Tidstyvarbeidet i KLD

Difi har spurt noen virksomheter om hvordan de rent praktisk har jobbet med tidstyver i sin virksomhet. Turen har kommet til Ingun Elde Spjelkavik som er Klima- og miljødepartementets koordinator for tidstyvarbeidet (organisasjonsavdelingen, økonomi- og styringsseksjonen).

Publisert: 05. apr 2016, Sist endret: 29. okt 2018

Hvordan organiserte KLD tidstyvarbeidet?

Da de første tidstyvene på KLDs område kom i 2014, bestemte de seg for å ha en koordinator for arbeidet. Det første de gjorde var å eksportere alle tidstyvinnspillene til et Excel-ark og sortere dem etter hvilke avdelinger i KLD de hørte hjemme.

Deretter hadde de bilaterale møter i avdelingene der de gikk systematisk gjennom innspillene og drøftet hvilke tidstyver som burde prioriteres, aktuelle tiltak, ansvar og framdrift. I dette arbeidet ble det også naturlig å gruppere tidstyver som omhandlet det samme.

Etter møtene sendte KLD brev til sine underliggende virksomheter om prioritering av tidstyver og hvilke tidstyver KLD selv skulle følge opp med sine virkemidler.

I tillegg ble etatene bedt om å vurdere noen tidstyver, der de hadde ansvar og virkemidler. Dette gjaldt spesielt for Miljødirektoratet, som har ansvaret for oppfølging av fylkesmannen innenfor flere områder. Det var også lagt et løp for tilbakemelding om oppfølgingen og hva som konkret skulle gjøres.

- Denne måten å organisere arbeidet på viste seg å fungere ganske godt og resulterte i gode beskrivelser fra virksomhetene om hvordan tidstyver skulle fjernes, sier Ingun Spjelkavik.

Inn i virksomhetsplanleggingen

Tidstyvarbeidet, og tilbakemeldinger internt i KLD, har gjort at noen innmeldte tidstyver er integrert i organisasjonsavdelingens egen virksomhetsplanlegging. Et eksempel på dette er tidstyvinnspill og tilbakemeldinger om bedre rutiner rundt departementets budsjettprosess. Dette har medført at organisasjonsavdelingen på et tidlig tidspunkt avholder oppstartsmøter om budsjettprosessen, både for KLD internt og for etatene. Videre blir fristene rundt budsjettprosessen signalisert tidligere, og bestillingene er tydeligere.

Organisasjonsavdelingen har i tillegg arbeidet med å forbedre og kutte rapporteringskrav ovenfor etatene. Slik blir tidstyvarbeidet både integrert og synliggjort i virksomhetens administrative arbeid. Status for tidstyvarbeidet er også et av punktene på dagsorden i etatsstyringsdialogene. Utover dette er det naturlig nok også en del uformell dialog mellom KLD og virksomhetene rundt enkelte tidstyver og om hvordan ting kan løses. For tiden jobber de med å oppdatere status for arbeidet på sitt område.

Tidstyver i KLD

KLD har kommet et godt stykke på vei med å oppdatere status på sine 98 tidstyver i tidstyvdatabasen. De har til nå registrert tiltak og status på om lag ¾ av tidstyvene fra 2014 og 2015 (uttak fra tidstyvdatabasen 4. april 2016).

Resultater av tidstyvarbeidet

Mange av tiltakene som nå gjennomføres for å fjerne tidstyver, er tiltak som kanskje ville blitt gjennomført uavhengig av tidstyvinnsatsen. Innspillene som kom i 2014 og 2015 var gjerne kjente problemstillinger, men som nå kanskje har fått ny aktualitet. Spjelkavik peker på at tidstyvinnsatsen kan være en katalysator for at ting blir gjort og vurdert på nytt.

Tilskuddsordninger og digitalisering

Ulike sider ved tilskuddsforvaltning i statsforvaltningen, var et av de tverrgående temaene som gikk igjen i tidstyvdatabasen i 2014 og som ble meldt inn fra til sammen 30 virksomheter. Mangelfulle
IT-løsninger på grunn av systemer som ikke snakket sammen, var en av utfordringene.

KLD fikk også enkelte tidstyvinnspill som handlet om behovet for bedre koordinering av administrative systemer i etatene. Som en del av en ny IKT-strategi vurderer departementet for tiden om det er mulig og hensiktsmessig å innlemme flere av tilskuddordningene, som forvaltes av etatene, på en felles tilskuddsplattform. I første omgang vurderer KLD om dette lar seg gjøre innenfor økonomiregelverkets krav og andre kvalitetskriterier. I neste omgang vil de se på tekniske muligheter, kostnader og ressursinnsats. Hvis dette lar seg gjøre, vil man kanskje ha noen effektiviseringsgevinster for både tilskuddsmottakere og forvalterne.

 

Deldette