Slik søker du om midlar frå medfinansieringsordninga

Midlar for 2018 blir lyst ut når framlegg til statsbudsjett er klart i oktober. Då blir også søknadsskjema lagt ut. Det blir rettleiingssamling 6. nov. og 6. des.

Last ned

111MILL

er delt ut til 14 prosjekt (2017)

3MRD

er den potensielle innsparinga for det offentlege på dei 14 prosjekta

Korleis søke om midlar?

For å få tildelt midlar må det fremjast ein søknad og utarbeidast ei forenkla samfunnsøkonomisk analyse og ein gevinstrealiseringsplan.

Søknaden må innehalde:

  • Utfylt søknadsskjema
  • Vedlegg 1- Føresetnader for utrekning av samfunnsøkonomisk lønnsomheit (NB - malen er justert 14.12.16)
  • Vedlegg 2- Utrekning av netto noverdi

Aktuelle malar finn de øvst på sida når det er aktuelt å søke.

Vurdering av søknader

Søknader om midlar frå ordninga for vil bli behandla i to trinn.

Trinn 1
Søknadane må stette alle formelle krav, og blir deretter rangert ut frå samfunnsøkonomisk lønsemd, der vi legg vekt på netto noverdi per investert krone samt kvalitative nytteverknader. Vi ser også på korleis interne gevinstar er tenkt realiserte. Verksemder som blir prioriterte for medfinansiering innanfor årets økonomiske ramme, vil få førebels tilsegn om midlar.

Trinn 2
Verksemdene som har fått førebels tilsegn om midlar i trinn 1, må levere ein gevinstrealiseringsplan innan ein gitt frist. Gevinstrealiseringsplanen skal ta utgangspunkt i den samfunnøkonomiske analysen i søknaden. Innsendte planar vil bli behandla fortløpande og endelege tilsegnsbrev sendt ut.

Ofte stilte spørsmål

Hvilke virksomheter kan søke om midler?

  • Statlige forvaltningsorganer
  • Forvaltningsorganer med særskilte fullmakter
  • Forvaltningsbedrifter

Kommuner og fylkeskommuner kommer ikke inn under ordningen.

Hvilke kriterier ligger til grunn i vurdering av søknadene?

  • Prosjektet må ha gjennomført konseptfasen, men ikke være i en gjennomføringsfase (jf. Prosjektveiviseren).
  • Det må gå tydelig fram hva som er bakgrunnen for prosjektet (hva er problemet/behovet?), formål (hva vil en oppnå?) og hvilke alternative konsept som er vurdert.
  • Prosjektet må ha utført en forenklet samfunnsøkonomisk analyse som viser at det er samfunnsøkonomisk lønnsomt.
  • Søknadene rangeres utfra hvilke prosjekt som gir høyest samfunnsøkonomisk lønnsomhet per investert krone over offentlige budsjett. Samfunnsøkonomisk lønnsomhet omfatter både prissatte og ikke prissatte (kvalitative) virkninger.
  • Det må leveres en gevinstrealiseringsplan innen gitt frist. Overordnet departement må være gjort kjent med planen.

Hvilke prosjekter faller utenfor ordningen?

  • Økonomiske tilskudd for å fremme generell IKT-bruk
  • Refinansiering av pågående prosjekter
  • Etablering av organisasjonsenheter som skal arbeide med IKT-relaterte oppgaver
  • Finansiering av økte, varige driftsutgifter etter gjennomførte investeringer
  • Forskningsprosjekter
  • Forprosjekter/utredningsprosjekter
  • IKT-tilpassinger som følge av omorganisering eller lovendring
  • Prosjekter der bruk av IKT ikke er et sentralt virkemiddel
  • Investeringsbehovet er mindre enn 5 mill. kr eller større enn 50 mill. kr

Kan en virksomhet søke om midler til flere prosjekt?

Dersom det kommer inn søknader om midler som overstiger ramma som er til fordeling, vil det bli lagt vekt på fordeling på virksomheter og hvor mye som er gitt til en og samme virlksomhet over tid.

Hva vil det si at prosjektene må være selvstendige og ha eget gevinstpotensial?

  • Det betyr at prosjektet ikke skal være en del av et annet og større prosjekt, der lønnsomhet og gevinster er avhengig av at en lykkes med delprosjekt/tiltak som ligger utenfor det omsøkte prosjektet.
  • Prosjektet kan være en del av en større prosjektportefølje/program så lenge det har egne gevinster og positiv NNV (netto nåverdi) uavhengig av andre prosjekter.

Hvordan utfører jeg en forenklet samfunnsøkonomisk analyse?

  • En må ta stilling til alle nytte- og kostnadsvirkninger som oppstår som følge av prosjektet.
  • Analysen omfatter også nytte- og kostnadsvirkninger som oppstår utenfor egen virksomhet.
  • Benytt verktøy for forenklet samfunnsøkonomisk analyse som er utarbeidet spesielt for denne ordningen
    • Grunnleggende forutsetninger er forhåndsutfylt for enkelhetens skyld
    • Netto nåverdi beregnes automatisk etter utfylling av nytte- og kostnadsvirkninger
  • Det må gå tydelig frem av prosjektforslaget hvordan det digitale tiltaket endrer arbeidsprosesser. Dette danner grunnlaget for hvordan nyttevirkningene oppstår og må dokumenteres videre i søknadsskjemaets del om samfunnsøkonomisk analyse.

  • Den samfunnsøkonomiske analysen skal dokumenteres i søknadsskjemaet samt i verktøy for beregning av nettonåverdi.

Se verktøy for samfunnsøkonomisk analyse og veiledning i bruk av verktøyet for ytterligere informasjon (dokumenter for nedlasting øverst på denne siden).

Hva er inkludert i prosjektkostnadene?

  • Konsulentbistand
  • Investering i IKT – maskinvare og programvare
  • Egne lønnskostnader til prosjektmedarbeidere
  • Egne lønnskostnader til de som gjennomfører brukeropplæring

Må det inngås formelle avtaler dersom flere virksomheter samarbeider om et prosjekt?

  • Det må inngås formelle avtaler der finansieringsbidrag fremgår, og en statlig virksomhet må stå som ansvarlig for prosjektet.
  • Kommuner eller andre offentlige virksomheter kan delta i prosjektet, og deres eventuelle finansieringsbidrag kan regnes med i totale prosjektkostnader.

Hva kan Difi bistå søkerne med?

  • Veiledning i søknadsprosessen
  • Veiledning i bruk av maler og verktøy

Det vil bli bli holdt veiledningssamlinger som annonseres på difi.no.

Vi oppfordrer virksomheter med prosjekt over 10 mill. kr å søke veiledning og kvalitetssikring også hos Digitaliseringsrådet.

Hvordan foregår utbetaling av midler?

  • Virksomheten får en belastningsfullmakt på Difis budsjett. Nettobudsjetterte virksomheter får utbetalt midlene (overføring av midler til virksomhetens budsjett).
  • For prosjekt som går over flere år (maksimalt tre år), blir belastningsfullmakt/utbetaling gjort årlig i henhold til budsjetterte prosjektkostnader per år.
  • Det må leveres årsrapporter som grunnlag for utbetalinger år 2 og ev. 3.

Må jeg søke på nytt neste år dersom prosjektet varer lenger enn ett år?

Nei, du må ikke søke på nytt for påfølgende år.

Må metodikken fra Prosjektveiviseren benyttes i gjennomføringen av prosjektene?

  • Difi anbefaler å bruke Prosjektveiviseren, jf. digitaliseringsrundskrivet.
  • Dersom virksomheten har en annen prosjektmodell bygd på beste praksis, kan denne benyttes.
  • Ved søknad og annen dokumentasjon skal malene som er utarbeidet spesielt for medfinansieringsordningen benyttes.

Må prosjektene være vurdert av Digitaliseringsrådet før det kan søkes støtte fra ordningen?

  • Nei, det er ingen forutsetning. Virksomhetene kan frivillig søke råd og kvalitetssikring hos Digitaliseringsrådet.
  • Difi oppforderer alle som får medfinansiering og har prosjektkostnader over 10 mill. kr å ta kontakt med Digitaliseringsrådet.

Er det mulig å få utsatt innleveringsfrist for levering av prosjektbeskrivelse og samfunnsøkonomisk analyse?

Nei, fristen vil være endelig.

Hvordan vurderes gevinster i utlandet?

Alt som påvirker ressursbruken eller velferden til noen i samfunnet, skal tas med, men analysen skal i utgangspunktet begrenses til virkninger for grupper i Norge. Jf. DFØs veileder s. 13.

Er opplysningene i søknadene offentlige?

Difi og KMD vil kunne bruke all informasjon fra søknader og rapporter til kunnskapsforvaltning og –spredning i offentlig sektor. Opplysninger som i følge lovverket er unntatt offentlighet vil selvsagt ikke bli delt. Dette blir presisert i tilsagnsbrevet som virksomheten får ved tildeling av midler.

Hva skjer hvis prosjektet ikke blir gjennomført som planlagt?

Medfinansieringsdelen kan samlet ikke overstige 50% i prosjektperioden. Hvis prosjektet går ut over tid og kostnad, vil det få konsekvenser for utbetaling av medfinansieringsmidler og eventuelt medføre krav om  tilbakebetaling av allerede utbetalte midler.

Om gevinstrealiseringsplanen 

Hva inneholder en gevinstrealiseringsplan?

  • En forutsetning for en god gevinstrealiseringsplan er at virksomhetene har gjennomført planleggingsfasen for prosjektet (jf. Prosjektveiviseren).
  • Forutsetningene for nyttevirkningene fra den samfunnsøkonomiske analysen må verifiseres og oppdateres. Det vil antagelig være nødvendig å detaljere forutsetningene mer.
  • Virksomhetene må også gjøre en vurdering av når gevinster kan realiseres og når økonomiske midler kan fristilles. Minimum 50% av netto gevinst i egne virksomhet (prissatte gevinster minus eventuelle økte kostnader) skal tas ut i form av budsjettreduksjon.
  • Gevinstrealiseringsplanen må inneholde en periodisering av de fristilte økonomiske midlene.
  • Overordnet departement skal være gjort kjent med gevinstrealiseringsplanen.
  • Dersom vesentlige prissatte gevinster kommer i andre virksomheter, skal disse oppgis i eget vedlegg, og virksomhetene skal involveres i utarbeiding av planen. Dersom det gjelder kommunesektoren, skal KS inolveres og KMD informeres.

Kan vi selv bestemme hvordan vi vil bruke gevinstene?

KRAV f.o.m. 2017: Minimum 50 % av netto gevinst i egen virksomhet (prissatte gevinster minus eventuelle økte, varige driftskostnader) skal tas ut i form av budsjettreduksjon. Dere gjør i gevinstrealiseringsplanen rede for hvordan gevinstene skal disponeres - i form av budsjettreduksjon og til alternativ anvendelse i virksomheten. Reduksjonen skjer i form av reduserte budsjettrammer når gevinstene inntreffer.

Når må vi bruke vedlegg for gevinster i andre offentlige virksomheter?

  • Du fyller ut et vedlegg for hver virksomhet med vesentlige gevinster, dersom det ikke er plass til alle i malen.
  • Viksomheten(e) skal involveres i utarbeiding av planen, og skal informere sine overordna departement.
  • Kommunesektoren kan behandles under ett, der det er naturlig. KS skal da involveres, og KMD skal gjøres kjent med planen.

Kan vi oppdatere gevinstrealiseringsplanen i prosjektperioden?

Ja, det vil ofte være slik at gevinstrealiseringen - hvor mye, hvordan og når - vil kunne endre seg i løpet av prosjektgjennomføringen. Da skal dere levere en oppdatert versjon av planen, f. eks. i forbindelse med årsrapporteringen. Det skal gå fram at det er en ny versjon, og oppgis dato for revisjonen. Se justert mal for gevinstrealiseringsplan øverst på siden. Dersom endringene er så store at selve grunnlaget for medfinansiering (samfunnsøkonomisk lønnsomhet) redusereres vesentlig, kan det medføre krav om tilbakebetaling av tildelte midler.

Skal vi rapportere om gevinster etter at prosjektet er avsluttet?

Gevinstrealisering kan skje over flere år etter at prosjektet er avsluttet. Difi vil kunne be om rapportering der det er aktuelt, og skal ha kopi av rapporter om gevinstrealisering til overordna departement.

 

Sist endra: 
05. sep 2017

Sharethis

Kontakt

Fant du det du lette etter?

* er obligatoriske felter som du må fylle ut for å sende skjemaet. Hvis du har et spørsmål du ønsker svar på, vennligst se www.difi.no/om-difi/kontakt-oss

Fant du det du lette etter?
*