Styr anskaffelsene – oppnå gevinster

Birgit Enger Nordstrand

Offentlige virksomheter har mye å tjene på å effektivisere innkjøpene sine. Difi hjelper dere i gang med dette.

Publisert: 26. sep 2017, Sist endret: 29. okt 2018

Kom i gang med fellesføringen

I 2017 pålegger fellesføringen alle statlige virksomheter å arbeide systematisk med å utnytte tildelte ressurser bedre og øke produktiviteten.

– Effektivisering handler om å finne fram til områder som kan løses rimeligere og smartere for å kunne utnytte ressurser bedre og øke produktiviteten. Det handler om å redusere kostnader eller øke produktiviteten ved samme kostnadsbase, sier prosjektleder Birgit Enger Nordstrand.

Kostnadsbasen består i hovedsak av lønn og innkjøp. Det enkleste er å starte med å gå gjennom innkjøpene.

– Det betyr ikke at vi skal kjøpe mindre, men smartere. Vi har tro på at virksomheten din kan spare minst 3-6 % av relevant innkjøpsvolum ved å systematisk effektivisere anskaffelsene, sier Nordstrand.

Difi hjelper deg med innkjøpsanalysen

Difi har utviklet veiledning som du finner på anskaffelser.no. Veiledningen beskriver hvordan du går frem for å gjøre virksomheten din i stand til å forvalte innkjøp mer effektivt.

Tiltak virkemidler

Det første steget handler om å skaffe seg oversikt over tallene det vil si å gjennomføre en innkjøpsanalyse – også kalt spendanalyse. Dette er basisen for arbeidet.

– Det nytter ikke å starte et effektiviseringsarbeid på innkjøpsområdet uten å vite hva vi kjøper inn, hvem som kjøper hva og fra hvem, sier Nordstrand.

Mange offentlige virksomheter har en høy terskel for å utarbeide innkjøpsanalyser. Derfor har Difi utviklet et verktøy som virksomhetene kan benytte seg av. Difi tilbyr bistand med å etablere innkjøpsanalysene basert på et hovedbokuttrekk.

Neste steg

Når innkjøpsanalysen er på plass, er det enklere å spisse effektiviseringstiltakene og utvikle måleindikatorer for å realisere gevinster.

Analysen knyttes til de avtalene du allerede har inngått og planlegging av framtidige innkjøp. Siste steg handler om å ta i bruk strategiske virkemidler for effektivisering, for eksempel gjennom kategoristyring.

 

Deldette

Kontakt