Økt innovasjonskraft i staten

Difi jobber sammen med statlige virksomheter med å teste ut nye måter å jobbe på og for å øke innovasjonskraften. Målet er mer helthetlige og bedre tjenester for brukerne og en mer effektiv forvaltning.

Offentlig sektor må bli mer bruker-orientert. Tiltak må bygge på brukernes situasjon. Da blir tjenestene bedre.

I 2016 etablerte Difi Stimuleringsordningen for innovasjon og tjenestedesign i staten, som har som mål å øke bruken av innovative metoder og tjenestedesign i forvaltningen. I denne prøveordningen er åtte prosjekter valgt ut med utgangspunkt i kriteriene brukerbehov, samfunnsnytte, gevinstpotensial og lederforankring. Alle prosjektene skal utvikle mer brukervennlige og helhetlige tjenester og løse problemstillinger av ulik art. Felles for dem alle er at de er kompliserte problemstillinger – ofte kalt samfunnsfloker – som gjerne involverer flere offentlige aktører og strekker seg over flere forvaltningsnivåer. Gjennom ordningen ønsker vi å få erfaring med å jobbe på nye måter, med å involvere private aktører i offentlig tjeneste- og forvaltningsutvikling, og med å løse problemstillinger som tar utgangspunkt i behov, ikke en ferdig foreslått løsning.

 
 

I denne prøveordningen har Difi inngått partnerskap med DOGA for å tilby relevant kompetanse, støtte og midler til en brukersentrert og innovativ tjenesteutvikling. Difi/DOGAs rolle er å bistå prosjektene med kompetanse og veiledning i fasen fram mot å gjøre en innovativ anskaffelse. En innledende, dialogbasert prosess har åpnet perspektivene for hva som er mulig, med utgangspunkt i behov, muligheter og innovasjonspotensial.

Det er virksomhetene selv (tjenesteeieren/e) som har ansvar for tjenesteutviklingen og arbeidet skjer sammen med leverandører i markedet. Leverandørene, som er forhåndskvalifiserte i en rammeavtale, leverer kompetanse innen både tjenestedesign, endringsledelse og gevinstrealisering og prosjektene skal dokumentere resultater ved utgangen av 2017.

Prosjekter

I 2016 startet fem prosjekter opp, og de tre siste er i gang fra tidlig 2017. Her er en oversikt over alle prosjektene, gruppert i tre hovedkategorier:

Vertikal, faglig styring uten harde virkemidler:​

Bedre kvalitet i kommunenes introduksjonsordning for nyankomne flyktninger og kvalifiseringsløp for innvandrere 

Involverte aktører: Inkluderings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi) i samarbeid med kommuner

Bosetting av flyktninger utfordrer kommunenes tjenesteapparat og ansatte i kommunene som arbeider med integrering og kvalifisering av flyktninger. Kommunenes introduksjonsprogram skal kvalifisere nyankomne innvandrere til arbeid og utdanning. IMDi sin rolle er å bidra til at kommunenes program holder god kvalitet og oppnår gode resultater i deltakeres overgang til arbeid og utdanning. IMDi ønsker bistand til å identifisere både opplevde og ikke-anerkjente behov hos ansatte og ledelse i kommunene når det gjelder å utvikle, planlegge og gjennomføre kvalifiseringsløp, for deretter utvikle og designe en tjeneste som skal tilfredsstille avdekte behov.

Brukerorientert arkivtilsyn

Involverte aktører: Arkivverket i samarbeid med kommuner og statlige virksomheter

Målet for prosjektet er å utvikle en mer moderne og brukerorientert tilsynsvirksomhet basert på nye metoder og tilpasset en digital hverdag. Stadig mer arkivverdig materiale er i digital form, og arkivering skjer på nye måter. Dette gir nye muligheter og arbeidsmåter for tilsynsvirksomheten. Samtidig vil det kreve ny kompetanse hos arkivverket. En brukerorientert tilpasning til en ny digital tilsynshverdag vil føre til økt likebehandling av tilsynsobjektene samt en mer forutsigbar, transparent, effektiv og brukervennlig tilsynsprosess. Det er også mulighet for at en større andel av tilsynet kan gjennomføres som selvbetjening av tilsynsobjektet. (Oppstart mai 2017)

 

​Operativ samordning:

Søknadsprosessen i familieinnvandringssaker 

Involverte aktører: Utlendingsdirektoratet, Politidirektoratet, Utenriksdepartementet

Prosessen oppfattes som uoversiktlig og lite forutsigbar for brukerne. Det er derfor behov for å se helhetlig på søknadsprosessen, og sørge for at både søknadsportalen, sjekklistene på udi.no, lenker og informasjon på ambassadenes nettsider, og informasjon som blir gitt i veiledningen, er bedre tilpasset brukernes behov.  Samtidig må det være tydelig hva utlendingsforvaltningen forventer og trenger av dokumenter og opplysninger for å kunne behandle søknaden. Forvaltningen opplever at søknader ved innlevering ikke er fullstendige og brukerne må enten møte opp flere ganger eller søknaden blir avslått fordi den ikke inneholder alle dokumentene forvaltningen trenger for å fatte vedtak i saken. Dette er ofte unødvendige avslag som fører til klager, flere henvendelser, og nye runder i systemet. Det gir økt ressursbruk både for brukerne og forvaltningen.

Bedre luftkvalitetsdata for publikum og forvaltning 

Involverte aktører: Miljødirektoratet, Vegdirektoratet, Meteorologisk institutt

Målet for prosjektet er å øke kunnskapen om klimadata og dermed utløse handling hos brukere for å redusere forurensingen og begrense skadeomfanget av den forurensingen som finnes. Per i dag gjøres dette gjennom en tradisjonell nettside som er koblet opp mot en del målestasjoner som viser luftforurensing ulike steder i Norge. Denne nettsiden er i stor grad avsenderstyrt og informasjonen er lite konkret. Det er vanskelig for en bruker å handle på bakgrunn av informasjonen som ligger der i dag. De underliggende fagsystemene har blitt modernisert de siste årene, og det ligger et stort potensiale i bedre utnyttelse av de forbedrede underliggende dataene.

Vilkår for førerrett

Involverte aktører: Vegdirektoratet, Helsedirektoratet, Direktoratet for e-helse, Politiet

Prosjektets mål er å forbedre prosessen med fornyelse av førerrett for personer som trenger en jevnlig vurdering av om de er egnet til å ha førerrett. Dette gjelder alle over 75 år, folk med rushistorie eller visse sykdomsdiagnoser.

Helsekrav for førerkort er ett av ti områder som Tidstyv-arbeidet har identifisert som å ha et stort gevinstpotensial. Forvaltningen av helsekrav for førerkort er en kompleks samfunnsfloke bestående av to tunge sektormyndigheter (helse og veg) som må samarbeide med øvrige aktører (politiet, fastlegene, fylkesmannen) for å realisere gevinstpotensialet.

Forbedret bistand og beskyttelse til ofre for menneskehandel

Involverte aktører: Justisdepartementet, Politidirektoratet

Ofre for menneskehandel er i hovedsak utenlandske statsborgere som har vært kort tid i Norge. De kommer i kontakt med hjelpeapparatet enten i form av frivillige organisasjoner, Politiet, Utlendingsforvaltningen, eller sosialarbeidere som identifiserer dem og informerer om muligheter for bistand og beskyttelse. Omfanget av antall ofre på landsbasis er svært lite, ca. 300 personer i året, mens antall offentlige etater og ulike frivillige organisasjoner involvert i hver sak er stor og uoversiktlig. Difi og DOGA mener det ligger et innovasjons- og gevinstpotensial i å organisere bistanden til mulige ofre for menneskehandel på en mer helhetlig og brukersentrert måte. Det igjen vil, etter vårt syn, resultere i en bedre koordinert og mer effektiv tjeneste for denne gruppen.

(Oppstart mai 2017)

 

Endring av arbeidsmåter:

Utvikling av tjenesten e-innsyn

Involverte aktører: Difi i samarbeid med Oslo kommune, Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet, Norges vassdrags- og energidirektorat

Den nye løsningen for offentlig elektronisk postjournal, e-innsyn, skal publisere mest mulig av dokumentene fra forvaltningen i fulltekst. Dette vil gi klare gevinster for virksomhetene i form av automatisering, effektivisering og fjerning av tidstyver. Det er også et sterkt ønske om å lage en bedre innsynstjeneste for sluttbrukere, innbyggere, presse, forvaltningen m.fl. Det er imidlertid en stor utfordring for å lykkes. Det ser ut til å være en skepsis i deler av forvaltningen mot å publisere dokument i fulltekst. Prosjektet skal identifisere og endre teknologiske, kulturelle og organisatoriske barrierer gjennom å pilotere innføring av den nye tekniske løsningen i to virksomheter.

Effektivisering av arealbruk

Involverte aktører: Statsbygg

Statsbyggs hovedoppgave er å tilby kostnadseffektive og funksjonelle lokaler til statlige virksomheter. Dagens arealbruk er i liten grad er et resultat av systematisk arbeid med arealbruk og brukerbehov. Statsbygg ser behov for å utvikle en ny tjeneste, metoder og verktøy for å forbedre måten de ivaretar langsiktige arealbehov hos sine leietakere og følge opp statens nye og strengere føringer for arealbruk. Prosjektet inkluderer to piloter, Statens hus i Steinkjer og ett bygg i Oslo-regionen. 

Prosjektet handler om å balansere bærekraftig utnyttelse av samfunnets ressurser med enkeltmennesket behov for gode arbeidsforhold. Statsbygg påpeker selv hvordan den tradisjonelle kompetansen de har anvendt kommer til kort for å avdekke erkjente og ikke-erkjente behov. Difi og DOGA mener at det ligger et innovasjons- og gevinstpotensial i at Statsbygg utvikler nye metoder for mer effektivt å innhente nødvendig kunnskap om ulike brukeres behov. Dette inkluderer både Statsbyggs leietakere og deres ansatte (sluttbrukere), og Statsbyggs virksomhetsledelses strategiske behov og føringer når man skal forvalte eksisterende eiendomsmasse og bygge nye bygg mer effektivt. Statsbygg har betydelig innflytelse i en sektor og et område hvor det er gjort lite bruk av tjenestedesign som metode for brukerinvolvering. Prosjektets utfordringer er en kjent problemstilling som i liten grad er tatt tak i av aktører den berører. Dette representerer en mulighet til å få inngripen i en høykompetent sektor som bygg- og anleggsnæringen.

Den triple diamanten

I arbeidet med prosjektene har Difi/DOGA også videreutviklet modellen den doble diamanten, som er en prosessmodell laget av britiske Design Council i 2005. Den er en visuell fremstilling av designprosessen, bestående av fire generelle trinn. Hver diamant inneholder to trinn og viser hvordan designprosessen åpner opp og utforsker, for deretter å definere og lukke.

I den triple diamanten, som vi har laget for stimuleringsordningen, er modellen supplert med en diagnosefase i starten. Det har vi gjort fordi offentlige anbudsprosesser oppfattes å kreve en presisering av hva man ønsker å kjøpe, en antakelse som hemmer bestillinger av innovasjon.

Den triple diamanten illustrasjon
 
 

Prosjektene som får midler fra stimuleringsordningen skal ta tak i flokete utfordringer – der det ikke er lett å se sammenhengen mellom årsak og virkning – og der det er mange aktører, og relasjonene mellom dem er uoversiktlige. Vi ønsker med diagnosefasen å legge til rette for at leverandørene deltar i tidligfasearbeid. Vi flytter fokus fra symptomer og antakelser – til å finne frem til de grunnleggende, underliggende årsakene. På denne måten er det både mulig å identifisere forbedrings- eller innovasjonspotensial, og deretter velge hensiktsmessig fremgangsmåte for å oppnå ønsket resultat. I blogginnlegget La oss spørre hvor det gjør vondt før vi skriver ut resepter, kan du lese mer om dette.

Spredning og deling av erfaringer og kunnskap

Det er et mål at hele offentlig sektor skal dra nytte av erfaringene vi gjør oss i arbeidet med stimuleringsordningen som helhet og de erfaringene de enkelte prosjektene gjør seg med brukersentrert tjenesteutvikling. Hvert prosjekt vil blant annet lage en film om arbeidet og resultatene når prosjektene er avsluttet.

Vi vil spre og dele kunnskap og erfaringer fra arbeidet underveis, gjennom både artikler på nett, sosiale medier, seminarer, konferanser og på andre måter. For eksempel kan du høre mer om prosjektet Bedre luftkvalitetsdataDifis digitaliseringskonferanse 9. juni.

Sist endret: 
11. mai 2017

Deldette

Fakta om stimuleringsordningen for innovasjon og tjenestedesign

  • På oppdrag fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet forvalter Difi en stimuleringsordning for innovasjon og tjenestedesign. Vi samarbeider med Design og arkitektur Norge (DOGA) som har ekspertise på design i offentlig tjenesteutvikling. Sammen tilbyr vi et unikt kompetansemiljø for innovasjon og brukerretting i offentlig sektor.
  • Ordningen er en prøveordning som varer ut 2017 og alle midlene i ordningen er nå delt ut til tilsammen åtte prosjekter.
  • Difi har inngått rammeavtale med ti konsortier av leverandører som tilbyr kompetanse på tjenestedesign, gevinstrealisering og endringsledelse.
  • Stimuleringsordningen er ikke en ordinær søknadsordning hvor Difi tildeler midler etter søknad. Virksomhetene og prosjektene er rekruttert med utgangspunkt i kunnskap om og tilgang til samfunnsflokene i offentlig sektor som Difi jobber med på mange hold.
  • Tildeling av midler bestemmes av en styringsgruppe. Denne tildeler støtte til tjenesteutvikling etter følgende kriterier: Brukernes behov, forankring og organisasjonens endringsvilje, vår vurdering av tjenesteutviklingens innovasjonsgrad og tilrettelegging for spredning til andre.
  • Prosjektene som er med i prøveordningen får
    • en unik anledning til å forbedre tjenester og prosesser i samarbeid med Difi og DOGA.
    • midler til kjøp av kompetanse innen tjenestedesign, endringsledelse og gevinstrealisering.
    • hjelp til enklere anskaffelse av riktig kompetanse.
    • kompetanseheving og bidrar med erfaringsdeling.
    • teste innovative utviiklingsmetoder i offentlig forvaltning.

Artikkelliste

Kafemøte, stimuleringsordningen

Verdien av den uformelle møteplassen

Juleinnspurten er travel, og vi som jobber med stimuleringsordningen her i Difi sees ikke så ofte. Her om dagen fant vi en ledig tidsluke i kalenderen, og tok et møte på en av hovedstatens kafeer.

UDI: En bedre søknadsprosess i familieinnvandringssaker

Søknadsprosessen for de som søker om familieinnvandring i dag er for uoversiktlig og uforutsigbar. Søkerne må forholde seg til flere forskjellige etater, søknadene som blir levert inn er ofte ikke fullstendige, og brukerne må ofte møte opp flere ganger i forbindelse med søknaden.

Kontakt

Fant du det du lette etter?

* er obligatoriske felter som du må fylle ut for å sende skjemaet. Hvis du har et spørsmål du ønsker svar på, vennligst se www.difi.no/om-difi/kontakt-oss

Fant du det du lette etter?
*