Oljedirektoratet: Bedre videomøter - Brukeradopsjon i Sharepoint - Effektivisering gjennom elektronisk arbeidsflyt

Oljedirektoratet søkte om midler til tre ulike delprosjekter innenfor kategorien "Organisasjons- og ledelsesutvikling" og ble tildelt 1,51 mill. kroner

Publisert: 04. nov 2016, Sist endret: 18. apr 2019

Carl Erik Leitao presenterte prosjektene på Difis frokostmøte om kompetansemidler 7. november 2016:

Om prosjektet

Delprosjekt «økt og bedre bruk av videomøter»: Kunnskap i bruk av IT-løsninger blir et stadig viktigere konkurransefortrinn for ansatte, og vi ønsket derfor v.h.a. dette prosjektet å skape trygghet, øke kunnskap, sørge for at alle er inkludert, og senke terskelen for deling og samhandling på tvers av organisatoriske og geografiske områder. Det ble laget en film i fire deler som skal illustrere utfordringer med kommunikasjon via videooverføring:
Del 1 - Sjekk utstyret
Del 2 - Unngå støy
Del 3 - La alle slippe til
Del 4 - Husk inkludering

I tillegg er det laget en dokumentarfilm om prosessen, denne gir en kort sammenfatning av måloppnåelse og erfaringer fra prosjektet. 

Delprosjekt «metodikk for arbeidsflyter»: OD har de IT-systemene som er nødvendige for å lage automatiske arbeidsflyter. Vi var likevel blitt oppmerksomme på at det var vanskelig å få utviklet disse riktig. Selv om vi har beskrevet prosedyrer for arbeidsoppgaver og for eksempel godkjenningsrutiner var det fortsatt mye som ikke var beskrevet detaljert nok. Dette blir ofte oppdaget først når arbeidsflyten er til testing. Dette fører til merarbeid og frustrasjon for både utviklere, bestiller og sluttbruker/testere. 

OD ønsket derfor å lage en gjennomprøvd metodikkbeskrivelse for hvordan en går frem for å definere og implementere automatiske elektroniske arbeidsflyter. Erfaringen viser at det er umulig å automatisere prosesser som ikke er godt definert, og som oftest må en innarbeidet arbeidsprosess endres før den kan automatiseres. I tillegg har vi erfart at test-perioden er vanskelig da det er en forutsetning at det er reelle brukere med reelt tilgangsnivå som må verifisere løsningen. 

OD hadde på søknadstidspunktet utviklet flere arbeidsflyter og derfor allerede lært mye om arbeidsprosessen. Selv om arbeidsflyter kan utvikles på forskjellige plattformer var det ikke det tekniske som var utfordringen. Vi ønsket å lage et arbeidsverktøy for definering av gode arbeidsflyter som gjør at en får tatt avklaringene i forkant av utviklingsarbeidet, ikke i etterkant.

Delprosjekt «sosiale funksjoner i SharePoint2013»: Vi ønsket ved å hjelpe en faggruppe i gang å bruke dette som «showcase» til resten av organisasjonen. Slik ønsket vi å synliggjøre verdien av denne arbeidsmetoden, og motbevise myten om at sosiale funksjoner «bare» er Facebook og til bruk for unge på deres private tid.

Microsoft har fra 2013 til 2015 endret sin strategi og ga oss tydelig beskjed etter endt kartleggings- og strategifase at det ikke var hensiktsmessig å ta i bruk disse funksjonene. De anbefalte oss å vente til ny hybridversjon av SharePoint var på plass slik at vi kan ta i bruk Office Graph. 

Samarbeid med andre virksomheter

Vi har leid inn stipendiat Sverre Andreas Kvalheim fra Institutt for produksjons- og kvalitetsteknikk, NTNU for til sammen to måneder for funksjonsanalyse til pilotrom og utforming av Human factors- kurs. Når vi har fått lansert opplæringsmateriell internt, ønsker vi å dele informasjonsfilmer og human factors-kurs med OED for å bedre videomøtene mellom etatene.

Involvering av de tillitsvalgte

Prosjektet vårt har hatt fokus på sluttbrukerne, og de tillitsvalgte har vært bidratt gjennom aktiv involvering gjennom hele prosessen og formet sluttproduktene. Alle tillitsvalgte har blitt invitert til workshoper, funksjonsanalyser og testinger som har blitt gjennomført i forbindelse med prosjektet. Midtveis i prosjektet ble alle tillitsvalgte invitert til et statusmøte. Der ble planlagte prosjekter og gjennomføringsplan presentert. De tillitsvalgte bidro meg gode innspill til hvordan produktene og kompetansehevingen kunne implementeres på en best mulig måte til alle ansatte i organisasjonen.

Spredning

Gjennomført: 28.04.2016: Presentasjon av hele prosjektet for «Nettverk for administrasjonssjefer i direktoratene» i regi av Difi. Temaet var effektivisering, digitalisering og samhandling. 23.08.2016: Presentasjon av prosjektet på partnerforum hvor temaet var «Generasjonsskifte og bruk av IKT». Lenke og video av presentasjonene finnes på sidene til UiO.

I etterkant av presentasjonene har flere etater etterspurt mer informasjon og fått tilsendt dette.

Planlagt:
07.11.2016: Spredningskonferansen i regi av Difi.
09.11.2016: Presentasjon for Kulturrådets ledergruppe.
Spredning på nett: Basert på erfaringene vi har fått om videomøter har vi laget en informasjonsfilm om god videomøteoppførsel. I tillegg har vi lagd en kort dokumentarfilm om prosjektet i sin helhet for å spre de viktigste læringsmomentene fra prosjektet. Disse filmene vil gjøres tilgjengelig på Youtube.

Kontaktperson for prosjektet

Carl Erik Leitao

Deldette