Regelverk for digital kommunikasjon

Mest mogleg kommunikasjon mellom offentleg sektor og innbyggarar skal skje digitalt. Dei innbyggarane som vel å reservere seg skal framleis få vedtak og andre viktige brev på papir.

Frå samtykke til reservasjon

Frå 7. februar 2014 er digital kommunikasjon hovudregelen når forvaltinga kommuniserer med andre. Forvaltningslova og eForvaltningsforskrifta vart endra i 2014 for å legge til rette for dette. Regelverksendringane som vart gjort gjeld for heile offentleg sektor, både stat, kommune og fylkeskommune.

"Et forvaltningsorgan kan benytte elektronisk kommunikasjon når det henvender seg til andre. Dette gjelder ikke når annet følger av lov eller forskrift gitt i medhold av lov."

Føremålet med regelendringane er å gi innbyggarane og næringsdrivande ein enklare kvardag og å bidra til å fornye, forenkle og forbetre forvaltninga.

Tidlegare måtte kvar einskild offentleg verksemd innhente samtykke til elektronisk kommunikasjon med kvar einskild mottakar. Målet er at offentlege verksemder kommuniserer digitalt med alle innbyggarar og næringsdrivande. Register over innbyggarane sin digitale kontaktinformasjon og reservasjonsstatus er ein nyetablert nasjonal felleskomponent som skal gjere dette enklare.

  • Offentlege verksemder kan no kommunisere digitalt med næringsdrivande, frivillige organisasjonar og andre einingar registrert i Einingsregisteret utan å innhente samtykke. Det føreset at ein sender varsel om at einskildvedtak m.v er fatta til ei elektronisk adresse som eininga har oppgitt, og at varselet seier kor og korleis vedkomande kan skaffe seg kunnskap om innhaldet.
  • Innbyggarar kan reservere seg mot å få vedtak og andre viktige brev digitalt, viss dei framleis vil ha dette på papir. Difi etablerer eit felles register over innbyggarane sin digitale kontaktinformasjon og reservasjonsstatus. Når forvaltningsorganet har kopla seg opp til dette registeret, kan det kommunisere digitalt med alle innbyggarar som ikkje har reservert seg, utan å innhente samtykke.

Den einskilde offentlege verksemda må sjølv digitalisere sine arbeidsprosessar og sine tenester retta mot innbyggarar og næringsdrivande.

Regelendringane gjeld innanfor verkeområdet til forvaltningslova. Også for andre forvaltningsområde vert det arbeidd med regelendringar som vil gjere digital kommunikasjon til hovudregel.

Nye felleskomponentar: Digitalt kontaktregister og Digital postkasse til innbyggarar

Nasjonale felleskomponentar som grunndataregistra, Altinn og ID-porten er byggeklossar i digitaliseringsarbeidet til verksemdene, og er med på å gjere det enklare å lage digitale tenester.

Regelendringane gir heimel for å etablere register over digital kontaktinformasjon og reservasjon, eit felles register over innbyggarane sine e-postadresser og mobilnummer. Difi har etablert registeret med utgangspunkt i kontaktregisteret for ID-porten der over 3,8 millionar innbyggarar har registrert sitt mobilnummer og si e-post adresse. For innbyggarar som vel å reservere seg vil status «reservert» visast i registeret.

Difi har også etablert ein sikker digital postkasse for innbyggarane. Løysinga kan brukast av alle offentlege verksemder for å sende brev digitalt til alle innbyggarar som vel seg ein digital postkasse.

Innbyggarane har rett til å reservere seg

Reservasjonsretten omfattar

  • einskildvedtak
  • førehandsvarsel etter forvaltningslova § 16
  • andre meldingar som har noko å seie for vedkomande si rettsstilling, for behandling av saka
  • meldingar som det av andre grunnar er særleg viktig å sikre at vedkomande får

Dette betyr at viss innbyggaren reserverer seg, skal vedtak og liknande sendast på papir. Offentlege verksemder kan framleis sende SMS, e-post eller digitale brev med påminningar om avtalar, varsel om stenging av vatn og liknande servicemeldingar og informasjon, også til dei som har reservert seg. Innbyggar kan når som helst reservere seg og når som helst oppheve reservasjonen. Dei som har reservert seg mot å få vedtak og liknande digitalt, kan framleis bruke offentlege digitale tenester som krev innlogging frå ID-porten.

Reservasjonen er generell, omfattar alle punkta på lista ovanfor og gjeld for all offentleg verksemd som er regulert av forvaltningslova, då reservasjonsretten er heimla der.

Korleis kan innbyggarane reservere seg?

Innbyggarane kan reservere seg på www.norge.no eller ved å ringe brukarstøtta for ID-porten på telefon 800 30 300.

Varslingsregelen i eForvaltningsforskrifta § 8

Som tidlegare skal forvaltningsorganet sørge for at parten vert varsla om at einskildvedtak er fatta og om kor og korleis vedkomande kan skaffe seg kunnskap om innhaldet. Tilsvarande gjeld for andre brev med viktig informasjon. Tilgang på mobilnummer og e-postadresse er derfor ein føresetnad for digital kommunikasjon.

Til næringsdrivande skal varsling skje til ein oppdatert elektronisk adresse som eininga har oppgitt.

Til innbyggarar skal informasjon frå kontaktregisteret brukast til slik varsling. Viss innbyggaren ikkje har registrert mobilnummer og/eller e-postadresse i kontaktregisteret, kan innbyggaren ikkje varslast og kan då ikkje få vedtak og andre viktige brev digitalt. I praksis vil vedkomande då vere å rekne som reservert.

Overgangsperiode til 1. januar 2016

Mange offentlege verksemder har tidlegare henta inn samtykke frå sine brukarar for å kunne kommunisere digitalt med dei. Så snart forvaltningsorganet har tatt i bruk kontaktregisteret, er det ikkje lenger behov for samtykke. Då er det innbyggarens reservasjonsstatus i kontaktregisteret som er styrande, og digital kommunikasjon kan brukast for alle innbyggarar som ikkje har reservert seg. Fram til verksemda har knytt seg til det nye kontaktregisteret, er det krav om samtykke for å kommunisere digitalt med innbyggarane. Frå 1. januar 2016 er det obligatorisk for alle statlege verksemder, kommunar og fylkeskommunar å bruke kontaktregisteret til varsling om digital kommunikasjon.

 

Publisert: 19. des 2014, Sist endra: 13. okt 2017

Sharethis

Fant du det du lette etter?

* er obligatoriske felter som du må fylle ut for å sende skjemaet. Hvis du har et spørsmål du ønsker svar på, vennligst se www.difi.no/om-difi/kontakt-oss

Fant du det du lette etter?
*