Datadeling sparer fylkesmennene for tid

Tiden er forbi da fylkesmennene rapporterte til Statens helsetilsyn på skjemaer av ulik kvalitet om forhold innen barnevernet, helse- og omsorgstjenesten og sosialtjenesten.

Publisert: 09. nov 2015, Sist endret: 29. okt 2018

Foto: Magne Braaten

Alf Sverre Johnson, prosjektleder i NESTOR

Fylkesmennene legger nå inn data i NESTOR, et nettbasert system for tilsyn og rettighetssaker. I NESTOR registreres tilsyns- og klagesaker som fylkesmennene behandler og saker der fylkesmennene fører tilsyn med tvangsbruk. Fra 2015 skal også de planlagte tilsynene registreres. Kravet er at registreringen skal være ajour etter hvert tertial, slik at fylkesmennene og Statens helsetilsyn kan ta ut fylkes- og landsoversikter av høy kvalitet. Difi har snakket med prosjektleder for NESTOR, Alf Sverre Johnson.

      Kan du fortelle litt om NESTOR?

- Det er et registrerings- og styringssystem. Systemet skal samle faglige data om saksområdene vi i Statens helsetilsyn har ansvar for - helse og omsorg, barnevern og sosial, og styre oppgaver innen disse områdene. Det gjelder saker og tilsyn underlagt tre departement: Helse- og omsorgsdepartementet, Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet og Arbeids- og sosialdepartementet.

NESTOR er primært et saksbehandlersystem for fylkesmennene, men brukes også i saker som Helsetilsynet behandler. Med styringssystem mener vi at saksbehandlerne og lederne kan bruke det til å følge med på saksområdene, altså saker inn, ut og restanser, og fordeling og oppfølging av sakene. Det er et lite system, for ansatte hos fylkesmennene og i Helsetilsynet som arbeider med slike saker. På den måten er det litt hemmelighetsfullt og ikke helt tilgjengelig. Men vi kan levere data fra systemet ut til folk som etterspør.

«Tiden for rapportering er forbi. Nå kvalitetssikrer fylkesmennene heller dataene de har lagt inn i NESTOR.»

Alf Sverre Johnson, prosjektleder i NESTOR

      Hva er fordelen med systemet?

- Fordelen er at fylkesmennene og vi kan hente ut og levere data som er ferske. Vi kan for eksempel få oversikt over situasjonen til Fylkesmannen i Møre og Romsdal innen et saksområde per i dag, og fylkesmannen kan få oversikt over saker behandlet fra kommunene i fylket. Vi har gjennom dette systemet fjernet rapporteringskravene for fylkesmennene, fordi de ikke lenger trenger å sende inn rapporter. Vi kan gå rett inn i systemet og hente dataene.

Tiden for rapportering er forbi. Nå kvalitetssikrer fylkesmennene heller dataene de har lagt inn i NESTOR. Det betyr at vi da tar oss friheten til å kunne bruke dem, men i mellomliggende periode, altså nå (5. november) bruker vi kun data per 2. tertial i offentlige sammenhenger. NESTOR er bare meningsfylt hvis fylkesmennene også mener systemet er nyttig for dem. Da blir dataene av god nok kvalitet og de trenger ikke systemer i tillegg, for å holde orden. Alt registreringsarbeid skjer i NESTOR.

      Hvordan rapporterte fylkesmennene inn tidligere?

- Innen helseområdet er NESTOR en videreføring av et tidligere registreringssystem, mindre avansert, men hvor noe av det samme ble gjort. Da vi innførte dette i 2012 hadde derfor de som jobbet med tilsynssaker innen helse, tradisjon for å legge inn data. Men de hadde i tillegg noen rapporteringskrav per år for sakstyper som ikke ble dekket av det gamle registreringssystemet. Innen barnevern- og sosialsaker var det kun rapportering i årsrapporter eller på egne skjema, noen Excel-baserte og noen hjemmesnekrede. Ett av målene har vært å få alt inn i NESTOR, et annet også mer av saksinnholdet skal registreres, for å få mer kunnskap om saksområdene.

Det som fort kan bli tidstyver er når noen har sine egne tilleggssystemer, i tillegg til NESTOR. Hvis noen bruker et registreringssystem ved siden av NESTOR, forsøker vi å finne ut av hva de har i det andre systemet, og så utvide NESTOR for den registreringen. Når du spør hva fylkesmennene gjorde før, så handlet det om tidkrevende registrering av data som ikke ble etterspurt og brukt. Som for eksempel var en del planlagte tilsyn som de måtte legge inn i et stort komplisert Excel-ark, som de nå er kvitt ved å bruke NESTOR. Nå kan vi slutte å be dem sende planer og rapporter fordi vi selv kan følge med på hva de driver med.

«Vi har utviklet et system som fylkesmennene oppfatter som nyttig. Det er ikke noe teknisk i veien for at systemet kan utvides til også å omfatte byggesaker, og saker innen skole, barnehage og miljøvern.» 

Alf Sverre Johnson, prosjektleder i NESTOR

      Vil systemet bli videreutviklet?

- Når er utviklingsarbeidet definitert som et prosjekt. Vi er usikker på hvor lenge prosjektet skal være et prosjekt og inngår som en ordinær driftsoppgave. Veldig mye av arbeidet er en del av den ordinære driften, men vi legger stadig nye områder inn i systemet. Og et av suksesstegnene er at fylkesmennene vil ha inn nye områder, for eksempel byggesakene som fylkesmennene behandler.

Byggesaker er ikke vårt ansvar. Men jeg mener at dette systemet kan ta sakene som fylkesmennene mener er hensiktsmessig å ta inn. Vi har utviklet et system som fylkesmennene oppfatter som nyttig. Det er ikke noe teknisk i veien for at systemet kan utvides til også å omfatte byggesaker, og saker innen skole, barnehage og miljøvern.

      Hvem har ansvaret for NESTOR?

- Det er Statens helsetilsyn. Og jeg er ikke sikker på om vi ønsker å gi det fra oss. Vi eier det fullt ut, og vi har laget et system som vi lett kan gjøre endringer i og tilpasse våre faglige behov. 

      Vet du hvor mye penger som vil bli spart med NESTOR?

- Vi bruker ca. 3 ½ årsverk på dette. Arbeidsfordelingen mellom fylkesmennene og oss har endret seg noe. Vi har også fått større kunnskap om de oppgavene som fylkesmennene gjør. En del folk, journalister og andre har skjønt det, og etterspør data som ikke tidligere var kjent. Hvis de for eksempel vil ha data om tvangsbruk innen et saksområde, så har vi mulighet til å levere dette veldig raskt. Det gjør at vi får en del henvendelser som vi ikke ville fått hvis vi ikke hadde dette systemet.

«(...) er det en kostnad eller en besparelse at man sitter med mer kunnskap om det man driver og jobber med?» 

Alf Sverre Johnson, prosjektleder i NESTOR

      Så gevinsten blir noe annet enn penger?

- Ja, det blir aggregert noe ekstra arbeid både hos fylkesmennene og hos Statens helsetilsyn, som følger av å ha et system som gir oss mer kunnskap. Og denne kunnskapen kan man bruke til noe positivt, men er det en kostnad eller en besparelse at man sitter med mer kunnskap om det man driver og jobber med? Det er litt vanskelig å vurdere dette sånn pengemessig. Skal man behandle klagesaker og drive tilsyn bør man få noe kunnskap om det. På den måten kan man si det er en veldig stor gevinst, men billigere blir det jo ikke nødvendigvis. Men så kan man si at det som virkelig er dyrt er å ha folk til å gjøre ting som vi ikke vet vitsen med.

Deldette