Bærum kommune: Elektronisk nøkkelsystem

Bærum kommune: 121000 innbyggere

Elektronisk nøkkelsystem på Distrikt Rykkinn er en medarbeiderdreven innovasjon, som neppe hadde funnet sted hadde det ikke vært for engasjerte medarbeidere og god forankring internt i Bærum kommune.

Publisert: 16. okt 2015, Sist endret: 04. mar 2019

Om prosjektet

Kommune: Bærum

Løsningstype: Teknologi/Anskaffelse

Behovsområde: Velferd

Start: 2013

Slutt: Pågående

Kontakt: Anne Berit Johansen og Kirsten Viga Skretting

Behov

For en tid tilbake begynte det en ung sykepleier i Distrikt Rykkinn. Hun reagerte tidlig på hvor mye unødvendig tid de brukte på nøkkelhåndtering, og fikk raskt med seg sin nærmeste leder på å gjøre noe nytt for å løse problemet.

Prosess

Distrikt Rykkinn hadde tidligere vurdert bokser på utsiden av dørene til brukerne, der fysiske nøkler kunne plasseres, men erfaringer fra andre kommuner gjorde at de ikke valgte å gå videre med dette. Lederen for distriktet løftet det opp til toppledelsen i Pleie og omsorg, som reagerte positivt på å ta tak i utfordringen. Kommunen har en egen stab som jobber med velferdsteknologi, og de hadde tidligere hørt om elektroniske nøkler. Toppledelsen ga da klarsignal om å teste ut dette. Helt fra starten av har toppledelsen vært åpne for å prøve og feile i dette prosjektet, og det skal de ha all honnør for.

Løsning

Den nye løsningen ble anskaffet i 2013, etter dette gikk kommunen i gang med implementeringsfasen. Gevinstrealiseringsarbeidet ble da startet opp, noe strategi- og utviklingsavdelingen tok tak i. KommITs gevinstkokebok ble brukt som mal.

Det var en del tekniske utfordringer i implementeringsfasen. Her ble medarbeiderne sitt eierskap til løsningen utrolig viktig for prosjektet. Uten medarbeidere til å holde trykket oppe og kjempe for løsningen er det høyst sannsynlig at prosjektet ville blitt avviklet.

Elektronisk nøkkelsystem fungerte godt under utprøving i Distrikt Rykkin
 

Foto: Bærum kommune

Effekt

Det er gjennomført en gevinstanalyse av potensielle gevinster ved elektronisk nøkkelsystem. Analysen viser at:

  1. Bruk av elektronisk nøkkelsystem frigjør arbeidstid hos medarbeiderne sammenlignet med bruk av fysiske nøkler (Metode: Tidsmålinger)
  2. Gevinstene ved innføring av elektronisk nøkkelsystem er større enn kostnadene (Metode: Nytte-kostnadsanalyse) 
  3. Elektronisk nøkkelsystem har gitt kvalitative gevinster både for medarbeiderne, brukerne og pårørende. Medarbeiderne anbefaler andre distrikt å ta i bruk elektronisk nøkkelsystem, gitt visse forutsetninger (Metode: intervju)

Kvalitative og kvantitative gevinster

Kvalitativ gevinstFor hvemBegrunnelse
Bedre samarbeidMedarbeiderneDet er enklere å hjelpe ved behov når man ikke behøver å utveksle fysiske nøkler
Mindre stress i hverdagenMedarbeiderneUnngår håndtering av fysiske nøkler
TrygghetBrukerneMedarbeiderne kan ikke miste fysiske nøkler som kan føre til utrygge brukere. Medarbeidere får rask tilgang til en bruker ved akutte behov
TrygghetPårørendeTjenesten har oversikt over hvem som har fått besøk når (logges is systemet)
Kvantitativ  gevinstFor hvemBegrunnelse
Frigjort tidsbruk:
Medarbeidere som ikke må håndtere fysiske nøkler har mer tid til pasienter. Tjenestestedet kan dermed ha flere brukere på samme antall medarbeidere.
Kommunen og medarbeidernTidsmålinger viser at en medarbeider i snitt brukte 25 minutter per vakt på håndtering av fysiske nøkler.
Medarbeiderne på Distrikt Rykking er fornøyde med den nye løsningen
 

Foto: Bærum kommune

Fornøyde medarbeidere og skalering av løsningen

Prosjektet med elektronisk nøkkelsystem er fullført. Det er planer for at kommunen går til anskaffelse av flere elektroniske nøkler i 2016. Dette vil ikke bare øke antallet nøkler, men også spre løsningen til andre distrikter for hjemmebaserte tjenester. Så langt har kommunen mottatt gode tilbakemeldinger fra medarbeiderne som bruker løsningen.

- Jeg ser kun fordeler ved elektronisk nøkkelsystem!

- Jeg vil virkelig anbefale elektronisk nøkkelsystem til andre!

- Elektronisk nøkkelsystem fungerer!

Sitater fra intervju med medarbeiderne på Distrikt Rykkin.

– De nye elektroniske låsene gjør at vi kan få flere pasienter på listene våre, vi kan besøke flere pasienter i løpet av en dag eller få bedre tid hos dem vi er ute hos!

Sykepleier Vibeke Rolfsdatter Rosen-Nordli (Hentet fra Østlandssendingen)

Kontakt

Ønsker du å vite mer kan du kontakte avdelingsleder ved Distrikt Rykkin: Anne Berit Johansen anne.b.johansen@baerum.kommune.no og ønsker du å vite mer om gevinstrealiseringen kan du kontakte rådgiver ved strategi og utviklingsenheten: Kirsten Viga Skretting kirsten.skretting@baerum.kommune.no

Deldette

Kommentarer

Skriv ny kommentar

* obligatorisk felt som du må fylle ut