Automatiserte løsninger forenkler arbeidet

Rapportering i universitets- og høyskole sektoren tar mye unødvendig tid. Arne Lunde i Kunnskapsdepartementet, forteller hva som gjøres for å effektivisere arbeidet.

 

Arne Lunde, avdelingsdirektør Kunnskapsdepartementet

Hva er de største tidstyvene i universitets- og høyskolesektoren?

- Det er helt klart rapportering. Det står for 40 % av de innrapporterte tidstyvene i sektoren. Det folk oppdager er at den digitale infrastrukturen vi har tilgang på i dag kan utnyttes mer effektivt for å redusere arbeidsmengden på disse områdene. Vi har ikke noen direkte kalkyler, men vi har 34. 000 ansatte i høyere utdanning i Norge. Vi er den nest største sektoren etter helseforetakene når det gjelder den statlige delen av arbeidslivet, og av disse jobber 35-40 % med administrative oppgaver. Og det er klart at hvis vi kan ta ut bare noen prosent i administrativ effektivisering så betyr dette mange årsverk spart. Så potensialet her er stort.

«Veldig mye av rapporteringen er automatisert, sånn at man har digitaliserte løsninger, for eksempel standardiserte digitale algoritmer som forenkler arbeidet.»

Arne Lunde, avdelingsdirektør Kunnskapsdepartementet

Hva blir gjort for å fjerne tidstyvene?

- Jeg tror det er viktig å påpeke at dette ikke er noe skippertaksutfordring. Det er løsninger som det tar tid å få på plass. Det gjelder å være kritisk og se muligheter for hvor en kan forenkle. Bare de siste dagene har vi hatt en diskusjon om hvordan vi i departementet henter ut tall. Vi har et finansieringssystem som er basert på en del input og jeg tror at med de grepene vi gjør her nå så kan vi bare der hente ut effekt ved å bruke av de registrene og de dataene vi har og ikke legge på ekstra rapporteringskrav som krever mange manuelle rutiner. Vi må tenke allerede når vi bestiller data. Når departementene bestiller så tenker vi for oss selv, om våre egne behov, hva vi egentlig vil ha. Men vi må i større grad ha innsikt og forståelse for at de behovene vi har, skal også kunne løses på en effektiv og enkel måte. Jeg vil si at de ti årene vi har jobbet med dette, så har det skjedd mye. Veldig mye av rapporteringen er automatisert, sånn at man har digitaliserte løsninger, for eksempel standardiserte digitale algoritmer som forenkler arbeidet. Der hvor en før trengte mange hender og hoder i arbeid for å løse dette.

«..hvis vi ser på det produktivitetsmessig, har vi begynt å kunne dokumentere en nedgang i bruk av administrative ressurser.»

Arne Lunde, avdelingsdirektør Kunnskapsdepartementet

Ser dere noen effekter av dette?

- Ja, hvis vi ser på det produktivitetsmessig, har vi begynt å kunne dokumentere en nedgang i bruk av administrative ressurser. Det er ikke lett å dokumentere dette, for samtidig har den digitale verden gjort data mye mer tilgjengelig, så rapporteringsbestillingene inn har økt. Hadde vi hatt de samme rapporteringskravene i dag som for ti år siden, ville vi hatt en større effekt, men vi har samtidig lasset på med ekstra rapporteringskrav. Der tror jeg det er viktig at også overordnede myndigheter tenker gjennom hva det er vi egentlig har bruk for. Hvordan kan vi bestille slik at det bare tas ut av eksisterende databaser?

Hvordan kan digitalisering og standardisering være med på å løse dette?

- Det vil fjerne tidstyver i form av at mye manuelt arbeid knyttet opp mot rapporteringen blir borte. I tillegg blir rapporteringen mer pålitelig fordi det er elektronisk. Da får vi en digital dataflyt som sikrer mye mer kvalitet i data som gjør at de dataene vi kan levere i dag er bedre enn de for ti år siden.

Kan du fortelle litt om Database for statistikk om høgre utdanning (DBH)?

- Hvis vi går ti år tilbake i tid gjorde vi en god del datainnhenting. Allerede da hadde vi DBH på plass, men på økonomiområdet gjorde vi en god del av datainnhentingen og analysene selv. Det vi har gjort er å outsource dette til spesialister, til vår egen data- og informasjonstjeneste, der vi får inn informasjon om sektoren. DBH gjør at høyere utdanning i Norge er en av de best dokumenterte statlige sektorene.

«Hvis vi sammenligner oss med andre land, ligger Norge langt fremme både når det gjelder standardisering og etablering av felles digitale løsninger.»

Arne Lunde, avdelingsdirektør Kunnskapsdepartementet

Hvorfor er dere så gode til dette?

- Noe av årsaken ligger nok i at høyere utdanning i stor grad er statlig eid. Også i at vi begynte tidlig med arbeidet, og at vi har jobbet med dette systematisk over tid. Vi har etablert en relativt stor grad av standardisering, blant annet har vi et felles studieadministrativt system som er det viktigste fagsystemet vårt som gir oss informasjon om studier, om studenter og det er felles for hele sektoren. Og vi har på flere andre områder en standardisert felles infrastruktur. Hvis vi sammenligner oss med andre land, ligger Norge langt fremme både når det gjelder standardisering og etablering av felles digitale løsninger.

Har tidstyvarbeidet hatt noen påvirkning for deres tidstyvfangst?

- Ja. Det var ikke noe nytt som ble innført, men det er klart at det å få politisk oppmerksomhet for oss som driver med forvaltning, det er alltid nyttig. Og det gjør at det er lettere å prioritere disse tingene enn det var før. Så det fører til en prioritering av effektiviserings- og standardiseringsarbeid og også etablering av gode effektive fellesløsninger. Sånn sett er det nyttig med politisk fokus.

Publisert: 04. jan 2016, Sist endret: 20. mar 2018

Deldette