Veileder for orden i eget hus

Informasjon er en av de viktigste ressursene i offentlig sektor, og det har lenge vært et krav om at offentlig sektor må utnytte informasjonen sin på en bedre måte for å bli mer effektiv, gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv, og bidra til økt rettssikkerhet.

Veilederen er bygd opp rundt tre aspekter ved informasjonsforvaltning i en virksomhet: utnyttelse og sikring av, og kvalitet på informasjon.

Vi har også med tips til hvordan man kan komme i gang med arbeidet med informasjonsforvaltning i egen virksomhet. Under hver av disse delene finner du også erfaringer fra andre offentlige virksomheter i arbeidet med bedre informasjonsforvaltning. 

Innledning

Bakgrunn

Digitaliseringsrundskrive (regjeringen.no) konkretiserer kravet om bedre utnyttelse av informasjon ved bl.a. å si at offentlige virksomheter i størst mulig grad bør gjenbruke informasjon som allerede finnes.

Lov om oppgaveregisteret (Lovdata) er enda sterkere og stiller krav om samordning rundt innhenting av informasjon fra næringslivet når dette er egnet jf. § 5. Formålet med dette er bl.a. å fremme en datadelingskultur i offentlig sektor.

En større grad av gjenbruk krever imidlertid en helhetlig forvaltning av informasjon, både internt i og på tvers av virksomheter. Mange offentlige virksomheter har nå en felles forståelse av at manglende oversikt over egen informasjon - eller manglende “orden i eget hus” - er et av de viktigste hindrene for elektronisk informasjonsutveksling, og dermed gjenbruk av andres informasjon.

Skate har derfor tatt initiativ til et felles rammeverk for informasjonsforvaltning. Rammeverksarbeidet inkluderer etablering av en rekke veiledere innen informasjonsforvaltning (begrepsforvaltning, felles informasjonsmodeller m.m.) og standardisering for å sikre god utveksling av informasjons- og tjenestebeskrivelser (utvekslingsformat for begreper, beskrivelse av datasett m.m.). Veilederen for “orden i eget hus” inngår som en del av rammeverket.

Om veilederen

Målgruppe:

Behovet for “orden i eget hus” gjelder hele offentlig sektor. Det betyr at målgruppen for denne veilederen både er statlige og kommunale virksomheter av ulik størrelse og med ulik erfaring innenfor informasjonsforvaltning. Veilederen henvender seg til de som i den enkelte virkomhet har ansvar for og myndighet til å sørge for “orden i eget hus”. Dette er i mange tilfeller linjen/ledelsen, men vil også være ansatte som skal følge opp det konkrete arbeidet internt.

Bruk:

Veilederen skal støtte arbeid som er nødvendig for å få til deling av informasjon, men skal ikke omhandle hvordan selve delingen skal gjøres i praksis (avtaleverk, utvekslingsformater o.l.). Dens bidrag er å hjelpe virksomhetene med å etablere “orden i eget hus”, en situasjon der oversikten som trengs for å dele informasjon, er på plass. Veilederen vil gå nærmere inn på hva dette innebærer i praksis.

Veilederen er ikke laget for å leses fra a til å. Siden målgruppen er variert, vil ulike deler være relevante for ulike brukergrupper.

Veilederen er basert på innspill fra en gruppe offentlige virksomheter, og vil være preget av de erfaringer gruppen har. Det vil komme nye versjoner etterhvert som erfaringene med og rammeverket rundt informasjonsforvaltning øker både i bredde og dybde.

Utnyttelse

I denne første versjonen av veilederen er det datautnyttelse i form av datadeling som er i fokus. For at offentlig sektor skal kunne dele data med hverandre, er det viktig at de enkelte virksomheter har oversikt over egne data. Dette er et prinsipp for god informasjonsforvaltning, slik det er definert i rapporten om Informasjonsforvaltning i offentlig sektor (pdf) .                   

Det er dette som er essensen når vi snakker om "orden i eget hus". Mer om hva vi legger i begrepet "orden i eget hus" (åpner i ny fane).

Veilederen baserer seg på fem punkter, der hvert punkt representerer et økende ambisjonsnivå.

  1. Dataene i virksomheten er beskrevet
  2. Oversikten fra punkt 1 er publisert
  3. Tilgang til data er vurdert
  4. Dataelementene er beskrevet
  5. Beskrivelsene er strukturerte og maskinlesbare

Mer om de fem trinnene til orden i eget hus

Informasjonssikkerhet

Informasjonssikkerhet handler om å sikre informasjonens konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet.

  • Å sikre konfidensialitet innebærer å hindre uautorisert innsyn i informasjon som ikke kan være åpent tilgjengelig for alle.
  • Å sikre integritet innebærer å hindre uautorisert endring og sletting av informasjon.
  • Å sikre tilgjengelighet innebærer å sikre tilgang til informasjon ved behov for tilgang.

Difi har utviklet veilederen Internkontroll i praksis - informasjonssikkerhet. Internkontroll betyr intern styring og kontroll. Internkontroll på informasjonssikkerhetsområdet betyr intern styring og kontroll slik at informasjonssikkerheten ivaretas på det nivå og med den ressursinnsats virksomhetsledelsen mener er riktig.

Informasjonssikkerhet er av avgjørende betydning for god informasjonsforvaltning. For mer informasjon og veiledning om informasjonssikkerhet henvises det til Difis nettsider om informasjonssikkerhet.

Erfaringsdeling

Eksempler på erfaringer med informasjonssikkerhet fra andre virksomheter

Kvalitet

Når det gjelder kvalitet, vil dette være en nyttig opplysning i beskrivelsen av et datasett, men kvalitet inngår ikke som eget felt i DCAT-AP-NO. Noen av feltene kan i stedet brukes som indikatorer på kvalitet, f.eks. oppdateringsfrekvens og utgivelsesdato (aktualitet på datasett). Utgiver (kilde) kan for noen data også si noe om kvalitet (ut fra kildens autoritet på området).

I dette kapittelet skal vi imidlertid se litt mer på de kvalitetsvurderinger en dataforvalter vil foreta i forbindelse med tilgjengeliggjøring av informasjon om datasett.

Hva er bra nok til å deles?

Veilederen omhandler tilgjengeliggjøring av informasjon om egne datasett, men i arbeidet med å lage oversikt over og beskrive datasett, vil sannsynligvis en dataforvalter også tenke over om selve datasettene er bra nok. Hvis en synliggjør at de finnes, øker sannsynligheten for å bli kontaktet av potensielle brukere, og er disse dataene av en slik kvalitet at en ønsker å utlevere dem til andre?

Erfaringsdeling

En erfaring flere har gjort seg, er at tilgjengeliggjøring fører til bedre kvalitet. Når informasjon gjøres tilgjengelig, er det flere som kan oppdage og gi tilbakemelding om potensielle feil, og eier kan rette opp disse.

Erfaringer SSB og Brønnøysundregistrene har gjort knyttet til kvaliteten på informasjon de har gjort tilgjengelig

Hvordan komme i gang?

Her omtaler vi punkter som du bør gjennomgå for å komme i gang. Denne delen vil vi i kommende versjoner bearbeide sånn at den inneholder konkrete erfaringer (beste praksis) etter hvert som vi får mer erfaring med informasjonsforvaltning.

Delingskultur som gir gevinster

Gevinstene ved å ha "orden i eget hus" er mange:

  • Mer pålitelige data
  • Økt effektivitet i egne arbeidsprosesser
  • Større endringsevne
  • Mer koordinert informasjonssikkerhet
  • Mindre innsamling av informasjon som allerede er kjent
  • Bedre digitale tjenester

Synes du dette ser interessant ut? Les mer om gevinstene ved å ha orden i eget hus og etablere en delingskultur.

Last ned

Publisert: 01. nov 2017, Sist endret: 18. nov 2017

Deldette

Fant du det du lette etter?

* er obligatoriske felter som du må fylle ut for å sende skjemaet. Hvis du har et spørsmål du ønsker svar på, vennligst se www.difi.no/om-difi/kontakt-oss

Fant du det du lette etter?
*