).

  • Offentlige virksomheter har mer fokus på brukerne. 55 prosent av de offentlige virksomhetene svarer at brukerservice vektes over ressurskostnader. Dette er en økning fra 44 prosent i fjor. Samme tendens ses også i offentlig sektor i Danmark, der brukerservice har hatt et jevnt økende fokus siden 2012.

  • Det høyeste rangerte tiltaket for å realisere virksomhetsstrategi i det offentlige er ifølge virksomhetslederne løpende effektivisering og rasjonalisering. Følgende etter kommer innovasjon og utvikling av nye virksomhetsmodeller (hvordan virksomhetene skaper nytte og verdi for innbyggerne og næringsliv) og prosessintegrasjon (digitalt samarbeid internt i virksomheten)

  • 84 prosent av virksomhetsansvarlige sier at digitaliseringsprosjekter når definerte gevinstmål i høy eller noen grad.

  • Totalt oppgir 59 prosent at svak kultur for gjennomføring av prosjekter i henhold til tid, kostnader og kvalitet i høy eller noen grad er et problemområde.

  • 62 prosent av offentlige virksomheter oppgir at de i høy eller noen grad bruker så mye ressurser på drift at det går på bekostning av utvikling. Kommunal sektor utpeker seg hvor fire av fem kommunale virksomheter oppgir i høy eller noen grad.

  • 57 prosent av beste praksis virksomhetene integrerer sin IT-strategi i virksomhetsstrategien. Blant verste praksis virksomhetene er tilsvarende andel kun på 16 prosent.

 Organisering og styring

  • Beste praksis virksomhetene har toppledere med høy kompetanse i endringsledelse ifølge IT-lederen i virksomheten.

  • Færre velger sentralisert IT-organisering. Det offentliges dreining bort fra en sentralisert modell kan ses i sammenheng med at kommunikasjon og interaksjon med innbyggere og næringsliv digitaliseres. Det blir dermed viktigere å gi større handlingsrom til de som er tett på brukerne og som da er ansvarlige for tjenesteopplevelsen.

Digitalisering i offentlig sektor

  • Statlig sektor er på god vei til å etterleve kravet om digitalisering av skjema fra Digitaliseringsrundskrivet. Kun 14 prosent av statlige virksomheter svarer at de ikke forventer å digitalisere skjema med over 3000 innsendinger i året.

  • 1 av 3 IT-ledere svarer at de ikke har skjema med årlig volum over 3000 innsendinger.

  • På spørsmål om hvordan størsteparten av de statlige virksomhetenes tjenester tilbys, oppgir 38 prosent av virksomhetenes IT-ledere at de hovedsakelig tilbyr generell informasjon på nett. 29 prosent oppgir at deres tjenester i hovedsak er skjema for nedlastning på nett.

  • «IT i praksis» finner ingen korrelasjon mellom kommunestørrelse og digitaliseringsnivå.

  • Videre understrekes det i rapporten at behovet for samordning mellom kommuner er stort og overmodent.

Bruk av felleskomponentene

  • Mellom 19 og 33 prosent oppgir at de ikke har planer om å benytte seg av felleskomponentene (nasjonale felleskomponenter sett under ett, men unntak av Digital post)

  • Bruk av felleskomponenter i staten ser ut til å ha stabilisert seg. Det er bruken blant kommunene som i stor grad står for økningen.

  • 64 prosent av virksomhetene sier at de benytter seg av Altinn (usikkert om dette er via andre virksomheters tjenester eller om de er tjenesteeiere selv) og 55 prosent oppgir at de benytter seg av ID-porten.

  • 18 prosent av de statlige virksomhetene oppgir at de benytter seg av Digital post, mens 44 prosent svarer at de kommer til å gjøre det i løpet av de neste tre årene.

  • Blant de 38 prosentene som ikke ønsker å benytte seg av Digital post er det rimelig å anta at flere av dem kun henvender seg til privat næringsliv, da gjennom Altinn.

  • 3 av 4 IT-ledere ser høy eller nokså høy nytte ved Digital post.

  • 43 prosent av kommunene oppgir at de benytter seg av KS SvarUT, og ytterligere 43 prosent svarer at de planlegger å benytte løsningen.

  • 44 prosent av IT-ledere i staten og 52 prosent i kommunal sektor oppgir at manglende sentral koordinering av aktører i sektoren er en av de største utfordringene for å ta i bruk nasjonale felleskomponenter.

  • 48 prosent av IT-ledere i offentlig sektor oppgir at de bruker Difis prosjektveiviser. I motsetning til den danske fellesstatlige IT-prosjektmodellen er ikke prosjektveiviseren obligatorisk å bruke i IT-prosjekter, men en anbefaling.

  • IT-lederne i staten tror at flere og bedre sentrale styringstiltak vil bidra til resultater og gevinster i virksomheten. 66 prosent mener at forenkling av anskaffelsesprosesser i høy grad vil gi gevinster, 27 prosent i noen grad. 38 prosent mener forenkling av standardkontrakter vil i høy grad gi gevinster, 47 prosent oppgir i noen grad.

Hva mener innbyggerne?

  • 71 prosent av innbyggerne oppgir at de har kommunisert med offentlig sektor via nettside eller elektronisk selvbetjeningsløsning i forbindelse med søknad, melding, bestilling eller innrapportering. Tilsvarende andel var på 69 prosent i fjor. Aldersgruppen 25-39 år bidrar mest til denne økningen. For aldersgruppen 60 år og oppover er det en marginal positiv utvikling siden i fjor.

  • Framtredende funn er at innbyggere som foretrekker å kommunisere digitalt i stor grad har høyere utdanning og relativt høy inntekt.

  • 62 prosent er helt eller delvis enig i at det er vanskelig å få oversikt over hvilke digitale tjenester som finnes.

  • 45 prosent av innbyggerne oppgir at de benyttet seg av en selvbetjeningsløsning sist gang de var i kontakt med offentlig sektor. 59 prosent oppgav at kontakten var effektiv, og like mange mente at behovene deres ble godt ivaretatt. Sistnevnte med en nedgang fra 64 prosent i fjor.

  • IT i praksis viser at digital kommunikasjon mellom offentlig sektor og innbyggerne øker i sakte fart. Samtidig er innbyggerne mindre fornøyde med selvbetjeningsløsningene over nett. Det er ikke grunn til å tro at selve tjenestene eller løsningene har blitt dårligere, men at brukerne stiller høyere krav til hvordan løsningene skal fungere. Det forventes at tjenestene skal fungere på ulike enheter, som på mobil og nettbrett.

Brukerinkludering

  • Kun en av tre virksomheter måler bruk og brukertilfredshet av sine digitale løsninger.

  • 30 prosent av virksomhetene gjennomfører prosesser hvor brukerne inkluderes.

  • 10 prosent har etablert en formell prosess for å samle inn og vurdere innovasjonsideer fra ansatte, leverandører og brukere. 16 prosent mener at det er meget stort potensiale i økt brukerinvolvering, mens 31 prosent svarer at potensialet er stort.

Metode og utvalg

Populasjonen i undersøkelsen er 530 av de største private og statlige virksomhetene i Norge. 90 virksomheter i privat sektor har svart på spørreskjema, noe som tilsvarer en svarprosent på 33,3 prosent. 141 offentlige virksomheter (statlige, fylkeskommunale og kommunale) har gjennomført undersøkelsen, en svarprosent på 53,6 prosent.

To typer spørreskjema er sendt ut til virksomhetene. Det ene er sendt til virksomhetens øverste IT-ansvarlige, og det andre (tilpasset og avgrenset) er sendt til virksomhetenes øverste forretningsansvarlige. IT i praksis-panelet bestående av IT-sjefer, IT-direktører og direktører har bidratt med å bestemme spørreskjemaets innhold.

Ipsos MMI har på vegne av IT i praksis utført telefonintervjuer av befolkningen med spørsmål om deres syn på digitalisering av offentlig sektor. Det ble gjennomført 1004 telefonintervjuer av et representativt utvalg av befolkningen over 15 år. 

Deldette