Kokebok for eInnsyn

Kokebok for eInnsyn er ei praktisk retta rettleiar for verksemdsleiarar og prosjektleiarar som skal implementere eInnsyn i verksemda.

Hender som jobber på et nettbrett. Illustrasjonsbilde.

Målet er å fremje openheit og demokrati

Denne rettleiaren skal støtte verksemdene i arbeidet med å ta i bruk eInnsyn.

Ved å følge framgangsmåten i denne kokeboka kan de identifisere kva slags endringar de må gjere i roller og arbeidsprosessar, og korleis de kan jobbe med kultur for å lykkast med innføringa av eInnsyn. Framgangsmåten er ordna i fire fasar.

Tenk stort og start smått. Om det verker overveldande å gå gjennom alle saksbehandlingsprosessane, start gjerne med éin prosess, og ta dei andre seinare.

Lykke til!

Bli kjend med eInnsyn

Bakgrunnen for eInnsyn

Staten ved Difi og Oslo kommune samarbeider om å utvikle ei ny, framtidig og felles innsynsløysing for heile det offentlege Noreg. For statlege verksemder er hovudformålet med eInnsyn å modernisere dagens Offentleg Elektronisk Postjournal (OEP) ved å effektivisere handteringa av postjournalar og innsynskrav i verksemdene, og tilby moglegheit for å publisere dokument. For Oslo kommune blir det i tillegg til postjournalfunksjonalitet laga ei ny og betre løysing for søk i politiske saker.

Den nye innsynsløysinga er utforma på bakgrunn av prinsippa om meir openheit, økt tilgang og styrka offentlegheit. Ved å legge til rette for nye måtar å jobbe på skal løysinga bidra til å frigjere ressursar forvaltninga kan bruke på andre oppgåver, og det skal bli enklare for innbyggjarar og pressa å søke om innsyn.

Kommunal- og moderniseringsdepartementet har gitt Difi ansvaret for å utvikle og utforme eInnsyn. I juni 2016 blei det inngått eit samarbeid med Oslo kommune om å samarbeide om utviklinga av ei felles løysing. eInnsyn blei sett i produksjon for statleg sektor 8. januar 2018. Oslo kommune hadde oppstart i februar 2018. Etter kvart vil det vere mogleg for alle kommunar å nytte løysinga etter eige ønske.

Visjonen er ein felles inngang til offentleg sektor

eInnsyn skal fremje openheit og demokrati, og realiserer visjonen om ein felles inngang til informasjon til og frå offentleg sektor for innbyggjarar, journalistar, interessegrupper, politikarar og forvaltninga sjølv.

Forvaltninga får tilgang til eit betre verkty for publisering av offentleg informasjon.

Overføring av offentleg journal til eInnsyn vil gå automatisk, og den nye løysinga er sikker. eInnsyn legg til rette for ein meir effektiv arbeidsflyt, auka moglegheiter for kvalitetskontroll og kvalitetsheving av data. Eit viktig element i løysinga er funksjonaliteten for å publisere offentlege saksdokument i fulltekst.

For kommunane vil det i tillegg vere ein funksjonalitet for å publisere saker og dokument frå alle politiske møte.

 På overordna nivå er det særleg tre område som har merksemd:

  • Ny teknisk infrastruktur for automatisering av prosessar
  • Forenklingar og forbetringar for dataeigar/forvaltninga
  • Forbetringar for brukarane: innbyggjarar og pressa/media

Innbyggjarar og pressa får tilgang til informasjon frå det offentlege Noreg på éin stad, ved hjelp av ei teneste som er lett tilgjengeleg og har betre og meir brukarvennleg funksjonalitet for innsyn.

eInnsyn vil også ha ny og betre søkefunksjonalitet, mobilvennleg nettside og moglegheit til å skreddarsy eInnsyn tilpassa behovet til den enkelte brukaren.

eInnsyn kan gi store gevinstar

eInnsyn kan gi store gevinstar for både den kommunale og den statlege forvaltninga, innbyggjarar og pressa. Offentlege verksemder kan spare tid fordi arbeidsflyten blir meir effektiv, og tid brukt på innsynskrav kan reduserast. Innbyggjarane vil oppleve betre kvalitet på tenester i form av auka openheit i forvaltninga.

Om verksemda ønsker å redusere tid brukt på innsynskrav, bør ho nytte seg av moglegheita for å fulltekstpublisere saker og dokument på eInnsyn. På den måten kan brukarane få innsyn utan å søke om det.

For å utnytte moglegheitene eInnsyn gir, kan det vere behov for endring av arbeidsprosessane og kultur for publisering av offentleg informasjon.

Leiinga må gå i bresjen for endringar av arbeidsprosessar og kultur. Forankring hos leiinga er derfor avgjerande. For å oppnå det, bør de forankre bruk av eInnsyn gjennom å inkludere det i verksemda si strategi for informasjonsforvaltning.

Skap forståing hos leiinga for kvifor og korleis openheit kan praktiserast. Fordelane med openheit kan vere mange. For eksempel kan fulltekstpublisering av offentleg informasjon vere eit godt tiltak for å heve kvaliteten på internkontrollen. Viktigheita av dette har også blitt påpekt av referansegruppa for arbeidsprosessar og kvalitetssikring i Prosjekt eInnsyn.

Gevinstane frå eInnsyn vil komme gradvis etter kvart som verksemda utviklar ein kultur for openheit.

Innsyn frå eit juridisk perspektiv

Offentleglova er den viktigaste lova som regulerer retten til innsyn i offentleg informasjon. Formålet med lova er å legge til rette for at offentlege verksemder er opne og gjennomsiktige, fordi dette styrker informasjons- og ytringsfridomen, den demokratiske deltakinga, rettssikkerheita til den enkelte og tilliten til forvaltninga.

Lova seier at alle saksdokument, journalar og register i utgangspunktet er opne for innsyn, så lenge dei ikke blir regulert av andre lover eller forskrifter. Visse typar informasjon er teipliktige, og skal aldri givast innsyn i. Andre typar informasjon kan offentlege verksemder bestemme om dei vil gi innsyn i eller ikkje.

For å oppfylle offentleglovas formål er det viktig at offentlege verksemder praktiserer meiroffentlegheit, og gir innsyn i informasjon som er viktig for innbyggjarar og presse sjølv om den kan blir unnateke offentlegheita.

Ei av forbetringane ved eInnsyn er enklare funksjonalitet for å fulltekstpublisere offentlege saksdokument på internett. Det står ingenting i offentleglova som hindrar dette.

Fulltekstpublisering av offentleg informasjon kan difor vere eit viktig tiltak som fører til auka openheit i forvaltninga.