Statsbygg: Effektivisering av arealbruk

Stimulab 2017: Statsbygg så behov for å utvikle en ny tjeneste, metoder og verktøy for å forbedre måten de ivaretar langsiktige arealbehov hos sine leietakere og følge opp statens nye og strengere føringer for arealbruk.

Publisert: 05. okt 2018, Sist endret: 04. jan 2019

Om prosjektet

Statsbyggs hovedoppgave er å tilby kostnadseffektive og funksjonelle lokaler til statlige virksomheter. Prosjektet inkluderer to piloter, Statens hus i Steinkjer og ett bygg i Oslo-regionen. 

Stadig strengere kostnads- og klimakrav, stiller større krav til at Statsbygg tilbyr kostnadseffektive og funksjonelle lokaler som er gode å bruke. Prosjektet handlet om å balansere bærekraftig utnyttelse av samfunnets ressurser med enkeltmennesket behov for gode arbeidsforhold. Statsbygg påpeker selv hvordan den tradisjonelle kompetansen de har anvendt kommer til kort for å avdekke erkjente og ikke-erkjente behov. StimuLab mener at det ligger et innovasjons- og gevinstpotensial i at Statsbygg utvikler nye metoder for mer effektivt å innhente nødvendig kunnskap om ulike brukeres behov.

Tiltak

Prosessen ble planlagt og gjennomført som en tjenestedesignprosess med 5 faser. Gevinstrealiseringsaktiviteter og forankringsmøter er gjennomført parallelt med tjenestedesignaktivitetene. Resultater og status ble presentert jevnlig for referansegruppen underveis.

Fase 1: Legge grunnlaget

Fase 2: Forstå landskapet

Fase 3: Tenke nytt

Fase 4: Test, lær, involver

Fase 5: Forankring og dokumentasjon

Prosjektet har utviklet 10 verktøy og metoder til hjelp for å avdekke behov når bygg skal endres eller bygges: 

  • egentegnet plan
  • brukerreise
  • strategisk samtale
  • nøkkelfunn
  • modellering og pilotering
  • assosiasjonsord
  • visjonsøvelse
  • behovsoversetter
  • behovsgrupper
  • myteknuser

Antatte gevinster

Ved implementering av verktøy og prosess for behovskartlegging antas det på bakgrunn av nøkkelfunnene at Statsbygg og leietakerne kan oppnå følgende gevinster:

  • mindre tid på ikke-verdiskapende kundedialog
  • bedre brukeropplevelse hos leietaker i rådgivningsprosjekt
  • mindre feil og mangler ved befaring på grunn av identifisering av behov tidlig
  • færre kompenserende tiltak med bedre forståelse av behov og riktig krav i kravspesifikasjonen til byggherre
  • færre iterasjoner/kortere tid i avklaringsfasen i små/middels byggeprosjekter
  • mindre tid brukt på support
  • generelt høyere kundetilfredshet
  • lavere kostnad per kvm
  • kompetanseheving

 

Deldette

Erfaringer fra StimuLab-prosjektene

Arkivverket: Brukerorientert tilsyn

Stimulab 2017: Målet for prosjektet var å utvikle en mer moderne og brukerorientert tilsynsvirksomhet basert på nye metoder og tilpasset en digital hverdag.

Difi: Barrierer mot mer offentlighet. Utvikling av tjenesten e-innsyn

Stimulab 2016: Den nye løsningen for offentlig elektronisk postjournal, eInnsyn, har utviklet en ny løsning for publisering og innsyn i offentlige saker, der ett av målene er å publisere mer av dokumentene fra forvaltningen i fulltekst. Prosjektet har sett nærmere på barrierene for dette og laget en kokebok for å gjøre implementeringen enklere.

Statsbygg: Effektivisering av arealbruk

Stimulab 2017: Statsbygg så behov for å utvikle en ny tjeneste, metoder og verktøy for å forbedre måten de ivaretar langsiktige arealbehov hos sine leietakere og følge opp statens nye og strengere føringer for arealbruk.

Vegdirektoratet: Vilkår for førerett

Stimulab 2017: Prosjektets mål var å forbedre prosessen med fornyelse av førerett for personer som trenger en jevnlig vurdering av om de er egnet til å ha førerett. Dette gjelder alle over 75 år, folk med rushistorie eller visse sykdomsdiagnoser.