Hvordan jobber NTNU med rapportering?

Per Eivind Kjøl og Marianne Lyngdal Dyresen i NTNU forklarer hvordan rapporteringen fungerer på universitetet.

Publisert: 09. des 2015, Sist endret: 04. mar 2019
 

Marianne Lyngdal Dyresen og Per Eivind Kjøl, Stab NTNU

Noen av de største tidstyvene i forvaltningen er knyttet opp mot rapportering og kontroll. Hvem rapporterer NTNU til?                                                                                                              

- Det er en lang liste, men den viktigste vi rapporterer til må være Database for statistikk for høyere utdanning (DBH). Og det rapporteres noe til Nordisk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning (NIFU) og diverse offentlige myndigheter, som NAV og Brønnøysundregistrene.

Hva er det som blir rapportert?

- Til offentlige myndigheter er det alt som har med arbeidstaker å gjøre. Altså sykepengerefusjon, sykefravær og slike ting. Til DBH rapporterer vi personaldata, resultater på alt vi gjør. Det betyr studietilbud, studieresultater, hvor mye studenter produserer, tertialrapporter, hele regnskapet osv. Også har vi den årlige rapporteringen til kunnskapsdepartementet, som er ganske omfattende og inneholder årsregnskapet.

Hvordan rapporteres det?

- Det er klare frister for DBH, for eksempel 15. oktober da studenttallene skal være inne. Og vi har et ansvar å kvalitetssikre data selv, også ligger det noen kvalitetssikringsmekanismer inne i DBH sine systemer. Kunnskapsdepartementet bruker alle dataene på å skrive sektorrapporten en gang i året og derfor ber de alltid om at vi skal kommentere hvis det er vesentlige endringer, så det ligger en slags kvalitetssikring i det for om en ser det er store endringer så må en se nærmere på tallene.

«Rapportering blir ofte fremstilt som «et onde til ære for nivået over», men hvis en bruker rapportering til å lære noe internt også, så er det greit.»

Marianne Lyngdal Dyresen

Hvordan blir rapportering enklere?

- Det har skjedd noe med tanke på automatisering av all rapportering til andre offentlige registre. Det skal gå mer automatisk fra våre personalsystem og rett over i NAV sine registre, for at skatteopplysninger og alt det der skal se automatisk. Sånn at en del av de tingene der blir lettere.

Ser dere noen ulemper med at man ikke kan hente nøkkeltall i sanntid?

- Det er ikke alt som rapporteres tertialvis. Studenttallene får man etter hvert semester og økonomitallene får vi månedlig inn internt, men det er tertialvis vi rapporterer dem til DBH, også er det noe som bare er årlig på forskningsdata. Vi skulle ønske at vi hadde mer løpende data, men det forutsetter at en del ting blir registrert hyppigere også. Og det stiller andre krav til forskerne våre for det er en del ting som de må registrere inn, som for eksempel publikasjoner. Dette er noe vi ikke har ønsket å legge av det til dem. Utviklingen skjer ikke så raskt i vår sektor og det er derfor greit å ikke ha hyppigere oppdateringer av data enn det vi har i dag. Vi ser ikke noe poeng i å belaste forskerne ekstra.

Dere har en rapporteringsportal innad i NTNU. Hvordan funker den?

- Det er en portal til internt bruk. Portalen kaller vi BEVISST, som står for Bedre Virksomhetsstyring.  Der har vi samlet styringsinformasjon til lederne våre og der kan de følge med på utviklingen for egen enhet også kan de sammenligne seg med andre på NTNU. Der finner en data på økonomi, fra studentdatasystemet, personaldata og forskningsdata. Man får muligheter til å koble data som man ikke kan i DBH, eksempelvis utvikling i produktivitet for ulike enheter. I vår portal som vi har bygd internt, har man data rett fra kildesystemer inn i kuber også kan vi sitter å gjøre analyser løpende, også har vi en del nøkkeltall som lederne våre kan følge med på. Vi har også muligheten for standardrapporter. Det er noen ting som folk er opptatt av, som man kan få standardrapporter og analyser av, uten å bruke kuber eller lignende.

Er det noe annet arbeid som kan digitaliseres?

- Det er en god del administrative prosesser, altså rekruttering, eksamensbegrunnelser, klaging og der fyller man  ut skjemaer for hånd og leverer det tilbake. Så slike type prosesser kan digitaliseres i mye større grad enn i dag.

Blir noe gjort for å løse dette?

- Vi bruker ganske mye penger på å digitalisere utdanningen, og dette blir aktualisert i forbindelse med fusjonen (mellom NTNU, Høgskolen i Ålesund, Høgskolen i Gjøvik og Høgskolen i Trondheim). Så vi ser litt på fusjonen som en brekkstang til å gjøre endringer, og det med digitalisering av utdanning er veldig høyt oppe på dagsordenen. Vi jobber også med digitalisering av plan- og budsjettprosessen.

Har dere opplevd problemer med å få de ansatte med på digitaliseringsprosessen?

- Både og. Enkelte plasser er det et skrikende ønske fra de vitenskapelige til å få den type forenklinger. Men det er nok en del diskusjoner bak hvor mye som kan standardiseres, det kan være motstand blant de som har gode lokale løsninger om å få en gjennomgående felles standard løsning. Så der har vi nok en del motsetninger. Men det gjelder å tenke at det alltid må være noen som går foran og heller bruke de gode eksemplene og flagge dem, slik at det fremstår nyttig og interessant for andre også. Og det er i tillegg alltid slik at når ballen begynner å rulle så går det seg til.

Dyresen avslutter med å poengtere at rapportering ikke er utelukkende negativt.

- Rapportering blir ofte fremstilt som «et onde til ære for nivået over», men hvis en bruker rapportering til å lære noe internt også, så er det greit. Jeg synes vi har relativt lite rapportering som vi ikke har nytte av selv og bruker videre i internt arbeid.

Deldette