UDI: En bedre søknadsprosess i familieinnvandringssaker

Bilde av en innvandrerfamilie som spiser vafler. Foto: Werner Anderson

Søknadsprosessen for de som søker om familieinnvandring i dag er for uoversiktlig og uforutsigbar. Søkerne må forholde seg til flere forskjellige etater, søknadene som blir levert inn, er ofte ikke fullstendige, og brukerne må ofte møte opp flere ganger i forbindelse med søknaden.

Publisert: 10. okt 2016, Sist endret: 08. mai 2018

Behov

Om prosjektet

Etat: UDI

Løsningstype: Tjenestedesign

Behovsområde: Integrering

Start: 2016

Slutt: Pågående

Kontakt: Henriette Vigtel

Et tidligere prosjekt som så på hele saksflyten i utlendingsforvaltningen, identifiserte søknadsprosessen som en av hovedområdene som trengte forbedring. Utfordringen for forvaltningen er at søknader ved innlevering er ufullstendige. Utfordringen for brukerne er at de enten må møte opp flere ganger, eller at søknaden blir avslått fordi den er ikke inneholder alle dokumentene forvaltningen trenger for å fatte vedtak i saken. Dette er ofte unødvendige avslag som fører til klager, flere henvendelser, og nye runder i systemet. Det gir økt ressursbruk både for brukerne og oss.

Prosessen oppfattes som uoversiktlig og lite forutsigbar av brukerne. Det er derfor behov for å se helhetlig på søknadsprosessen, og sørge for at informasjonen som gis i ulike kanaler, er bedre tilpasset brukernes behov. Samtidig må det være tydelig hva utlendingsforvaltningen forventer og trenger av dokumenter og opplysninger for å kunne behandle søknaden.

Prosess/verktøy/metoder

Prosjektet skal forbedre søknadsprosessen for familieinnvandring. Vi bruker innovative brukersentrerte metoder, gevinstrealisering og endringsledelse. Brukerinvolvering vil være en viktig del i alle deler av prosjektet.

Løsning

UDI fattet ca 16 000 vedtak i søknader om familieinnvandring i 2015. De aller fleste søknader gjelder familiegjenforening med ektefelle eller barn i Norge. Søknaden registreres på UDIs søknadsportal, og søkeren må deretter møte opp hos politiet (hvis vedkommende kan søke fra Norge) eller ved den norske ambassaden i hjemlandet, for å levere nødvendig dokumentasjon. Søknaden blir deretter sendt til UDI for behandling. I en del tilfeller blir søkeren og familiemedlem innkalt til intervju hos henholdsvis utenriksstasjonen og politiet. Dersom søknaden blir innvilget, må søkeren eventuelt møte opp på ambassaden for å få innreisevisum, før vedkommende kan reise til Norge.

I Norge må søkeren møte opp hos politiet for å få utstedt oppholdskort. Dersom søknaden blir avslått, kan man klage. Dersom UDI opprettholder avslaget, er det Utlendingsnemnda som er ankeinstans. Søkeren må forholde seg til flere etater gjennom søknadsprosessen, noe som krever god samhandling og kommunikasjon mellom etatene.

Effekt/resultat (for innbyggere + kommune)

Eksempler på ønskede effekter er økt brukertilfredshet, færre brukerhenvendelser, færre unødvendige avslag og færre omstarter av søknadsprosess. Dette er derimot ikke konkretisert ennå.

Skalering/Spredning

Prosjektet skal forbedre søknadsprosessen for familieinnvandringssaker, men tiltakene vil også kunne gi forbedringer for andre sakstyper på utlendingsfeltet. Løsninger som er relevante for andre sakstyper vil bli anbefalt og eventuelt implementert fortløpende. Prosjektet vil berøre grenseflatene og ansvarsområdene til de andre etatene i utlendingsforvaltningen, og skal involvere dem så tett som mulig for å sikre best mulig forankring.

Erfaringer/Tips

En utfordring for denne type prosjekt er at det er mange involverte aktører uten at en av aktørene har instruksjonsmyndighet over de andre. Dette gjør det utfordrende å få til en strømlinjeformet saksbehandlingskjede, og det er også her man må rette innsatsen for å få en bedre søknadsprosess for de som søker om familieinnvandring.

Kontakt

Ønsker du å lære mer om innovasjonsarbeidet som er gjort med søknadsprosessen i familieinnvandringssaker, kan du kontakte Henriette Vigtel: hvi@udi.no

Deldette