Virksomhetsarkitektur og Prosjektveiviseren

Prosjektveiviseren er Difis anbefalte prosjektmodell for gjennomføring av digitaliseringsprosjekter. Her viser vi hvordan prosjektledere og virksomhets- og it-arkitekter sammen kan jobbe fram bedre digitaliseringsprosjekter.

Vi jobber med å forbedre denne artikkelen. Har du innspill kan du bruke kommentarfunksjonen eller kontaktadressen nederst på siden.

Når vi her snakker om virksomhetsarkitektur, er det tilnærmingen i TOGAF vi legger til grunn. Når vi peker videre til nærmere forklaringer, er det TOGAF-innhold vi lenker til.

Virksomhetsarkitekturen bør definere prosjektets omfang

Et av hovedmålene med en virksomhetsarkitektur er å komme opp med en rekke prosjektforslag. Disse forslagene har sitt utspring i en sammenligning av nåsituasjonen og ønsket framtidssituasjon. Det er prosjektene som skal få de ønskede endringene til å skje.

Når man starter opp et prosjekt er det derfor viktig å undersøke om ideen finnes igjen i dokumentasjonen av virksomhetsarkitekturen. Prosjektforslagene finner man i produktet som kalles implementerings- og migrasjonsplan.

Fordelene med å velge prosjekt på denne måten er blant annet:

  • Man kan være sikker på at prosjektet er i tråd med virksomhetens forretningsgrunnlag, og bidrar til å oppfylle virksomhetens strategiske målsetninger.
  • Prosjektet er tilpasset virksomhetens forutsetninger, inkludert organisasjonen, tilgang til data, teknologi, m.m.

Arkitekt og prosjektleder spiller sammen i alle prosjektets faser

Prosjektveiviseren er delt inn i fem faser (jf. figuren). Vi viser her hvordan arkitekturen kan bidra inn i de forskjellige fasene.

Sammenhengen mellom de fem fasene i PV og hvordan VA kan bidra til bedre digitaliseringsprosjekter
 
 

Et hovedpoeng er at arkitekturen må påvirke prosjektet i de tidlige fasene (konsept og planlegge). Det er ofte for sent å ta hensyn til arkitekturen når man kommer til gjennomførings- og avslutningsfasene.

Vi går her gjennom fasene og aktivitetene under hver fase. I tillegg gir vi eksempler på spørsmål prosjektstyret kan stille i forbindelse med beslutningspunktene i prosjektet.

Konsept - ide, behov, mål

Avklare it-politiske føringer

Etablere prosjektbegrunnelse

  • Prosjektet bør innhente beskrivelse av prosjektforslag fra implementerings- og migrasjonsplan (IMP), inkludert strategisk begrunnelse for prosjektet.

Utarbeide prosjektforslag

  • Virksomhetsarkitekturen inneholder en arkitekturvisjon det er nødvendig å se på. Her kan prosjektet blant annet finne prinsipper, mål og drivere for hvordan virksomheten opererer, som også legger rammer for prosjektet.

Beslutningspunkt 1: Beslutte utredning av ideen

  • Er prosjektideen en del av IMP, og er den prioritert?

Beslutningspunkt 2: Beslutte prosjektplanlegging

  • Er prosjektforslaget i tråd med de overordnede føringene som ligger i virksomhetsarkitekturen?

Planlegge - styringsunderlag

Virksomhetsarkitektur deles ofte inn i fire domener. Alle fire inneholder informasjon som kan være relevant i forbindelse med utarbeidelse av styringsunderlaget for prosjektet.

Beskrive endrede arbeidsprosesser

  • Forretningsarkitektur: innholder infomrasjon om rammer og drivere, brukere, tjenester virksomheten leverer, prosesser (aktivitetene i virksomheten som skaper verdi), organisasjon, m.m. Det er nødvendig å identifisere hvordan prosjektet berører og påvirker disse.
  • Informasjonsarkitektur: gir en oversikt over begreper virksomheten bruker, hvilke informasjonsobjekter forretningssiden av virksomheten forholder seg til (f.eks. søknad, vedtak, konto, osv.), og informasjonskilder. Det er nødvendig å identifisere hvordan prosjektet berører og påvirker disse.

Beskrive løsningens tekniske tilnærming

  • Prosjektet skal i denne fasen utarbeide skisser og tekstlig framstilling av maskinvare- og applikasjonsarkitektur.
  • Applikasjonsarkitektur: beskriver prinsipper for utvikling av ikt-løsninger, applikasjoner som allerede finnes i virksomheten og hvilken funksjonalitet de tilbyr, samt integrasjonen mellom applikasjoner og for utveksling av informasjon. Det er nødvendig å få oversikt over hva prosjektet kan gjenbruke og eventuelt trenger å utvikle.
  • Teknologiarkitektur: gir blant annet en oversikt over teknologi virksomheten bruker og strategier for hvordan den skal brukes, samt oversikt over den fysiske infrastrukturen og de tjenestene den leverer. Det er nødvendig å få oversikt over hva prosjektet kan gjenbruke og eventuelt trenger å utvikle.

Utarbeide styringsdokumentasjon

  • Deler av informasjonen som trengs for å lage styringsdokumentasjonen finnes allerede i beskrivelsen av virksomhetsarkitekturen. Dette gjelder f.eks. overordnede rammebetingelser, interessentanalyse og kommunikasjonsstrategi.
  • Arkitekturdomene forretning, informasjon, applikasjon og teknologi: se punktene over.

Beslutningspunkt 3: Beslutte prosjektgjennomføring

  • Reflekterer prosjektstyringsdokumentasjonen føringene fra arkitekturbeskrivelsene, f.eks. på forretnings-, informasjons- og teknologinivå?

Gjennomføre - gjennomføringsfaser

Utvikle, teste og levere fasens produkter

  • Arkitekt kan bidra med kvalitetssikring av produkter, og vurdere om de er kompatible, i samsvar med eller konsistente med virksomhetsarkitekturen.
  • Gjennom å følge opp prosjektets produkter kan arkitekten bidra til kvalitetsheving ved å påse at produktene stemmer overens med virksomhetsarkitekturen og bidrar til å realisere intensjonene arkitekturen er basert på.

Gjennomføre anskaffelser og inngå kontrakter

  • Arkitekt kan bidra med kvalitetssikring av anbudsdokumenter, og monitorering av anbudsprosess

Beslutningspunkt 4: Beslutte oppstart av avslutningsfasen

  • Er prosjektets leveranser kompatible med arkitekturen (uformell gjennomgang)?

Avslutte - overlevering, evaluering

Evaluere prosjektet og utarbeide sluttrapport

  • Arkitekt kan bidra med å validere og kvalitetssikre sluttprodukter ut fra virksomhetsarkitekturen.
  • Prosjektet spiller inn eventuelle behov for å oppdatere beskrivelsene av virksomhetsarkitekturen.
  • I etterkant av prosjektgjennomføringen må eventuelle nye arkitekturbeskrivelser overføres til virksomhetsarkitekturen og forvaltes der.

Beslutningspunkt 5: Beslutte avslutning av prosjektet

  • Er prosjektets leveranser kompatibel med arkitekturen (formell gjennomgang)?
  • Er det uløste problemer som påvirker arkitekturen som følge av prosjektet? Hvordan skal disse håndteres, og av hvem?

Realisere - gevinster

Overvåke og styre gevinstrealisering

  • Det at prosjektet er i tråd med virksomhetsarkitekturen vil bidra positivt til gevinstrealisering. Det er en måte å sikre at prosjektet henger sammen med virksomhetens mål, strategier og forretningsgrunnlag, og at det er tilpasset prosesser, organisasjon og teknologi.
Prosjektveiviseren.no
Felles prosjektmodell for offentlig sektor

 

Sist endret: 
28. mar 2017

Deldette

Kontakt

Kommentarer

Skriv ny kommentar

* obligatorisk felt som du må fylle ut for å sende skjemaet.