Innhold

Regelverk for digital kommunikasjon

Mest mulig kommunikasjon mellom offentlig sektor og innbyggere skal skje digitalt. De innbyggerne som velger å reservere seg skal fortsatt motta vedtak og andre viktige brev på papir.

Fra samtykke til reservasjon

Fra 7. februar 2014 er digital kommunikasjon hovedregelen når forvaltningen kommuniserer med andre. Forvaltningsloven og eForvaltningsforskriften ble endret i 2014 for å legge til rette for dette. Regelverksendringene som ble gjort, gjelder for hele offentlig sektor, både stat, kommune og fylkeskommune.

"Et forvaltningsorgan kan benytte elektronisk kommunikasjon når det henvender seg til andre. Dette gjelder ikke når annet følger av lov eller forskrift gitt i medhold av lov."

Formålet med regelendringene er å gi innbyggerne og næringsdrivende en enklere hverdag og å bidra til å fornye, forenkle og forbedre forvaltningen.

Tidligere måtte hver enkelt offentlig virksomhet innhente samtykke til elektronisk kommunikasjon med hver enkelt mottaker. Målet er at offentlige virksomheter kommuniserer digitalt med alle innbyggere og næringsdrivende. Register over innbyggernes digitale kontaktinformasjon og reservasjonsstatus er en nyetablert nasjonal felleskomponent som skal gjøre dette enklere.

  • Offentlige virksomheter kan nå kommunisere digitalt med næringsdrivende, frivillige organisasjoner og øvrige enheter registrert i Enhetsregisteret uten å innhente samtykke. Det forutsetter at man sender varsel om at enkeltvedtak m.v er fattet til en elektronisk adresse som enheten har oppgitt, og at varselet sier hvor og hvordan vedkommende kan skaffe seg kunnskap om innholdet.
  • Innbyggere kan reservere seg mot å motta vedtak og andre viktige brev digitalt, hvis de fortsatt ønsker å motta dette på papir. Difi etablerer et felles register over innbyggernes digitale kontaktinformasjon og reservasjonsstatus. Når forvaltningsorganet har koblet seg opp til dette registeret, kan det kommunisere digitalt med alle innbyggere som ikke har reservert seg, uten å innhente samtykke.

Den enkelte offentlige virksomhet må selv digitalisere sine arbeidsprosesser og sine tjenester rettet mot innbyggere og næringsdrivende.

Regelendringene gjelder innenfor forvaltningslovens virkeområde. Også for andre forvaltningsområder arbeides det med regelendringer som vil gjøre digital kommunikasjon til hovedregel.

Nye felleskomponenter: Digitalt kontaktregister og Digital postkasse til innbyggere

Nasjonale felleskomponenter som grunndataregistrene, Altinn og ID-porten er byggeklosser i virksomhetenes digitaliseringsarbeid, og bidrar til å gjøre det enklere å lage digitale tjenester.

Regelendringene gir hjemmel for å etablere register over digital kontaktinformasjon og reservasjon, et felles register over innbyggernes e-post adresse og mobilnummer. Difi har etablert registeret med utgangspunkt i kontaktregisteret for ID-porten der over 3,8 millioner innbygger har registrert sitt mobilnummer og sin e-post adresse. For innbyggere som velger å reservere seg vil status «reservert» fremgå i registeret.

Difi har også etablert en sikker digital postkasse for innbyggerne. Løsningen kan brukes av alle offentlige virksomheter for å sende brev digitalt til alle innbyggere som velger seg en digital postkasse.

Innbyggerne har rett til å reservere seg

Reservasjonsretten omfatter

  • enkeltvedtak
  • forhåndsvarsel etter forvaltningsloven § 16
  • andre meldinger som har betydning for vedkommendes rettsstilling, for behandling av saken
  • meldinger som det av andre grunner er av særlig betydning å sikre at vedkommende mottar

Dette betyr at dersom innbyggeren reserverer seg, skal vedtak og lignende sendes på papir. Offentlige virksomheter kan fremdeles sende SMS, e-post eller digitale brev med påminnelser om avtaler, varsel om stenging av vann og lignende servicehenvendelser og informasjon, også til de som har reservert seg. Innbygger kan når som helst reservere seg og når som helst oppheve reservasjonen. De som har reservert seg mot å få vedtak og lignende digitalt, kan fortsatt bruke offentlige digitale tjenester som krever innlogging fra ID-porten.

Reservasjonen er generell, omfatter alle punktene på listen ovenfor og gjelder for all offentlig virksomhet som reguleres av forvaltningsloven, da reservasjonsretten er hjemlet der.

Hvordan kan innbyggerne reservere seg?

Innbyggerne kan reservere seg på www.norge.no eller ved å ringe brukerstøtten for ID-porten på telefon 800 30 300.

Varslingsregelen i eForvaltningsforskriften § 8

Som tidligere, skal forvaltningsorganet sørge for at parten blir varslet om at enkeltvedtak er fattet og om hvor og hvordan vedkommende kan skaffe seg kunnskap om innholdet. Tilsvarende gjelder for øvrige brev med viktig informasjon.  Tilgang på mobilnummer og e-postadresse er derfor en forutsetning for digital kommunikasjon.

Til næringsdrivende skal varsling skje til en oppdatert elektronisk adresse som enheten har oppgitt.

Til innbyggere skal informasjon fra kontaktregisteret benyttes til slik varsling. Dersom innbyggeren ikke har registrert mobilnummer og/eller e-postadresse i kontaktregisteret, kan innbyggeren ikke varsles og kan da ikke motta vedtak og andre viktige brev digitalt. I praksis vil vedkommende da være å regne som reservert.

Overgangsperiode til 1. januar 2016

Mange offentlige virksomheter har tidligere hentet inn samtykke fra sine brukere for å kunne kommunisere digitalt med dem. Så snart forvaltningsorganet har tatt i bruk kontaktregisteret, er det ikke lenger behov for samtykke. Da er det innbyggerens reservasjonsstatus i kontaktregisteret som er styrende, og digital kommunikasjon kan benyttes for alle innbyggere som ikke har reservert seg. Frem til virksomheten har knyttet seg til det nye kontaktregisteret, kreves det samtykke for å kommunisere digitalt med innbyggerne. Fra 1. januar 2016 er det obligatorisk for alle statlige virksomheter, kommuner og fylkeskommuner å benytte kontaktregisteret til varsling om digital kommunikasjon.

 

Sist endret: 
11. mar 2016

Deldette

Fant du det du lette etter?

* er obligatoriske felter som du må fylle ut for å sende skjemaet. Hvis du har et spørsmål du ønsker svar på, vennligst se www.difi.no/om-difi/kontakt-oss

Fant du det du lette etter?
*