Involvering av brukarar og tilsette i endringsprosessar

Tid, ressursar og grundige analysar i forkant har mykje å seie for god gjennomføring av endringsprosessar. Klare mål og tydeleg avklarte rollar er nødvendig. God leiing er viktig, samtidig som brukarar og tilsette må involverast tidleg i prosessen.

Publisert: 03. apr 2014, Sist endra: 08. des 2017

I rapporten Erfaringar frå endringsprosessar generelt, og involvering av brukarar og tilsette spesielt (2014:1) har Difi studert fire store reformar i Noreg over dei siste 10 åra: NAV-reformen, Barnevernreformen, MATS og Perform. Dei to siste omfattar høvesvis tilsynssystemet til Mattilsynet, og det nye IKT-systemet for Statens Pensjonskasse.

Difi har kartlagt erfaringar med fornyings- og effektiviseringsprosessar, og spesielt vurdert korleis medverknad frå brukarar og tilsette kan bidra.

Kartlegginga dannar grunnlaget for følgjande anbefalingar:

Grundige analysar i forkant

Manglande analysar av konsekvensar og undervurdering av kompleksiteten hindrar god gjennomføring. For å lukkast med omstillingar er det heilt avgjerande å ha høg kvalitet både på konsekvensanalysar og analysar av føresetnader og risiko for sjølve gjennomføringsprosessen.

Sett av nok tid og ressursar til gjennomføring

Kartlegginga viser at det ofte vert sett av for knapp tid og ressursar til gjennomføring. Det resulterer i at omfang og kostnader vert undervurdert.

Ha klare mål og tydeleg avklarte rollar mellom politisk og administrativt nivå

Det er viktig å legge til rette for god dialog mellom nivåa i forvaltninga, der forventningar og krav innanfor dei gitte rammene vert avklarte, og resultat vert følgt opp.

Ei tett politisk oppfølging kan slå over i uheldig detaljstyring av dei som har ansvar for iverksetting. Det kan i sin tur føre til uklarheiter og usikkerheit om ansvarsdelinga, og dermed svekke gjennomføringsevna på operativt nivå.

God leiing er viktig for å lukkast

Leiinga må ta ansvar for å synleggjere retninga og måla med endringane. Heile leiarapparatet må stå fram som einskapleg med ein felles bodskap. Leiing handlar ikkje om å tvinge gjennom forslaga, men meir om å skape meining slik at medarbeidarar oppfattar, forstår og aksepterer avgjersla på tvers av organisasjonen.

Involver brukarar og tilsette så tidleg som mogleg

Det er viktig å involvere dei endringsprosessen får følgjer for, både tilsette og brukarar, så tidleg som mogleg. Tidleg involvering gir auka legitimitet til prosessar, og sterkare oppslutning om mål og visjonar.

IKT som verktøy for fornying

Toppleiarar i offentleg sektor må ta meir ansvar for korleis IKT vert brukt i verksemdsutviklinga. Digitaliseringsprosjekt må planleggast som organisasjonsutviklingsprosess, ikkje reine IT-prosjekt.

Kontakt